Inwentaryzacja to sporządzenie spisu ilościowego lub wartościowego posiadanych towarów w jednym magazynie lub kilku magazynach, a następnie porównanie go ze stanem ksiąg rachunkowych i wyjaśnienie różnic. Jej celem jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów przedsiębiorstwa.
Bywa, że inwentaryzacja spędza sen z powiek kierownikom logistyki, destabilizuje pracę magazynu i potrafi być stresująca, szczególnie gdy jest zapowiedziana przez organy zewnętrzne. Jakie są metody inwentaryzacji? Zazwyczaj jest przeprowadzana poprzez spis z natury, czyli ręczne zliczenie, zmierzenie oraz zważenie składników majątku. Jednak inwentaryzację można skutecznie zoptymalizować dzięki popularnym na rynku rozwiązaniom IT . Z systemem WMS przeprowadzenie oraz rozliczenie inwentaryzacji, czyli porównanie ewidencji księgowej ze stanem rzeczywistym towarów, w tym środków trwałych i składników majątkowych, może być w dużym stopniu zautomatyzowane.
Celem inwentaryzacji jest aktualizacja stanu magazynowego do stanu rzeczywistego wraz ze zmianami w jakości oraz przede wszystkim ilości zapasów – nadwyżek oraz braków.
W toku inwentaryzacji zazwyczaj pojawiają się drobne lub większe rozbieżności między stanem faktycznym a stanem ewidencyjnym.
Inwentaryzacja może wykazać niezgodność:
Powyższe nieprawidłowości mogą wynikać z:
Inwentaryzacja może ujawnić także różnicę pozorną, np. gdy mamy w magazynie grupę produktów, której składowe zostały osobno ujęte w stanie magazynowym, a tymczasem według ewidencji księgowej stanowią jeden produkt. W takiej sytuacji zachodzi zgodność spisu ze stanem faktycznym, a do zniwelowania pozornej różnicy potrzebne jest odpowiednie operowanie danymi ksiąg rachunkowych lub stanami magazynowymi – np. konieczne może być przesunięcie międzymagazynowe lub rozchód wewnętrzny.
Przeprowadzenie inwentaryzacji pomaga w utrzymaniu prawidłowej organizacji logistyki wewnętrznej. Jej wynik jest ważną informacją na temat jakości pracy magazynu.
Skupimy się na analizie dwóch radykalnie różniących się metod inwentaryzacji:
Powyższe metody inwentaryzacji można przyporządkować do magazynów obsługujących różną skalę procesów. Dla magazynów mniej rozwiniętych, nie wyposażonych w system WMS, proces inwentaryzacji będzie znacznie utrudniony.
Inwentaryzacja składa się z trzech podstawowych etapów i niezależnie czy jest realizowana ręcznie czy z wykorzystaniem WMS są do nich przypisane charakterystyczne czynności:
Według prawa, czyli zgodnie z ustawą o rachunkowości, jej przeprowadzenie jest obowiązkowe raz na dwa lata, ale zwykle odbywa się co roku, na koniec roku obrotowego.
Rodzaje inwentaryzacji magazynu ze względu na częstotliwość to:
Inwentaryzacja powinna być także przeprowadzona przy zmianie kierownika magazynu (osoby odpowiedzialnej za zarządzanie magazynem) – nazywamy ją zdawczo-odbiorczą.
Należy wziąć pod uwagę, że na częstotliwość inwentaryzacji ma wpływ typ magazynu i rotacja towarów. Przykładowo, w magazynach produkcyjnych ważne będzie śledzenie stanu materiałów do produkcji, półproduktów, dostaw fabrycznych, a w ostatnim etapie produkcyjnym liczone będą produkty gotowe. W tym wypadku złożoność i zależność procesów będzie powodowała konieczność częstszych inwentaryzacji dla zachowania ciągłości produkcji i rentowności przedsiębiorstwa.
W wyniku inwentaryzacji powinno powstać sprawozdanie zatwierdzone przez kierownika magazynu (przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej), w którym muszą pojawić się następujące informacje:
Każdy magazyn powinien przeprowadzić minimum jedną inwentaryzację w roku – tzw. inwentaryzację roczną. Spis aktywów i pasywów powinien być także wykonywany z innych przyczyn uzasadnionych, takich jak np. zmiana kierownika magazynu, czy przeniesienie magazynu do nowej lokalizacji. Inwentaryzacje powinny być ponadto realizowane adekwatnie do potrzeb danego magazynu i do skali jego działalności. Zbyt mała częstotliwość inwentaryzacji skutkuje rozbieżnościami w ewidencjonowanym stanie towarów ze stanem rzeczywistym. Brak kontroli nad gospodarką magazynową może powodować przestoje w produkcji, brak zapasów, czy liczne problemy z lokalizacją towarów, co wpływa na spadek wydajności pracy magazynu i generuje niepotrzebne koszty dla przedsiębiorstwa.
Metody inwentaryzacji są diametralnie różne dla magazynów o innym stopniu zinformatyzowania. W magazynach mniej rozwiniętych pod względem zarządzania nadal najpopularniejszą metodą przeprowadzenia inwentaryzacji jest spis z natury, czyli ręczne przeliczenie towarów i weryfikacja wyników z danymi z działu rachunkowości. Dużo efektywniej inwentaryzacja jest przeprowadzana w magazynach zarządzanych z systemem WMS.
Pomimo, że system WMS pozwala na pełne traceability towarów, nie gwarantuje eliminacji wszystkich błędów magazynowych, jakie generują pracownicy w trakcie codziennej pracy. Warto jednak pamiętać, że wykorzystanie funkcjonalności WMS w procesie inwentaryzacji pozwala na jej zrealizowanie w dużo krótszym czasie w porównaniu z metodą ręczną. Algorytmy systemu automatyzują wiele czynności, jak zestawienie wyników spisu z danymi ksiąg rachunkowych, i minimalizują ilość błędów.
Natomiast niezależnie od metody inwentaryzacji, warto korzystać z kilku dobrych praktyk. Robiąc spis należy pamiętać o uwzględnieniu wszystkich składników majątkowych – tych objętych i tych nie objętych ewidencją bilansową (zasada kompletności). Nie wolno zapomnieć o ponownej weryfikacji wartości uzyskanych w spisie przez inne jednostki komisyjne. Inwentaryzacja zajmuje czas i wstrzymuje pracę magazynu, należy zatem dołożyć wszelkich starań, aby była przeprowadzona kompleksowo i możliwie jak najbardziej efektywnie.