Wdrożenie systemu WMS w magazynie – krok po kroku

Czy znasz potrzeby swojego magazynu?

Jeśli już zdecydowałeś, że system WMS jest Ci potrzebny to oznacza, że widzisz konieczność zmian w zarządzaniu magazynem. Zdefiniowanie potrzeb to pierwszy i podstawowy krok w drodze do optymalizacji pracy magazynu. Czy potrafisz sam trafnie ocenić, co należy w magazynie zmienić?

Czy umiesz odpowiedzieć na pytania:

• Co z mojego punktu widzenia, jako Kierownika Magazynu/Dyrektora Logistyki/Prezesa, jest szczególnie istotne?
• Dlaczego chcę wdrożyć system WMS? Jakie są cele wdrożenia WMS?
• Co jest największym wyzwaniem obecnie w zarządzaniu magazynem?
• Jakie mam potrzeby w zakresie systemu WMS?

Odpowiedzi na ww. pytania są kluczowe w zdefiniowaniu celu lub celów wdrożenia.

Implementacja systemu WMS – metodyka

Każda firma wdrożeniowa, która zajmuje się implementacją systemów informatycznych powinna posiadać ściśle określone standardy wdrożeniowe. Nie inaczej jest w przypadku naszej firmy, której lata doświadczeń w branży logistycznej pozwoliły wypracować indywidualny porządek prac, według którego działamy i którego przestrzegamy podczas każdego projektu wdrożenia systemu WMS (Warehouse Management System).

Mamy wielokrotnie przećwiczony proces całościowej implementacji oprogramowania ExpertWMS^® – zrealizowaliśmy już blisko 300 instalacji systemu. Jednak wdrożenie systemu zarządzania magazynem jest przez nas za każdym razem realizowane inaczej. Dlaczego? Ponieważ nie ma dwóch takich samych magazynów. Różne są oczekiwania i potrzeby Klientów, inne procesy biznesowe wewnątrz przedsiębiorstw. Doświadczenie w pracy z różnorodnymi Klientami pozwala nam na dobór nie tylko odpowiedniego systemu do ich potrzeb, ale także specyfiki wdrożeniowej.

Standaryzacja czy indywidualizacja?

Należy pamiętać, że system do zarządzania WMS wdrażany jest w zróżnicowanych przedsiębiorstwach, posiadających różnorodne procesy logistyczne, potrzeby oraz oczekiwania względem rozwiązań magazynowych. Do każdego projektu trzeba zatem podejść w inny sposób. Największym błędem, jaki może popełnić dostawca systemów IT, jest traktowanie każdego Klienta i projektu wdrożeniowego tak samo. Implementacja systemu WMS jest procesem długotrwałym, wymagającym dużego zaangażowania nie tylko firmy wdrożeniowej, ale także Klienta, u którego dany system jest wdrażany. Postępowanie dostawcy systemu zarządzania magazynem według określonych zasad i reguł pozwala często nieco zmniejszyć czas trwania wdrożenia i uniknąć powstających w jego trakcie niepowodzeń, czy błędów. Konsultanci firmy DataConsult prowadzą projekty w oparciu o własną metodykę zbliżoną do standardów PRINCE2®, wypracowaną w ramach współpracy z blisko trzystoma Klientami.

Po co WMS w firmie?

Pierwszym krokiem, jaki nasza firma podejmuje przed rozpoczęciem procesu wdrożenia systemu WMS, jest określenie celu projektu. Każde przedsiębiorstwo przed zakupem systemu magazynowego powinno postawić sobie pytanie „dlaczego sięga po oprogramowanie WMS?” i „w czym ono ma mu pomóc?”. Określenie celów nadrzędnych projektu jest kluczowym etapem, bez którego proces wdrożenia nie powinien się zacząć. Dzięki niemu dostawca rozwiązania ma możliwość poznać firmę i jej problemy oraz oszacować, w jakim stopniu rozwiązanie WMS jest firmie potrzebne.

