97% wzrost jest możliwy – ExpertWMS® SMART dla Design Light

PROFIL KLIENTA

Firma Design Light specjalizuje się w produkcji oraz sprzedaży zaawansowanych systemów LED do mebli i mieszkań. Firma zaopatruje największe hurtownie meblowe w Polsce oraz za granicą, a także klientów indywidualnych.

Design Light posiada odpowiednie zaplecze techniczne, dzięki któremu produkuje własny asortyment w postaci opraw ledowych na wymiar pod indywidualne zamówienia klientów, a także taśm LED oraz akcesoriów, takich jak: płytki SMD oraz inteligentne wyłączniki LED.

W bogatym asortymencie firmy Design Light znajduje się wszystko to, co niezbędne, aby rozświetlić dom w efektowny, ale również energooszczędny sposób.

MAGAZYN KLIENTA

Design Light dysponuje nowoczesnym i obszernym magazynem o powierzchni około 2000 m² oraz 3000 miejsc paletowych. Dzięki komputeryzacji procesów magazynowych jest w stanie szybko reagować i każdą wysyłkę Klienta traktować priorytetowo.

• Powierzchnia: 2000 m²
• Bramy załadunkowe: 4
• Ilość pracowników: 11 os. – kierownik magazynu, 2 brygadzistów, 6-osobowy zespół magazynierów
• System pracy: 2 zmiany, w godz. 6.00-14.00 oraz 14.00-22.00
• Ilość lokalizacji magazynowych: 3000 miejsc paletowych
• Ilość dokumentów dziennie: ok. 200
• Ile linii dziennie: ok. 850
• System ERP: Sap Business One
• Inne: wykorzystanie regałów double-deep do magazynowania profili aluminiowych o długości do 3m

CHARAKTERYSTYKA WYZWANIA

Klient nie korzystał do tej pory z zaawansowanego WMS, w zarządzaniu magazynem wspomagał się autorskim systemem, który wobec rosnących potrzeb firmy przestał wystarczać. Magazyn, dla którego została przeprowadzona analiza wdrożeniowa był stosunkowo nowym obiektem, funkcjonującym niespełna rok.

Głównymi polami do poprawy funkcjonowania były strefa kompletacji i wysyłek. Klientowi zależało szczególnie na poprawie wydajności, optymalizacji ścieżki zbiórki oraz dostępie do raportów i analiz efektywności pracy zespołu.

CELE WDROŻENIA SYSTEMU WMS

Klient miał wobec nowego systemu WMS konkretne wymagania i wiedział dokładnie na czym mu zależy. Kluczowe dla Design Light były następujące kwestie:

• poprawa wydajności kompletacji,
• wyeliminowanie błędów przy kompletacji i uzyskanie większej kontroli,
• stworzenie dedykowanych metod kompletacji z uwzględnieniem stref i grupowania zamówień,
• integracja z systemem ERP,
• przyspieszenie wysyłek – zautomatyzowanie wydruków przewozowych dla różnych kurierów.

SYSTEM EXPERTWMS^® SMART – PRZEBIEG WDROŻENIA

Systemem, który wdrożyliśmy był ExpertWMS® Smart z gotowymi procesami logistycznymi, będącymi odpowiedzią na potrzeby Klienta. Prezentacja możliwości systemu jeszcze na etapie handlowym utwierdziła Design Light w przekonaniu, że jest to odpowiedni WMS dla tego projektu.

Standardowo wdrożenie systemu rozpoczęliśmy od analizy. Następnie projekt realizowany był etapami, które zazębiały się w czasie.

Etapy wdrożenia:

• Analiza
• Konfiguracja
• Integracja
• Testy dostawcy
• Szkolenie
• Testy Klienta
• Uruchomienie
• Stabilizacja

ANALIZA – ZAANGAŻOWANIE KLIENTA MOTOREM SUKCESU WDROŻENIA WMS

Najważniejszym elementem tego procesu są ludzie i to zarówno po stronie dostawcy systemu WMS, jak i odbiorcy usługi.

Po stronie Klienta zebrał się kompetentny zespół specjalistów od początku bardzo zaangażowanych w całość wdrożenia. Osobami odpowiedzialnymi za kontakt z DataConsult i bieżące podejmowanie decyzji oraz odbiory poszczególnych etapów były:

• Kierownik Logistyki
• Brygadzista
• Kierownik IT

Osoby zajmujące ww. stanowiska była w dużej mierze autorami sukcesu wdrożenia.

Wdrożeniowiec po stronie DataConsult wykazał się dokładnością i wysokimi umiejętnościami organizacyjnymi. Sprawnie dokonywał weryfikacji kluczowych elementów etapu analizy, tworzył dodatkowe zadania do wykonania w obrębie kolejnych etapów projektu, na bieżąco kontrolował check listy projektu. Jego umiejętności komunikacyjne pozwoliły na dobre zrozumienie potrzeb Klienta na etapie analizy, dzięki czemu pomogły uniknąć niepotrzebnych komplikacji i wnieść nową dynamikę w przebieg projektu.

