Metody przeprowadzania inwentaryzacji

CZYM JEST INWENTARYZACJA MAGAZYNU?

Inwentaryzacja to sporządzenie spisu ilościowego lub wartościowego posiadanych towarów w jednym magazynie lub kilku magazynach, a następnie porównanie go ze stanem ksiąg rachunkowych i wyjaśnienie różnic. Jej celem jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów przedsiębiorstwa.

Bywa, że inwentaryzacja spędza sen z powiek kierownikom logistyki, destabilizuje pracę magazynu i potrafi być stresująca, szczególnie gdy jest zapowiedziana przez organy zewnętrzne. Jakie są metody inwentaryzacji? Zazwyczaj jest przeprowadzana poprzez spis z natury, czyli ręczne zliczenie, zmierzenie oraz zważenie składników majątku. Jednak inwentaryzację można skutecznie zoptymalizować dzięki popularnym na rynku rozwiązaniom IT . Z systemem WMS przeprowadzenie oraz rozliczenie inwentaryzacji, czyli porównanie ewidencji księgowej ze stanem rzeczywistym towarów, w tym środków trwałych i składników majątkowych, może być w dużym stopniu zautomatyzowane.

CELE INWENTARYZACJI

Celem inwentaryzacji jest aktualizacja stanu magazynowego do stanu rzeczywistego wraz ze zmianami w jakości oraz przede wszystkim ilości zapasów – nadwyżek oraz braków.

W toku inwentaryzacji zazwyczaj pojawiają się drobne lub większe rozbieżności między stanem faktycznym a stanem ewidencyjnym.

Inwentaryzacja może wykazać niezgodność:

• ilościową spisu i realnego stanu zapasów – braki lub nadwyżki, często są to również zamiany w obszarze danej grupy asortymentowej,
• jakościową – towary uszkodzone lub przeterminowane.

Powyższe nieprawidłowości mogą wynikać z:

• pomyłek pracowników,
• błędów systemowych,
• nieprawidłowego przechowywania towarów,
• złego zarządzania gospodarką magazynową, np. nie uwzględnienie metody FEFO,
• wypadków magazynowych,
• kradzieży.

Inwentaryzacja może ujawnić także różnicę pozorną, np. gdy mamy w magazynie grupę produktów, której składowe zostały osobno ujęte w stanie magazynowym, a tymczasem według ewidencji księgowej stanowią jeden produkt. W takiej sytuacji zachodzi zgodność spisu ze stanem faktycznym, a do zniwelowania pozornej różnicy potrzebne jest odpowiednie operowanie danymi ksiąg rachunkowych lub stanami magazynowymi – np. konieczne może być przesunięcie międzymagazynowe lub rozchód wewnętrzny.

Przeprowadzenie inwentaryzacji pomaga w utrzymaniu prawidłowej organizacji logistyki wewnętrznej. Jej wynik jest ważną informacją na temat jakości pracy magazynu.

METODY PRZEPROWADZANIA INWENTARYZACJI

Skupimy się na analizie dwóch radykalnie różniących się metod inwentaryzacji:

• Inwentaryzacja ręczna – dokonanie spisu z natury, czyli przeliczenie towarów w magazynie przez pracowników i porównanie ze stanem ewidencji księgowej. Inwentaryzacja drogą spisu ręcznego jest czasochłonna i obarczona dużym ryzykiem błędu. Odbywa się zazwyczaj przy użyciu kartek papieru i „zza zamkniętych drzwi”, co oznacza, że określony dzień przeznaczony jest wyłącznie na inwentaryzację, a zlecenia magazynowe są realizowane dnia następnego. Osoba odpowiedzialna za inwentaryzację, z reguły kierownik magazynu, poświadcza zgodność spisu z natury ze stanem rzeczywistym. W najlepszym interesie każdego kierownika magazynu jest wyłapanie wszelkich różnic i wyjaśnienie źródła ich pochodzenia, co należy podeprzeć odpowiednimi dokumentami.W trakcie spisu z natury pracownicy mogą popełnić błędy nie tylko w ręcznym liczeniu asortymentu, ale także w pracy z danymi wynikającymi ze spisu. Sumowanie, czy korygowanie danych liczbowych to także momenty, w których łatwo o pomyłkę, nawet jeśli wspomagamy się automatyzacją w wyliczeniach, np. wykorzystując arkusze kalkulacyjne Excel.
• Inwentaryzacja z wykorzystaniem systemu WMS i sprzętu Auto ID to zdecydowanie bardziej efektywna metoda, obarczona znacząco mniejszym ryzykiem błędu. Systemy Warehouse Management posiadają funkcje inwentaryzacji, które pozwalają na zautomatyzowanie wielu procesów i skrócenie czasu trwania czynności inwentaryzacyjnych.Podobnie jak w przypadku spisu z natury, pracownik magazynu musi odwiedzić każdy regał i zweryfikować każdy towar, ale różnica polega na tym, że nie liczy go samodzielnie i nie zapisuje wyników na kartce papieru. Magazynier jest wyposażony w terminal mobilny, którym skanuje kod lokalizacji oraz kod kreskowy towaru, a reszta czynności wykonywana jest przez system – to WMS zlicza liczbę zeskanowanych pozycji. Operator widzi w systemie ilość towarów od razu z wykazem różnic w stosunku do ksiąg rachunkowych. Bieżący dostęp do danych w księgach rachunkowych jest możliwy dzięki integracji systemu magazynowego WMS z systemem ERP.

Powyższe metody inwentaryzacji można przyporządkować do magazynów obsługujących różną skalę procesów. Dla magazynów mniej rozwiniętych, nie wyposażonych w system WMS, proces inwentaryzacji będzie znacznie utrudniony.

JAK W PRAKTYCE PRZEPROWADZA SIĘ INWENTARYZACJĘ MAGAZYNU? ETAPY INWENTARYZACJI

Inwentaryzacja składa się z trzech podstawowych etapów i niezależnie czy jest realizowana ręcznie czy z wykorzystaniem WMS są do nich przypisane charakterystyczne czynności:

• przygotowanie do inwentaryzacji – przed rozpoczęciem wszystkie dokumenty, które wpływają na stan magazynowy muszą być zamknięte, także rezerwacje powinny być zwolnione. Dostawy towarów z zewnątrz oraz z produkcji nie powinny się odbywać w trakcie inwentaryzacji, a gdy się zdarzą to mogą być odebrane fizycznie, wyraźnie oznaczone i ulokowane w takim miejscu, by omyłkowo nie doszło do ich spisu; nie wolno ich wprowadzić na stan do momentu zamknięcia inwentaryzacji. Przed przystąpieniem do spisu warto zadbać o określenie kolejności prac. W celu sprawnego przebiegu procesu inwentaryzacji pracownicy magazynu przygotowują obiekt do liczenia, między innymi wyrównują warstwy na paletach oraz układają towar na regałach półkowych w sposób, który umożliwi szybkie oraz bezbłędne przeliczenie.
• przeprowadzenie inwentaryzacji – wykonuje ją komisja inwentaryzacyjna składająca się z co najmniej 2–3 osób, jej liczebność zależy od wielkości firmy i jej magazynu. Zadanie komisji to przeliczenie, dokonanie odczytów całości towarów w magazynie, a także zweryfikowanie różnic – stany magazynowe vs. księgi rachunkowe. Żeby pierwszy wynik inwentaryzacji był jak najbardziej miarodajny każdy towar powinien być przeliczony lub w przypadku WMS sczytany (zarówno towar, jak i lokalizacja) przynajmniej dwukrotnie, przez różne komisje. Następie ich odczyty są ze sobą porównywane i sprawdzane. Finalnie generowany jest pierwszy wynik inwentaryzacji – tzw. odczyt kontrolny.
• weryfikacja odczytu kontrolnego – po przeprowadzonej inwentaryzacji następuje ponowne przeliczenie, weryfikacja braków i nadwyżek, w kolejności od największych niezgodności do najmniejszych. Brakujący towar na tym etapie jest szukany w całym magazynie, nie tylko w lokalizacjach, jakie ma przypisane w systemie WMS. Weryfikacja trwa do momentu, gdy przewodniczący komisji uzna, że można inwentaryzację zakończyć.

KIEDY NALEŻY PRZEPROWADZIĆ INWENTARYZACJĘ MAGAZYNU?