Przedsiębiorstwa najczęściej interesują się systemem do zarządzania magazynem WMS w sytuacji, gdy borykają się z konkretnymi problemami. Najczęstsze z nich to:

• Nieaktualne lub niedokładne stany magazynowe, częste przypadki fizycznego braku produktów pomimo ich obecności w systemie, czy na prowadzonej liście kontrolnej
• Liczne pomyłki przy kompletacji – odpowiada za nie najczęściej błędna lokalizacja towaru
• Brak odpowiednio zoptymalizowanego procesu kompletacji oraz wydań towarów – niska wydajność; pracownicy często wykonują skomplikowany zestaw czynności, które można z powodzeniem usprawnić, a ich ilość ograniczyć
• Brak miejsca w magazynie, który często wynika z nieoptymalnego wykorzystania przestrzeni
• Problem z obsługą zwrotów i reklamacji – spadek wydajności operacji, częste pomyłki, opóźnienia w wysyłkach kolejnych towarów (zwłaszcza w kanale e-commerce)
• Nieprawidłowe składowanie towaru powodujące jego uszkodzenia
• Nieodpowiednie strategie zarządzania zapasami generujące straty w postaci przeterminowanych produktów
• Duża rotacja magazynierów, wysokie koszty wdrożenia nowych pracowników i pracy zespołu

Wymienione problemy możemy w znacznym stopniu lub całościowo wyeliminować dzięki wdrożeniu systemu WMS.

Liczy się doświadczenie

Zespół DataConsult prowadzi projekty wdrożeniowe systemów rodziny ExpertWMS, w oparciu o własną metodykę, zbliżoną do standardów PRINCE2®. Metodyka ta została wypracowana na podstawie doświadczeń zdobytych w trakcie współpracy z kilkuset Klientami.

Już przed pojawieniem się COVID-19 przeprowadzaliśmy zdecydowaną większość projektu zdalnie, co pozytywnie wpływało na tempo, jakość jak również koszty wdrożenia. Na tej bazie wypracowaliśmy nowoczesne, w pełni bezpieczne rozwiązania, które pozwalają na zdalną realizację również tych etapów projektów wdrożeniowych, które do tej pory realizowane były w firmie Klienta.

Wdrożenie WMS – krok po kroku

Wdrożenie systemu WMS to proces. Poniżej prezentujemy poszczególne jego etapy, zgodnie z przyjętą przez nas metodyką wdrożeniową.

Analiza

Zaraz po wskazaniu celów, w kolejnej fazie ma miejsce wnikliwe zbadanie oczekiwań Klienta. Firma wdrożeniowa musi być świadoma wymagań Klienta odnośnie funkcjonowania magazynu i musi znać cel biznesowy całego przedsiębiorstwa. Dzięki temu będzie mogła zaproponować WMS dokładnie dopasowany do potrzeb. Analiza jest integralną częścią całego procesu wdrożeniowego. Powstaje w niej dokument analizy konfiguracyjnej (przedwdrożeniowej), który jest szczegółowym opisem potrzeb przedsiębiorstwa oraz diagnozą stanu wszystkich bieżących procesów magazynowych istotnych z punktu widzenia wprowadzenia rozwiązania magazynowego. W analizie tej opisany jest aktualny stan procesów magazynowych przed wdrożeniem wms oraz przyszły stan procesów magazynowych przewidywany tuż po wdrożeniu systemu wms. Analiza zawiera również szereg szczegółowych informacji dotyczących integracji z systemem nadrzędnym ERP, konfiguracji systemu WMS czy też zagrożeń związanych z projektem.

Dzięki analizie można sprecyzować jak ma w kolejnej fazie zostać skonfigurowane działanie systemu.

Konfiguracja

Kolejnym krokiem jest dopasowanie standardowej wersji systemu WMS pod potrzeby i oczekiwania Klienta. Etap ten nigdy nie kończy się na zwykłej instalacji oprogramowania, zawsze ma miejsce konfiguracja rozwiązania i programowanie rozszerzeń funkcjonalnych w oparciu o zapotrzebowanie odbiorcy. Konfiguracja ma za zadanie przede wszystkim przetestowanie i zbudowanie wszystkich komponentów systemu, które zostały wcześniej zdefiniowane i zaaprobowane w specyfikacji analizy. Głównie dotyczy wygenerowania fizycznej struktury magazynu, stref składowania towaru, ścieżek rozkładania, a także wprowadzenia określonych parametrów dotyczących m.in. towarów, kontrahentów, jednostek ładunkowych itp.

Należy wziąć pod uwagę, że czas realizacji tego etapu uzależniony jest od przeprowadzonej krok wcześniej analizy. Nieprawidłowe zbadanie potrzeb Klienta potrafi wydłużyć czas wdrożenia systemu i spowodować niepotrzebne komplikacje w realizacji zamówienia. Może także wpłynąć na koszt wdrożenia WMS.

