Jak policzyć wskaźniki logistyczne? – Kluczowe KPI magazynu

WSKAŹNIKI LOGISTYCZNE – JAK JE POLICZYĆ?

Peter Drucker, jeden z najbardziej znanych guru zarządzania, powiedział kiedyś: „Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać”.

Cytat ten doskonale oddaje istotę i znaczenie „chudego zarządzania magazynem”.  Monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności (ang. KPI – Key Performance Indicators) pozwala nie tylko kontrolować wydajność procesów magazynowych, ale również umożliwia podejmowanie konkretnych działań naprawczych w celu zlikwidowania wąskich gardeł i poprawienia wskaźników logistycznych. Działania usprawniające zarządzanie magazynem, oparte na analizie KPI logistycznych, mają bezpośredni wpływ zarówno na ogólne koszty działalności, jak i zadowolenie Klientów.

WSKAŹNIK TERMINOWOŚCI DOSTAW

Terminowość dostaw to jeden z kluczowych czynników, które pozwalają przedsiębiorstwom zwiększyć swoją konkurencyjność. Badania marketingowe jednoznacznie wskazują, że głównym kryterium wyboru danego dostawcy, obok jakości produktu, jest czas dostawy. Zatem poprawa terminowości dostaw jest tym czynnikiem, który bezpośrednio przekłada się na ocenę jakości usług oraz zadowolenie Klientów.

Aby policzyć ten wskaźnik logistyczny musimy znać dane, takie jak: liczba dostaw zrealizowanych terminowo oraz łączna liczba dostaw w badanym okresie.

WSKAŹNIK STOPNIA REALIZACJI ZAMÓWIEŃ

Kolejnym ważnym wskaźnikiem logistycznym, do którego przedsiębiorstwa przywiązują wagę w kontekście zarządzania operacyjnego, jest wskaźnik stopnia realizacji zamówień. Pozwala on ocenić, w jakim stopniu firma jest w stanie dostarczać produkty zgodnie z ustalonymi terminami i oczekiwaniami Klientów. Stopień realizacji zamówień, jest nie tylko miarą efektywności działania przedsiębiorstwa, ale także kluczowym czynnikiem wpływającym na poziom zadowolenia klientów oraz utrzymanie konkurencyjnej pozycji na rynku. Wskaźnik logistyczny, dotyczący stopnia realizacji zamówienia, pokazuje procentowy stosunek zamówień dostarczonych do Klientów w badanym okresie, w odniesieniu do łącznej liczby złożonych zamówień w badanym okresie. Niski wynik oznacza, że magazyn nie jest odpowiednio zaopatrzony, co z kolei powoduje niezadowolenie Klientów i w konsekwencji ich odejście do konkurencji.

WSKAŹNIK REKLAMACJI

Kolejnym wskaźnikiem logistycznym, który stanowi o jakości produktów oraz skuteczności obsługi Klienta jest wskaźnik reklamacji. Miernik ten pozwala ocenić ile z ogółu zamówień nie zostało zrealizowanych zgodnie z oczekiwaniami Klientów oraz na które magazyny otrzymał reklamację. Uwzględniane są reklamacje ilościowe i / lub jakościowe, natomiast nie są brane pod uwagę reklamacje cenowe. Wysoki poziom wskaźnika reklamacji wyraźnie wskazuje, że w magazynie pojawił się wadliwy towar lub pracownicy magazynu popełniają częste błędy podczas kompletacji zamawianego towaru. Monitoring wskaźnika reklamacji jest nie tylko narzędziem kontroli jakości, ale również sposobem na poprawę relacji z Klientami. Przedsiębiorstwa, które analizują ten wskaźnik logistyczny, mogą wdrażać ulepszenia w swoich procesach, co prowadzi do zmniejszenia liczby reklamacji i zwiększenia zadowolenia Klientów. Wskaźnik reklamacji liczymy ze wzoru:

WSKAŹNIK POKRYCIA

Kluczowym wskaźnikiem logistycznym w zarządzaniu zapasami i magazynowaniem jest wskaźnik pokrycia zapasów. Pozwala on ocenić na jak długo (w dniach) wielkość zapasów, materiałów wystarczy, aby pokryć zgłaszane zapotrzebowanie. Inaczej – ile możemy „przeżyć” bez dostawy. Wskaźnik pokrycia jest bardzo istotny dla firm produkcyjnych i handlowych, ponieważ pomaga w planowaniu zapasów, unikaniu nadmiernego gromadzenia towarów oraz pozwala minimalizować ryzyko przestojów. Wysoki wskaźnik może wskazywać na nadmierny poziom zapasów, co może wymagać optymalizacji procesu zakupów lub magazynowania, podczas gdy niski wskaźnik może oznaczać ryzyko braków w dostawach i utratę Klientów.

WSKAŹNIK ZAPASÓW NIEROTUJĄCYCH

Wskaźnik zapasów nierotujących to istotny miernik skuteczności zarządzania zapasami w przedsiębiorstwie. Pomaga on określić, jaka część zapasów nie jest regularnie wykorzystywana. Miernik ten to cenna informacja o udziale wartości zapasów wyrobów gotowych/towarów, uznanych za nierotujące w badanym okresie w stosunku do wartości zapasów ogółem wyrobów gotowych/towarów w badanym okresie. Im niższy poziom zapasów nierotujących, tym lepsze jest wykorzystanie zapasów i magazyn generuje mniejsze straty. Należy pamiętać, że każdy towar nierotujący to koszt w postaci niesprzedanego towaru oraz zajętego miejsca magazynowego.

