Metody przeprowadzania inwentaryzacji magazynu

CZYM JEST INWENTARYZACJA MAGAZYNU?

Inwentaryzacja magazynu to sporządzenie spisu ilościowego lub wartościowego posiadanych towarów w jednym magazynie lub kilku magazynach, a następnie porównanie go ze stanem ksiąg rachunkowych i wyjaśnienie różnic. Jej celem jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów przedsiębiorstwa.

Zdarza się, że inwentaryzacja magazynu wprowadza pewną dezorganizację w codziennej pracy i potrafi być wyjątkowo stresująca, zwłaszcza w przypadku, gdy jest przeprowadzana przez zewnętrzne organy kontrolne. Jakie są metody inwentaryzacji w magazynie? Najczęściej stosowaną metodą jest tradycyjny spis z natury, co oznacza ręczne zliczanie, mierzenie i ważenie wszystkich elementów majątku. Niemniej jednak, inwentaryzację magazynu można skutecznie zoptymalizować, wykorzystując dostępne na rynku rozwiązania IT.

Systemy klasy WMS pozwalają na automatyzację procesów związanych z inwentaryzacją, włącznie z porównywaniem danych ewidencyjnych z rzeczywistym stanem towarów, w tym środków trwałych i składników majątkowych. Dzięki temu możliwe jest zwiększenie efektywności i dokładności tego procesu, jednocześnie redukując obciążenia pracowników.

CELE INWENTARYZACJI

Celem inwentaryzacji jest aktualizacja stanu magazynowego do stanu rzeczywistego wraz ze zmianami w jakości oraz przede wszystkim ilości zapasów – nadwyżek oraz braków.

W toku inwentaryzacji magazynowej zazwyczaj pojawiają się drobne lub większe rozbieżności między stanem faktycznym a stanem ewidencyjnym.

Inwentaryzacja może wykazać niezgodność:

• ilościową spisu i realnego stanu zapasów – braki lub nadwyżki, często są to również zamiany w obszarze danej grupy asortymentowej,
• jakościową – towary uszkodzone lub przeterminowane.

Powyższe nieprawidłowości mogą wynikać z:

• pomyłek pracowników,
• błędów systemowych,
• nieprawidłowego przechowywania towarów,
• złego zarządzania gospodarką magazynową, np. nie uwzględnienie metody FEFO,
• wypadków magazynowych,
• kradzieży.

Inwentaryzacja magazynu może ujawnić także różnicę pozorną, np. gdy mamy w magazynie grupę produktów, której składowe zostały osobno ujęte w stanie magazynowym, a tymczasem według ewidencji księgowej stanowią jeden produkt. W takiej sytuacji zachodzi zgodność spisu ze stanem faktycznym, a do zniwelowania pozornej różnicy potrzebne jest odpowiednie operowanie danymi ksiąg rachunkowych lub stanami magazynowymi – np. konieczne może być przesunięcie międzymagazynowe lub rozchód wewnętrzny.

Przeprowadzenie w magazynie inwentaryzacji pomaga w utrzymaniu prawidłowej organizacji logistyki wewnętrznej, a jej wynik jest ważną informacją na temat jakości pracy magazynu.

METODY INWENTARYZACJI W MAGAZYNIE

Skupimy się na analizie dwóch radykalnie różniących się metod inwentaryzacji magazynu:

• Inwentaryzacja ręczna – dokonanie spisu z natury, czyli przeliczenie przez pracowników towarów znajdujących się w magazynie i porównanie ilości ze stanem ewidencji księgowej. Inwentaryzacja magazynu drogą spisu ręcznego jest jednak czasochłonna i obarczona dużym ryzykiem błędu. Odbywa się zazwyczaj przy użyciu kartek papieru i „zza zamkniętych drzwi”, co oznacza, że określony dzień przeznaczony jest wyłącznie na inwentaryzację, a zlecenia magazynowe są realizowane dnia następnego. Osoba odpowiedzialna za inwentaryzację, z reguły kierownik magazynu, poświadcza zgodność spisu z natury ze stanem rzeczywistym. W interesie każdego kierownika magazynu jest wyłapanie wszelkich różnic i wyjaśnienie źródła ich pochodzenia, co należy podeprzeć odpowiednimi dokumentami. W trakcie spisu z natury pracownicy mogą jednak popełnić błędy nie tylko w ręcznym liczeniu asortymentu, ale także w pracy z danymi wynikającymi ze spisu. Sumowanie, czy korygowanie danych liczbowych to także momenty, w których łatwo o pomyłkę, nawet jeśli wspomagamy się automatyzacją w wyliczeniach, np. wykorzystując arkusze kalkulacyjne Excel.
• Inwentaryzacja magazynu z wykorzystaniem systemu WMS i sprzętu Auto ID to zdecydowanie bardziej efektywna metoda, obarczona dużo mniejszym ryzykiem błędu. Systemy Warehouse Management posiadają funkcje inwentaryzacji, które pozwalają na zautomatyzowanie wielu procesów i skrócenie czasu trwania czynności inwentaryzacyjnych. Podobnie jak w przypadku spisu z natury, pracownik magazynu musi odwiedzić każdy regał i zweryfikować każdy towar, jednak różnica polega na tym, że nie liczy go samodzielnie i nie zapisuje wyników na kartce papieru. Magazynier wyposażony jest w terminal mobilny, którym skanuje kod lokalizacji oraz kod kreskowy towaru, a reszta czynności wykonywana jest przez system – to WMS zlicza liczbę zeskanowanych pozycji. Operator od razu widzi w systemie ilość towarów z wykazem różnic w stosunku do ksiąg rachunkowych. Bieżący dostęp do danych w księgach rachunkowych jest możliwy dzięki integracji systemu magazynowego WMS z systemem ERP.