Testy i szkolenie użytkowników

W momencie zakończenia prac konfiguracyjnych nad systemem rozpoczyna się proces testowania rozwiązania, który polega na weryfikacji i sprawdzeniu, czy jest ono gotowe do uruchomienia w magazynie Klienta. Dalszym krokiem jest etap uruchomienia i instalacji WMS w wersji testowej, co pozwala na sprawdzenie rozwiązania w rzeczywistym środowisku pracy, czyli w magazynie oraz przez rzeczywistych użytkowników systemu, czyli magazynierów. W tym momencie dostawca rozwiązania szkoli również liderów i pracowników magazynu z obsługi systemu. Etap szkolenia kończy się przeprowadzeniem praktycznego egzaminu, który w pełni przygotowuje pracowników do pracy z systemem.

Weryfikacja działania systemu WMS oraz zaprezentowanie pracownikom jego możliwości to etap mający duży wpływ na jakość przyszłej obsługi logistycznej. Przeprowadzone testy i szkolenia mają potwierdzić zdobyte umiejętności płynnego korzystania z systemu WMS zarówno przez personel zarządczy, jak i przez magazynierów.

Nie należy obawiać się tego etapu wdrożenia nowego systemu. Warto pamiętać, że interfejs rozwiązania ExpertWMS^® jest przyjazny dla użytkownika, a obsługa oprogramowania intuicyjna.

Uruchomienie, stabilizacja, asysta techniczna

W kolejnym kroku, zaraz po ustabilizowaniu systemu oraz pracy w magazynie i oswojeniu z nim pracowników, następuje etap uruchomienia rozwiązania na bazie produkcyjnej. Oznacza to, że magazyn zaczyna samodzielnie pracować z systemem przy wsparciu dostawcy, które w momencie stopniowego normowania się pracy i zwiększenia wydajności magazynu powoli zanika. W ostatnim etapie Klient zostaje przekazany pod opiekę asysty serwisowej, która obejmuje konsultacje w zakresie wykorzystywania systemu, wsparcie w jego rozbudowie czy też zapewnia instalację rozszerzeń i najnowszych aktualizacji.

Jedno z zadań asysty technicznej to zapewniać ciągłość działania i bezawaryjną pracę oprogramowania. Innymi usługami wsparcia technicznego jest dodatkowe przeszkolenie pracowników z funkcjonowania systemu, o ile pojawia się taka potrzeba.

Wypracowanie sprawdzonej metodyki wdrożeniowej pozwala zagwarantować wszystkim Klientom, bez względu na wielkość projektu, wysoki standard świadczonych usług oraz zagwarantować, że projekt zakończy się sukcesem, o ile nie wystąpią nieprzewidziane wcześniej okoliczności. Bezpieczeństwo wdrożenia jest dla firm bardzo istotne i często jest czynnikiem, który decyduje o rozpoczęciu współpracy.

Od czego uzależniony jest sukces wdrożenia systemu WMS?

Realizacja wdrożenia zgodnie z założonym budżetem? Ukończenie projektu w terminie? Wzrost konkurencyjności firmy? Implementacja systemu WMS wzbudza wiele emocji i jeszcze więcej pytań o to, jak zmierzyć czy wykonana praca została zakończona z sukcesem. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie.  Niemniej jednak, można wyszczególnić kilka kluczowych wyznaczników sukcesu:

• Efektywna komunikacja w trakcie trwania projektu tzw. „chemia” między dostawcą WMS a inwestorem
• Określenie celów logistycznych – świadomość do czego dążymy
• Zbudowanie „kręgosłupa” operacji logistycznych – wydzielenie priorytetów, które stanowią o wydajności pracy magazynu
• Nakreślenie kierunków, w których firma chce rozwijać logistykę – wskazanie elementów niezbędnych do lepszego działania konkretnych procesów logistycznych łańcucha dostaw
• Opracowanie ryzyk projektowych – ich identyfikacja oraz rozpisanie scenariuszy ich eskalacji

Czas trwania wdrożenia WMS i harmonogram

Wdrożenie wms w zależności od zakresu projektu i od złożoności samego systemu może trwać od kilku do kilkunastu miesięcy. System ExpertWMS Smart oraz ExpertWMS Centrum Logistyczne implementowane są najczęściej w okresie do 4 miesięcy.