Podczas analizy zostały dokładnie nakreślone potrzeby Klienta względem procesu kompletacji i pakowania – dwóch kluczowym elementów wymagających poprawy. W magazynie występowała strefowość, w wydzielonych, dedykowanych regałach przechowywano towary wielkogabarytowe. Ponieważ wiele zamówień było realizowanych do tego samego Klienta z osobnych stref, zostało postawione pytanie – jak efektywnie wspomóc kompletację z dwóch różnych stref?

KONFIGURACJA I INTEGRACJA SYSTEMU WMS

Prace nad dopinaniem konfiguracji i testowaniem integracji WMS z ERP szły dwutorowo. Dla prawidłowego skomunikowania systemu ExpertWMS® z systemem ERP Sap Business One został wyznaczony 2-osobowy zespół po stronie integratora.

Spotkania kontrolujące przebieg wdrożenia odbywały się co tydzień w trybie zdalnym. Raportowanie postępów prac realizowaliśmy co miesiąc. W ten sposób Klient wiedział na jakim dokładnie etapie projektu się znajdujemy, ile jeszcze pozostało zadań do wykonania do całkowitego zakończenia wdrożenia WMS.

Na miesiąc przed uruchomieniem nastąpiła intensyfikacja spotkań – krótkie spotkania online odbywały się dwa razy w tygodniu. Dzięki przyjętej metodzie udało się uruchomić projekt z końcem roku 2020.

W ramach konfiguracji zostało przeprowadzone:

• Kompletacja dwustrefowa – najpierw dla towarów drobnicowych, a następnie wielogabarytowych z regałów double deep – ustawiona została odpowiednia ścieżka zbiórki.
• Wdrożenie raportowania – dzięki niemu Klient zyskał narzędzia do kontroli pracowników, co pozwoliło na efektywne zarządzanie, śledzenie wydajności i produktywności załogi.
• Crossowa kontrola procesu wydania towaru do Klienta – dzięki niej zminimalizowano ilość błędów, co przełożyło się na spadek ilości reklamacji i wzrost satysfakcji Klientów.
• Automatyczne generowanie listów przewozowych – teraz operatorzy generują je z poziomu terminala, już nie wykonuje tej czynności pracownik biurowy, co powodowało konieczność dopasowywania paczek do przyniesionych do magazynu listów przewozowych. W efekcie tej optymalizacji Klient zyskał dodatkowy czas i mógł wykorzystać go na realizację większej ilości zamówień.

Proces integracji WMS z systemami kurierskimi został szczegółowo zaplanowany – powstała dodatkowa analiza wymagań kurierów. Klient korzystał z usług trzech różnych firm. Wdrożeniowiec DataConsult ustalił:

• w jaki sposób pakowany jest towar dla kuriera – paczki czy palety,
• czy Klient ma zdefiniowane wymiarowanie i wagę dla konkretnych paczek – czy na terminalu mają automatycznie być wstawiane dane na temat wagi i wymiarów paczki po wybrania typu paczki,
• jakie usługi kurierów są przez Klienta wykorzystywane, np. ubezpieczenie paczki, przesyłki lotnicze, wysyłki w niedzielę itp.

W procesie integracji systemu WMS z kurierami bardzo ważne jest, podobnie jak przy całym procesie wdrożenia, spisanie wszystkich założeń zanim rozpocznie się prace. Wdrożeniowiec musi bardzo szczegółowo poznać charakter działania Klienta i jego zakres współpracy z firmami kurierskimi. Gdy dokładnie pozna oczekiwania Klienta i będzie wiedział jakie pola użytkownik chce widzieć na swoim terminalu, może przystąpić do konfiguracji.

Kiedy wszystkie spisane założenia zostaną przeniesione na konfigurację systemu, przychodzi pora na testy. W ich trakcie wdrożeniowiec i Klient wspólnie sprawdzają czy efekty są zgodne z założeniami, czyli między innymi czy:

• etykieta wydrukowała się poprawnie – czy są na niej zgodne dane i czy ma poprawny format,
• dane na platformie kuriera wypełniły się w sposób prawidłowy.

TESTY I URUCHOMIENIE WMS

Testy systemu to często zaniedbywany element wdrożenia. My wiemy, jak ważny jest ten etap dla całości projektu i obsługi powdrożeniowej. Klient wszystkie testy wykonywał dokładnie i starannie, co przełożyło się na szybkie uruchomienie systemu oraz bezproblemowe użytkowanie.

System był gruntownie przetestowany po stronie dostawcy i Klienta w okresie trzech miesięcy. Testy poprzedzone zostały szkoleniem z zakresu obsługi ExpertWMS®. Intensyfikacja testów nastąpiła pod koniec projektu, etap ten zazębiał się czasowo z innymi pracami wdrożeniowymi.