Powyższe metody inwentaryzacji magazynu można przyporządkować do magazynów obsługujących różną skalę procesów. Dla magazynów mniej rozwiniętych, nie wyposażonych w system WMS, proces inwentaryzacji będzie znacznie utrudniony i oczywiście dłuższy.

JAK W PRAKTYCE WYGLĄDA PROCES INWENTARYZACJI W MAGAZYNIE? ETAPY INWENTARYZACJI

Inwentaryzacja magazynu składa się z trzech podstawowych etapów. Niezależnie od tego, czy jest ona realizowana ręcznie czy z wykorzystaniem WMS, są do nich przypisane charakterystyczne czynności:

• Przygotowanie do inwentaryzacji magazynu jest kluczowym etapem tego procesu. Przed rozpoczęciem inwentaryzacji, konieczne jest zamknięcie wszystkich dokumentów wpływających na stan magazynowy, a także zwolnienie rezerwacji. Dostawy towarów z zewnątrz oraz z produkcji nie powinny odbywać się w trakcie inwentaryzacji magazynu, jednak jeśli zdarzy się taka sytuacja, towar powinien być odebrany fizycznie, wyraźnie oznaczony i umieszczony w miejscu, które nie zostanie uwzględnione w spisie. Nowe towary nie powinny być dodawane do stanu magazynu do czasu zakończenia inwentaryzacji magazynowej. Przed przystąpieniem do samego spisu, warto dokładnie zaplanować kolejność prac. Dla zapewnienia sprawnego przebiegu inwentaryzacji magazynowej, pracownicy powinni odpowiednio przygotować obiekt do liczenia. Obejmuje to wyrównanie warstw towarów na paletach oraz uporządkowanie towarów na regałach półkowych w taki sposób, aby ułatwić szybkie i bezbłędne przeliczenie.
• Przeprowadzenie inwentaryzacji to etap, który wymaga udziału komisji inwentaryzacyjnej składającej się z co najmniej 2–3 osób. Liczebność tej komisji zależy od wielkości firmy oraz rozmiaru magazynu. Głównym zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest przeliczenie, dokonanie odczytów stanów magazynowych oraz księgi rachunkowej, a także weryfikacja ewentualnych różnic. Aby osiągnąć jak najbardziej rzetelne wyniki inwentaryzacji magazynowej, każdy towar powinien być przeliczony lub w przypadku systemów WMS, odczytany (zarówno towar, jak i jego lokalizacja) przynajmniej dwukrotnie, przy udziale różnych komisji. Następnie zebrane odczyty są ze sobą porównywane i dokładnie sprawdzane. W efekcie generowany jest pierwszy wynik inwentaryzacji, nazywany „odczytem kontrolnym.”
• Po przeprowadzeniu inwentaryzacji magazynu, następuje etap weryfikacji odczytu kontrolnego. Na tym etapie następuje ponowne przeliczenie towarów, dokonuje się także weryfikacji braków oraz nadwyżek, zaczynając od największych niezgodności i stopniowo przechodząc do mniejszych. W przypadku brakującego towaru, poszukiwany jest on w całym magazynie, nie tylko w lokalizacjach jakie ma on przypisane w systemie WMS. Weryfikacja trwa do momentu, gdy przewodniczący komisji uznaje, że inwentaryzację magazynu można zakończyć, a wszystkie niezgodności zostaną wyjaśnione i uwzględnione w końcowym wyniku.

KIEDY NALEŻY PRZEPROWADZIĆ INWENTARYZACJĘ MAGAZYNU?

Według prawa, czyli zgodnie z ustawą o rachunkowości, przeprowadzenie inwentaryzacji magazynu jest obowiązkowe raz na dwa lata, jednak zwykle odbywa się co roku, na koniec roku obrotowego.