W tym czasie wykonywane są:

• Analiza
• zdalne spotkanie analityczne
• koncepcja systemu
• udostępnienie prototypu
• Konfiguracja
• konfiguracja procesów
• integracja z systemami zewnętrznymi
• testy akceptacyjne
• Szkolenie i uruchomienie
• szkolenia dla team liderów
• egzaminy dla wszystkich uczestników
• zdalne uruchomienie

Integracja z systemami zewnętrznymi

Integracja wszystkich systemów w obrębie firmy powinna przynosić efekt synergii, dlatego już na etapie poprzedzającym wdrożenie WMS, warto zastanowić się nad tym, z jakimi innymi systemami (obecnymi i planowanymi) oraz w jakim zakresie oprogramowanie ExpertWMS powinno się komunikować.

System ExpertWMS najczęściej jest integrowany z oprogramowaniem typu:

• systemy ERP (Enterprise Resource Planning)
• systemy realizacji produkcji MES (Manufacturing Execution System)
• systemy zarządzania transportem TMS (Transportation Management System) ADR.
• systemy kurierskie,
• automatyka magazynowa, np. regały przesuwne, windowe, karuzelowe, wagi, wózki systemowe, sortery itp.

Wykonanie interfejsu pomiędzy ExpertWMS, a rozwiązaniami informatycznymi Klienta wymaga ścisłej współpracy między Klientem, DataConsult oraz dostawcą systemu.

Posiadamy ustandaryzowany mechanizm wymiany danych z systemami zewnętrznymi (standard UDEI i DDEI) oraz przygotowaną dokumentację dla Integratora (standard UDEI). Standaryzacja interfejsu jest wynikiem wieloletnich doświadczeń w integracji z wszystkimi najpopularniejszymi systemami klasy ERP dostępnymi na rynku.

W jaki sposób podsumować wdrożenie WMS w magazynie?

W metodyce wdrożeniowej w DataConsult wyróżniamy dwa etapy podsumowania projektu. Pierwszy odbywa się zawsze w trakcie bieżącego wsparcia Zespołu Projektowego przy uruchomieniu systemu ExpertWMS^® w siedzibie Klienta. Polega on na zebraniu kluczowych osób ze strony Klienta i podsumowaniu wykonanych zadań związanych z uruchomieniem. Takie podejście gwarantuje eliminację różnego rodzaju zagrożeń wynikających z początkowej fazy eksploatacji. Finałem prowadzonych prac jest świadoma i przeszkolona kadra zarządzająca magazynem z wykorzystaniem zaawansowanego narzędzia, jakim jest system ExpertWMS^®.

Drugi etap polega na przeprowadzeniu z Klientem kolejnego spotkania i podsumowaniu wniosków po miesięcznej pracy użytkowników w systemie ExpertWMS^®. W trakcie tego etapu omawiane są kluczowe parametry lub wskaźniki KPI określone na początku projektu. Zespół Projektowy przedstawia analizę porównawczą: przed vs po wdrożeniu systemu. Finalnie Klient otrzymuje szereg niezbędnych informacji, które pozwalają odpowiedzieć na pytanie: w jakim kierunku rozwijać swoja logistykę?

Jakie są najczęstsze mierzalne parametry po wdrożeniu systemu ExpertWMS®?

Jako doświadczony dostawca kompleksowego rozwiązania ExpertWMS^® wiemy, że współpraca z Klientem nie kończy się w momencie uruchomienia produkcyjnego. Wdrożenie systemu WMS w magazynie to proces stopniowo zmieniający jakość świadczonych usług. Należy pamiętać, aby osiągnięta optymalizacja pracy magazynu była w fazie powdrożeniowej stale monitorowana – to pozwoli na dalszy, świadomy rozwój logistyki. Z ExpertWMS® można łatwo mierzyć parametry wpływające na wydajność magazynu za pomocą udostępnionych w systemie narzędzi:

• Raport rotacji towarów oraz wolnych miejsc w magazynie
• Wydajność pracowników uwzględniając:
• zestawienia zbiorcze – trend realizacji operacji, ilości zrealizowanych pozycji z uwzględnieniem objętości oraz wagi,
• zestawienie indywidualne – czas pracy, ilość wykonanych operacji, ilość zrealizowanych pozycji, a nawet przerwy lub bezproduktywne operacje na terminalach magazynowych
• Poziom redukcji reklamacji wynikających z pomyłek podczas kompletacji
• Analiza optymalnych tras kompletacji
• Zarządzanie towarami o krótkiej dacie ważności
• Skrócenie czasu inwentaryzacji (rocznej oraz cząstkowej/cyklicznej)

Nie zapominamy również o mniej oczywistych korzyściach – dbałości o środowisko. Wdrożenie systemu WMS przyczynia się do eliminacji papierowych dokumentów poprzez wprowadzenie automatyzmów (powiadomień e-mail) oraz pełnej integralności z urządzeniami typu: drukarka, waga przemysłowa itp.