Metodyka prac zakładała bieżące weryfikowanie przygotowanej check listy funkcjonalności WMS. Przygotowaliśmy różne scenariusze testowe łączące to, jak Klient pracuje z tym, jak przygotowaliśmy system ExpertWMS®. Dla każdej pozycji naszej listy odbywały się najpierw testy po stronie Klienta, a następnie dostawcy. Nawet jeśli Klient zaznaczał, że dana funkcjonalność u niego działa, to po naszej stronie i tak odbywały się testy końcowe – dopiero na ich podstawie konkretną pozycję na naszej check liście zaznaczaliśmy „na zielono”. Jeśli Klient zgłaszał błędy, dokonywaliśmy poprawek i ponownie przeprowadzaliśmy dwutorowe testy.

Uruchomienie systemu ExpertWMS® Smart odbyło się z końcem grudnia 2020 roku, zgodnie z założeniami.

KORZYŚCI KLIENTA PO WDROŻENIU EXPERTWMS^® SMART

Poprzedni system, z którego Design Light korzystał przed wdrożeniem ExpertWMS® nie zawierał sprawnej wymiany danych z systemem ERP i nie posiadał integracji z kurierami. Klient wiedział, że decydując się na nowoczesny system WMS będzie miał zapewnione wszystkie powyższe funkcjonalności w standardzie, a do tego zyska dodatkowe możliwości. Wdrożenie oprogramowania ExpertWMS® pozwoliło na poprawę zarządzania magazynem widoczną od już od pierwszego miesiąca po uruchomieniu. Pełną satysfakcję Klient odnotował po 3 miesiącach pracy w systemie ExpertWMS® Smart.

Korzyści wskazane przez Klienta:

– LEPSZA ORGANIZACJA PRACY – dedykowane procesy odwzorowane w systemie: kompletacja strefowa

– SZYBSZY PROCES KOMPLETACJI – grupowanie zamówień dla jednego Klienta, uproszczenie procesu

– OPTYMALIZACJA ŚCIEŻKI ZBIÓRKI TOWARU – dedykowana kolejka: stworzona marszruta magazynowa w systemie, oszczędność czasu

– MNIEJ BŁĘDÓW W REALIZACJI ZAMÓWIEŃ – więcej kontroli nad kompletowaniem i wydawaniem towarów

– UPROSZCZENIE I PRZYSPIESZENIE WYSYŁEK – zarządzanie wydrukami listów przewozowych, kurierzy w całości obsługiwani przez magazyn, duże uproszczenie procesu

– WZROST WYDAJNOŚCI PRACY – automatyzacja procesów, usprawnienie zarządzania, podniesienie efektywności magazynu

– RAPORTOWANIE, NADZÓR NAD WYDAJNOŚCIĄ PRACY – nowa jakość kontroli, generowanie raportów, możliwość analizowania wydajności pracy pracowników – co przełożyło się na wdrożenie u Klienta systemu premiowego

– PEŁNE TRACEABILITY – rejestrowanie numeru partii, cech towarów, pełna kontrola stanów magazynowych i zarządzanie metodami wydań

– HARMONOGRAM WYSYŁEK – do godz. 12.00 wydania realizowane są w ten sam dzień, po godz. 12 na kolejny dzień – lepsza obsługa Klientów końcowych, wzrost zadowolenia i pozytywnych ocen dla firmy

– SZYBSZE WDRAŻANIE NOWYCH PRACOWNIKÓW – szybkie i łatwe przeszkolenie nowych pracowników

„Dzięki pracy w systemie ExpertWMS® człowiek „z ulicy” jest po 7 dniach gotowy do pracy. Niedawno w tak krótkim czasie wdrożyliśmy nowego pracownika, który po miesiącu pracy osiągnął największą wydajność spośród zespołu magazynierów. Dzięki raportom w systemie mamy tą wiedzę. To odpowiednie narzędzie, by lepiej zarządzać pracą magazynu i osiągać lepsze efekty.” – Kierownik Logistyki Design Light.

LICZBY MÓWIĄ SAME ZA SIEBIE

Warto podkreślić wkład Klienta w sukces projektu – na każdym etapie było widoczne jego zaangażowanie i to zarówno od strony logistycznej, jak i wsparcia IT. Obrany model współpracy można śmiało określić jako wzorowy. Klient był na bieżąco informowany o postępach prac wdrożeniowych, od początku do końca projektu czynnie w nim uczestniczył, co przełożyło się na sukces. Efekty wdrożenia mówią same za siebie. Wystarczy przyjrzeć się zmianom w ilości linii realizowanych przez magazyn. Dane liczbowe z raportów są imponujące:

• 3-krotny wzrost po miesiącu od wdrożenia ExpertWMS® Smart
• 97% wzrost porównując grudzień 2021 roku – rok po wdrożeniu ExpertWMS® – do grudnia 2020 r., czyli do ostatniego miesiąca przed uruchomieniem WMS od DataConsult.