Peter Drucker, jeden z najbardziej znanych guru zarządzania, powiedział kiedyś: „Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać”.

Cytat ten oddaje istotę „chudego zarządzania magazynem”. Śledzenie kluczowych KPI pozwala nie tylko monitorować wydajność procesów magazynowych, ale także podejmować działania naprawcze w celu zlikwidowania wąskich gardeł i poprawienia wskaźników wykorzystania zasobów. Ulepszenia w zarządzaniu magazynem, wprowadzane na podstawie analizy KPI mają bezpośredni wpływ zarówno na ogólne koszty biznesowe, jak i zadowolenie klientów.

WSKAŹNIK TERMINOWOŚCI DOSTAW

Terminowość dostaw to jeden ze sposobów firm na zwiększanie swojej konkurencyjności. Jak wynika z badań marketingowych – głównym kryterium wyboru danego dostawcy, obok jakości produktu, jest czas dostawy. Zatem poprawa terminowości dostaw jest tym czynnikiem, który bezpośrednio przekłada się na ocenę jakości usług oraz zadowolenie klientów.

Aby policzyć ten wskaźnik musimy znać dane takie jak: liczba dostaw zrealizowanych terminowo oraz łączna liczba dostaw w badanym okresie.

WSKAŹNIK STOPNIA REALIZACJI ZAMÓWIEŃ

Jest to wskaźnik, który pokazuje procentowy stosunek zamówień dostarczonych do klientów w badanym okresie, w odniesieniu do łącznej liczby złożonych zamówień w badanym okresie. Niski wynik oznacza, że magazyn nie jest odpowiednio zaopatrzony, co z kolei powoduje niezadowolenie klientów i w konsekwencji ich odejście do konkurencji.

WSKAŹNIK REKLAMACJI

Wskaźnik  ten  pokazuje ile z ogółu zamówień nie zostało zrealizowanych zgodnie z oczekiwaniami klientów, oraz na które magazyn otrzymał reklamację. Wskaźnik powinien być jak najniższy. Uwzględniane są reklamacje ilościowe i lub jakościowe, nie są brane pod uwagę reklamacje cenowe. Wysoki poziom wskaźnika wyraźnie wskazuje, że w magazynie pojawił się wadliwy towar lub pracownicy magazynu popełniają częste błędy podczas kompletacji zamawianego towaru. Wskaźnik ten liczymy ze wzoru:

WSKAŹNIK POKRYCIA

Wskaźnik pokrycia dostarcza informacji o względnym poziomie zapasów, tzn. na jak długo (w dniach) wielkość zapasów, materiałów wystarczy, aby pokryć zgłaszane zapotrzebowanie. Inaczej – ile możemy przeżyć bez dostawy. Jest on ściśle powiązany z charakterystyką branży. Inaczej będzie się kształtował w branży spożywczej, a inaczej w dystrybucji i sprzedaży odzieży.

WSKAŹNIK ZAPASÓW NIEROTUJĄCYCH

Cenna informacja o udziale wartości zapasów wyrobów gotowych/towarów, uznanych za nierotujące w badanym okresie, w stosunku do wartości zapasów ogółem wyrobów gotowych/towarów w badanym okresie. Im niższy poziom zapasów nierotujących, tym lepsze jest wykorzystanie zapasów i magazyn generuje mniejsze straty. Każdy towar nierotujący to koszt w postaci niesprzedanego towaru oraz zajętego miejsca magazynowego.

ŚREDNIE DZIENNE WYDANIE

Średnie dziennie wydanie może być liczone dla jednostek ładunkowych (palet euro, palet przemysłowych, paczek kurierskich), ton, metrów sześciennych, sztuk. Wskaźnik pokazuje jak zmienia się wydajność magazynu w dłuższym okresie czasu. Przy okazji tego wskaźnika, warto również zwrócić uwagę na pułapki, w jakie można wpaść  analizując bezrefleksyjnie niektóre wskaźniki. Średnia zawsze pokazuje zniekształcenie danych, np. pies i pan, średnio mają 3 nogi. Wskaźniki zbierane w dłuższym okresie czasu – minimum pół roku – dają szerszy obraz pracy magazynu, pozwalają np. wyłapać sezonowość.

WYDAJNOŚĆ PRZYJĘCIA

Wydajność przyjęcia jest liczona dla linii przyjętych towarów w celu określenia wydajności magazynu. Dlaczego wskaźnik wydajności przyjęcia jest ważny? Wskaźnik ten umożliwia planowanie obsługi magazynowej dla awizowanych dostaw oraz charakteryzuje zmianę wydajności magazynu w dłuższym okresie czasu.

ŚREDNI CZAS OBSŁUGI ZAMÓWIENIA

Czas dla realizacji zamówienia jest liczony od momentu wpłynięcia zamówienia do realizacji na magazyn, do momentu przygotowania przesyłki gotowej do wydania/ nadania przesyłki kurierskiej. Im krótszy jest czas „życia” zamówienia na magazynie, tym mniejsza jest zajętość miejsca i środków na magazynie.

WYDAJNOŚĆ KOMPLETACJI

Wskaźnik umożliwia planowanie obsługi magazynowej dla realizowanych zamówień. Charakteryzuje on zmianę wydajności magazynu w dłuższym okresie czasu. Wydajność kompletacji jest liczona dla linii kompletowanych towarów w celu określenia wydajności magazynu. W trakcie mierzenia tego wskaźnika, należy zachować ostrożność i mieć na uwadze doświadczenie pracowników oraz rodzaje obsługiwanych przez nich zamówień. Przykład: Doświadczony pracownik miał niską wydajność w porównaniu z innymi pracownikami. Zdecydowało to o zwolnieniu go, jako przyczynę podano brak odpowiedniej wydajności. Chwile po odejściu tego pracownika, okazało się, że wydajność spadła wszystkim. Dlaczego? Otóż, wcześniej najbardziej doświadczony pracownik, brał na siebie najbardziej skomplikowane zamówienia, stąd gorsze wyniki niż u współpracowników. Dzięki temu, reszta załogi magazynu, mogła sprawnie kompletować resztę zamówień, które nie były aż tak wymagające. W chwili, w której zabrakło najbardziej doświadczonej osoby, trudne zamówienia rozdzielono pomiędzy wszystkich pracowników, co automatycznie spowodowało spadek wydajności każdego z nich.

POPRAWNOŚĆ KOMPLETACJI

Wskaźnik pokazuje stosunek Ilości pozycji skompletowanych poprawnie do ilości wszystkich skompletowanych pozycji w badanym okresie. Najlepsze magazyny osiągają wskaźniki powyżej 99,9%. Aby podnieść wartość tego wskaźnika warto pomyśleć o wdrożeniu systemów wspomagających kompletację  i ograniczających ryzyko błędu, takich jak pick by voice czy pick by light.

STOPIEŃ WYKORZYSTANIA MAGAZYNU

Poziom wskaźnika bliski 100% wskazuje na pełne wykorzystanie magazynu i informuje o potrzebie zwiększania dostępnej powierzchni magazynowej. Zanim jednak podejmiemy decyzje o budowie czy wynajęciu kolejnej powierzchni magazynowej, warto zwrócić uwagę na takie szczegóły jak niepełne palety, które powodują już zajętość całej lokalizacji. Drugą rzeczą, która należy sprawdzić w przypadku wysokiego poziomu wskaźnika to ilość towarów nierotujacych, które zajmują cenne miejsce magazynowe, a ich szansa sprzedaży jest bliska zera.