Korzyści z wdrożenia systemu WMS są zauważalne z wielu perspektyw: zarządu firmy, dyrektora logistyki, kierownika magazynu, pracowników magazynowych, a także pracowników działu IT. Jakie to korzyści? Tego dowiecie się odwiedzając strony dedykowane naszym systemom:

• • ExpertWMS^® – do obsługi nawet najbardziej skomplikowanych procesów, w pełni skalowalny

• • ExpertWMS^® Smart – do szybkiego wdrożenia

• • ExpertWMS^® 3PL – do obsługi wielu firm w ramach działalności centrów dystrybucyjnych (zawiera Moduł Paleta i Karton z e-commerce)

Jak mierzyć skuteczność w realizacji celów?

Po to, by móc ocenić efektywność naszych działań, musimy wzbogacić swoje założenia o liczby. Do każdego celu koniecznie dodaj oczekiwaną, mierzalną wartość. Bez tego nie będziesz w stanie określić czy dany cel został osiągnięty i w jakim stopniu spełnił Twoje oczekiwania. Pamiętaj o dokładnej i obiektywnej analizie obecnej sytuacji po to, by obrane cele były możliwe do zrealizowania. Powinny one być z jednej strony wymagające, aby były warte wdrożenia, a z drugiej strony osiągalne.

Żeby trafnie zdefiniować konkretne miary sukcesu, odpowiedz sobie na pytania związane z zarządzanie Twoim magazynem:

• Gdzie jesteśmy teraz? – obecna sytuacja magazynu
• Gdzie chcemy być? – upragniony cel, do którego dąży Twoja firma
• Co jest wartością akceptowalną? – po jej osiągnięciu firma już jest zadowolona ze zmian
• Co jest wartością graniczną? – bez osiągnięcia tego punktu projekt jest nieopłacalny
  i nie warto w niego inwestować

Następnie do obranych celów dopisz liczby: wartości bezwzględne lub procentowe. Pamiętaj, by oprócz oczekiwanego rezultatu określić także odchylenia: wartości graniczne i akceptowalne. Musisz zatem zdefiniować cztery liczby.

Podsumowując, dobrze sprecyzowane cele wdrożenia WMS mogą brzmieć następująco:

• Cel 1: Zmniejszenie ilości reklamacji do max. 15 miesięcznie (obecnie: 45, granica: 28, akceptowalnie: 25)
• Cel 2: Skrócenie czasu kompletacji o 50% (obecnie: 20 min., granica: 17,5 min, akceptowalnie: 15 min.)

W realizacji dobrze postawionych celów wdrożenia systemu WMS pomoże Ci sprawdzony dostawca usług IT dla logistyki magazynowej. Sprawdź jak w DataConsult S.A. realizujemy wdrożenia systemu ExpertWMS^® . Dowiedź się więcej – zamów prezentację on-line.

Logistyka, wiemy jak

Przy wyborze systemu WMS należy wziąć pod uwagę funkcjonalność danego rozwiązania, możliwości jego rozwoju oraz doświadczenie producenta – nie tylko ilość przeprowadzonych przez niego wdrożeń ogółem, ale też ilość podobnego typu zleceń. Zapraszamy do zapoznania się z przykładowymi case study z wdrożeń naszych systemów ExpertWMS^®.

Na podjęcie ostatecznej decyzji o współpracy z konkretnym dostawcą IT ma wpływ oczywiście także aspekt finansowy. Aby nie przekroczyć budżetu wdrożenia WMS w firmie należy dokonać dokładnego sprawdzenia wszystkich kosztów oprogramowania. Zapraszamy na bezpłatną konsultację, w trakcie której, po poznaniu działalności firmy i specyfiki Państwa magazynu, będziemy mogli przygotować dla Państwa dedykowaną ofertę z wyszególnionymi wszystkimi wyżej opisanymi etapami wdrożenia i ich kosztem.

Zachęcamy, aby zamawiać konsultację poprzez formularz. Chętnie odpowiemy na wszystkie Państwa pytania podczas spotkania.