Według prawa, czyli zgodnie z ustawą o rachunkowości, jej przeprowadzenie jest obowiązkowe raz na dwa lata, ale zwykle odbywa się co roku, na koniec roku obrotowego.

Rodzaje inwentaryzacji magazynu ze względu na częstotliwość to:

• inwentaryzacja roczna
• inwentaryzacja okresowa
• inwentaryzacja stała
• inwentaryzacja cykliczna
• inwentaryzacja doraźna

Inwentaryzacja powinna być także przeprowadzona przy zmianie kierownika magazynu (osoby odpowiedzialnej za zarządzanie magazynem) – nazywamy ją zdawczo-odbiorczą.

Należy wziąć pod uwagę, że na częstotliwość inwentaryzacji ma wpływ typ magazynu i rotacja towarów. Przykładowo, w magazynach produkcyjnych ważne będzie śledzenie stanu materiałów do produkcji, półproduktów, dostaw fabrycznych, a w ostatnim etapie produkcyjnym liczone będą produkty gotowe. W tym wypadku złożoność i zależność procesów będzie powodowała konieczność częstszych inwentaryzacji dla zachowania ciągłości produkcji i rentowności przedsiębiorstwa.

EFEKTY INWENTARYZACJI

W wyniku inwentaryzacji powinno powstać sprawozdanie zatwierdzone przez kierownika magazynu (przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej), w którym muszą pojawić się następujące informacje:

• skorygowany stan ilościowy i jakościowy aktywów i pasywów
• obliczone procentowe odchylenie ilości i wartości
• wykaz najistotniejszych różnic w księgach rachunkowych i stanach magazynowych
• wyjaśnienie przyczyn niezgodności i sposób na rozliczenie osób odpowiedzialnych
• propozycja usprawnienia zarządzania zapasami

WNIOSKI KOŃCOWE

Każdy magazyn powinien przeprowadzić minimum jedną inwentaryzację w roku – tzw. inwentaryzację roczną. Spis aktywów i pasywów powinien być także wykonywany z innych przyczyn uzasadnionych, takich jak np. zmiana kierownika magazynu, czy przeniesienie magazynu do nowej lokalizacji. Inwentaryzacje powinny być ponadto realizowane adekwatnie do potrzeb danego magazynu i do skali jego działalności. Zbyt mała częstotliwość inwentaryzacji skutkuje rozbieżnościami w ewidencjonowanym stanie towarów ze stanem rzeczywistym. Brak kontroli nad gospodarką magazynową może powodować przestoje w produkcji, brak zapasów, czy liczne problemy z lokalizacją towarów, co wpływa na spadek wydajności pracy magazynu i generuje niepotrzebne koszty dla przedsiębiorstwa.

Metody inwentaryzacji są diametralnie różne dla magazynów o innym stopniu zinformatyzowania. W magazynach mniej rozwiniętych pod względem zarządzania nadal najpopularniejszą metodą przeprowadzenia inwentaryzacji jest spis z natury, czyli ręczne przeliczenie towarów i weryfikacja wyników z danymi z działu rachunkowości. Dużo efektywniej inwentaryzacja jest przeprowadzana w magazynach zarządzanych z systemem WMS.

Pomimo, że system WMS pozwala na pełne traceability towarów, nie gwarantuje eliminacji wszystkich błędów magazynowych, jakie generują pracownicy w trakcie codziennej pracy. Warto jednak pamiętać, że wykorzystanie funkcjonalności WMS w procesie inwentaryzacji pozwala na jej zrealizowanie w dużo krótszym czasie w porównaniu z metodą ręczną. Algorytmy systemu automatyzują wiele czynności, jak zestawienie wyników spisu z danymi ksiąg rachunkowych, i minimalizują ilość błędów.

Natomiast niezależnie od metody inwentaryzacji, warto korzystać z kilku dobrych praktyk. Robiąc spis należy pamiętać o uwzględnieniu wszystkich składników majątkowych – tych objętych i tych nie objętych ewidencją bilansową (zasada kompletności). Nie wolno zapomnieć o ponownej weryfikacji wartości uzyskanych w spisie przez inne jednostki komisyjne. Inwentaryzacja zajmuje czas i wstrzymuje pracę magazynu, należy zatem dołożyć wszelkich starań, aby była przeprowadzona kompleksowo i możliwie jak najbardziej efektywnie.