ŚREDNIE DZIENNE WYDANIE

Średnie dziennie wydanie może być liczone dla jednostek ładunkowych (palet euro, palet przemysłowych, paczek kurierskich), ton, metrów sześciennych, sztuk. Wskaźnik pokazuje, jak zmienia się wydajność magazynu w dłuższym okresie czasu. Przy okazji tego wskaźnika logistycznego, warto również zwrócić uwagę na pułapki, w jakie można wpaść analizując bezrefleksyjnie niektóre wskaźniki. Średnia zawsze pokazuje zniekształcenie danych, np. pies i pan średnio mają 3 nogi. Wskaźniki logistyczne zbierane w dłuższym okresie czasu – minimum pół roku – dają szerszy obraz pracy magazynu, pozwalają np. wyłapać sezonowość.

WYDAJNOŚĆ PRZYJĘCIA

Miernikiem w logistyce, który odzwierciedla skuteczność procesu przyjmowania towarów do magazynu jest wskaźnik przyjęcia. Jest on liczony dla linii przyjętych towarów w celu określenia wydajności magazynu. Dlaczego wskaźnik wydajności przyjęcia jest ważny? Wskaźnik ten umożliwia planowanie obsługi magazynowej dla awizowanych dostaw oraz charakteryzuje zmianę wydajności magazynu w dłuższym okresie czasu.

ŚREDNI CZAS OBSŁUGI ZAMÓWIENIA

Bardzo ważnym KPI logistycznym jest także średni czas obsługi zamówienia. Czas dla realizacji zamówienia jest liczony od momentu wpłynięcia zamówienia do realizacji na magazyn, do momentu przygotowania przesyłki gotowej do wydania/nadania przesyłki kurierskiej. Im krótszy jest czas „życia” zamówienia w magazynie, tym mniejsza jest zajętość miejsca i środków w magazynie. Średni czas obsługi zamówienia to kluczowy wskaźnik efektywności operacyjnej firmy, ale także jest to bardzo ważny element oceny jakości obsługi Klienta. Krótszy czas obsługi oznacza szybszą dostawę produktów, co zazwyczaj przekłada się na większe zadowolenie Klientów.

WYDAJNOŚĆ KOMPLETACJI

Wskaźnik logistyczny dotyczący wydajności kompletacji umożliwia planowanie obsługi magazynowej dla realizowanych zamówień. Charakteryzuje on zmianę wydajności magazynu w dłuższym okresie czasu. Wydajność kompletacji jest liczona dla linii kompletowanych towarów w celu określenia wydajności magazynu. W trakcie mierzenia tego KPI logistycznego, należy zachować ostrożność i mieć na uwadze doświadczenie pracowników oraz rodzaje obsługiwanych przez nich zamówień. Przykład: doświadczony pracownik miał niską wydajność w porównaniu z innymi pracownikami. Zdecydowało to o zwolnieniu go, jako przyczynę podano brak odpowiedniej wydajności. Chwilę po odejściu tego pracownika, okazało się, że wydajność spadła wszystkim. Dlaczego? Otóż, wcześniej najbardziej doświadczony pracownik, brał na siebie najbardziej skomplikowane zamówienia, stąd gorsze wyniki, niż u współpracowników. Dzięki temu, reszta załogi magazynu mogła sprawnie kompletować resztę zamówień, które nie były aż tak wymagające. W chwili, w której zabrakło najbardziej doświadczonej osoby, trudne zamówienia rozdzielono pomiędzy wszystkich pracowników, co automatycznie spowodowało spadek wydajności każdego z nich.

POPRAWNOŚĆ KOMPLETACJI

Wskaźnik pokazuje stosunek ilości pozycji skompletowanych poprawnie, do ilości wszystkich skompletowanych pozycji w badanym okresie. Najlepsze magazyny osiągają wskaźniki logistyczne powyżej 99,9%. Aby podnieść wartość tego wskaźnika warto pomyśleć o wdrożeniu systemów WMS wspomagających kompletację i ograniczających ryzyko błędu, takich jak pick by voice czy pick by light. Monitorowanie tego wskaźnika magazynowego pozwala firmom na bieżąco poprawiać swoje procesy, eliminować błędy i zapewnić najwyższą jakość obsługi Klientów.

STOPIEŃ WYKORZYSTANIA MAGAZYNU

Ten miernik w logistyce pomaga ocenić, w jakim stopniu dostępna przestrzeń magazynowa jest efektywnie wykorzystywana w celu przechowywania towarów lub surowców. Monitorowanie i kontrola tego wskaźnika magazynowego są kluczowe dla optymalizacji zarządzania zapasami, planowania rozbudowy lub modernizacji magazynu oraz efektywnego wykorzystania dostępnej przestrzeni. Poziom wskaźnika bliski 100% wskazuje na pełne wykorzystanie magazynu i informuje o potrzebie zwiększania dostępnej powierzchni magazynowej. Zanim jednak podejmiemy decyzję o budowie, czy wynajęciu kolejnej powierzchni magazynowej, warto zwrócić uwagę na takie szczegóły jak niepełne palety, które powodują już zajętość całej lokalizacji. Drugą rzeczą, którą należy sprawdzić w przypadku wysokiego poziomu tego wskaźnika to ilość towarów nierotujacych. Zajmują one cenne miejsca magazynowe, a ich szansa sprzedaży jest bliska zeru.