Rodzaje inwentaryzacji  w magazynie, ze względu na częstotliwość to:

• inwentaryzacja roczna
• inwentaryzacja okresowa
• inwentaryzacja stała
• inwentaryzacja cykliczna
• inwentaryzacja doraźna

Inwentaryzacja w magazynie powinna być także przeprowadzona przy zmianie kierownika magazynu (osoby odpowiedzialnej za zarządzanie magazynem) – nazywamy ją zdawczo-odbiorczą.

Należy pamiętać, że częstotliwość inwentaryzacji jest ściśle związana z typem magazynu oraz rotacją towarów. Warto wziąć pod uwagę, że różne rodzaje magazynów oraz różne rodzaje towarów wymagają różnych podejść do inwentaryzacji. Przykładowo, w magazynach produkcyjnych szczególnie istotne jest monitorowanie stanu materiałów do produkcji, półproduktów i dostaw fabrycznych. W ostatnich etapach produkcji liczone są natomiast produkty gotowe. W tym przypadku złożoność procesów oraz wzajemne zależności między nimi mogą wymagać częstszych inwentaryzacji w magazynie. Jest to konieczne zarówno dla zachowania ciągłości produkcji, jak i zapewnienia rentowności przedsiębiorstwa. Rotacja towarów i specyfika działalności firmy są kluczowymi czynnikami wpływającymi na ustalenie harmonogramu inwentaryzacji magazynu, aby efektywnie zarządzać stanami i unikać nadmiernych zapasów lub niedoborów.

EFEKTY INWENTARYZACJI MAGAZYNU

W wyniku inwentaryzacji magazynu powinno powstać sprawozdanie zatwierdzone przez kierownika (przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej), w którym muszą pojawić się następujące informacje:

• skorygowany stan ilościowy i jakościowy aktywów i pasywów
• obliczone procentowe odchylenie ilości i wartości
• wykaz najistotniejszych różnic w księgach rachunkowych i stanach magazynowych
• wyjaśnienie przyczyn niezgodności i sposób na rozliczenie osób odpowiedzialnych
• propozycja usprawnienia zarządzania zapasami

WNIOSKI KOŃCOWE

Inwentaryzacja jest kluczowym procesem w zarządzaniu magazynem a jej częstotliwość powinna być dostosowana do charakteru działalności oraz potrzeb danego magazynu. Standardowym wymogiem jest minimum jedna inwentaryzacja roczna, jednak spisy aktywów i pasywów warto przeprowadzać także z innych uzasadnionych przyczyn, takich jak np. zmiana kierownika magazynu czy przeniesienie magazynu do nowej lokalizacji.

Należy zaznaczyć, że częstotliwość inwentaryzacji powinna być również adekwatna do rozmiaru i skali działalności magazynu. Zbyt rzadkie inwentaryzacje mogą prowadzić do znacznych rozbieżności między stanem ewidencyjnym a rzeczywistym stanem towarów. Brak kontroli nad magazynem może powodować poważne problemy, takie jak przestoje w produkcji, brak dostępności towarów czy trudności w lokalizowaniu produktów, co negatywnie wpływa na wydajność pracy magazynu i generuje zbędne koszty dla przedsiębiorstwa.

Należy również zaznaczyć, że metody inwentaryzacji w magazynie różnią się w zależności od stopnia jego zinformatyzowania. W mniej zautomatyzowanych magazynach nadal powszechną metodą jest spis z natury, czyli ręczne przeliczanie towarów i weryfikacja wyników z danymi z działu rachunkowości. Jednak w magazynach, które korzystają z systemów zarządzania magazynem (WMS), inwentaryzacja magazynu może być znacznie bardziej efektywna i dokładna. Dzięki WMS proces ten może być zautomatyzowany, co minimalizuje błędy i usprawnia pracę.

Pomimo, że system WMS pozwala na pełne traceability towarów, nie gwarantuje eliminacji wszystkich błędów magazynowych, jakie generują pracownicy w trakcie codziennej pracy. Warto jednak pamiętać, że wykorzystanie funkcjonalności WMS w procesie inwentaryzacji magazynu pozwala na jej zrealizowanie w dużo krótszym czasie w porównaniu z metodą ręczną. Algorytmy systemu automatyzują wiele czynności, jak zestawienie wyników spisu z danymi ksiąg rachunkowych, i minimalizują ilość błędów.

Natomiast niezależnie od metody inwentaryzacji w magazynie, warto korzystać z kilku dobrych praktyk. Robiąc spis należy pamiętać o uwzględnieniu wszystkich składników majątkowych – tych objętych i tych nie objętych ewidencją bilansową (zasada kompletności). Nie wolno zapomnieć o ponownej weryfikacji wartości uzyskanych w spisie przez inne jednostki komisyjne. Inwentaryzacja magazynu zajmuje czas pracowników i wstrzymuje jego pracę, należy zatem dołożyć wszelkich starań, aby była przeprowadzona kompleksowo i możliwie jak najbardziej efektywnie.