Peter Drucker, jeden z najbardziej znanych guru zarządzania, powiedział kiedyś: „Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać”.
Cytat ten oddaje istotę „chudego zarządzania magazynem”. Śledzenie kluczowych wskaźników efektywności (ang. KPI – Key Performance Indicators) pozwala nie tylko monitorować wydajność procesów magazynowych, ale także podejmować działania naprawcze w celu zlikwidowania wąskich gardeł i poprawienia wskaźników wykorzystania zasobów. Ulepszenia w zarządzaniu magazynem, wprowadzane na podstawie analizy KPI mają bezpośredni wpływ zarówno na ogólne koszty biznesowe, jak i zadowolenie Klientów.
Terminowość dostaw to jeden ze sposobów firm na zwiększanie swojej konkurencyjności. Jak wynika z badań marketingowych – głównym kryterium wyboru danego dostawcy, obok jakości produktu, jest czas dostawy. Zatem poprawa terminowości dostaw jest tym czynnikiem, który bezpośrednio przekłada się na ocenę jakości usług oraz zadowolenie Klientów.
Aby policzyć ten wskaźnik musimy znać dane, takie jak: liczba dostaw zrealizowanych terminowo oraz łączna liczba dostaw w badanym okresie.
Jest to wskaźnik, który pokazuje procentowy stosunek zamówień dostarczonych do Klientów w badanym okresie, w odniesieniu do łącznej liczby złożonych zamówień w badanym okresie. Niski wynik oznacza, że magazyn nie jest odpowiednio zaopatrzony, co z kolei powoduje niezadowolenie Klientów i w konsekwencji ich odejście do konkurencji.
Wskaźnik ten pokazuje ile z ogółu zamówień nie zostało zrealizowanych zgodnie z oczekiwaniami Klientów oraz na które magazyny otrzymał reklamację. Uwzględniane są reklamacje ilościowe i / lub jakościowe, nie są brane pod uwagę reklamacje cenowe. Wysoki poziom wskaźnika wyraźnie wskazuje, że w magazynie pojawił się wadliwy towar lub pracownicy magazynu popełniają częste błędy podczas kompletacji zamawianego towaru. Oczywiście wskaźnik reklamacji powinien być jak najniższy. Liczymy go ze wzoru:
Wskaźnik pokrycia dostarcza informacje o względnym poziomie zapasów, tzn. na jak długo (w dniach) wielkość zapasów, materiałów wystarczy, aby pokryć zgłaszane zapotrzebowanie. Inaczej – ile możemy “przeżyć” bez dostawy. Jest on ściśle powiązany z charakterystyką branży. Inaczej będzie się kształtował w branży spożywczej, a inaczej w dystrybucji i sprzedaży odzieży.
Cenna informacja o udziale wartości zapasów wyrobów gotowych/towarów, uznanych za nierotujące w badanym okresie w stosunku do wartości zapasów ogółem wyrobów gotowych/towarów w badanym okresie. Im niższy poziom zapasów nierotujących, tym lepsze jest wykorzystanie zapasów i magazyn generuje mniejsze straty. Każdy towar nierotujący to koszt w postaci niesprzedanego towaru oraz zajętego miejsca magazynowego.
Średnie dziennie wydanie może być liczone dla jednostek ładunkowych (palet euro, palet przemysłowych, paczek kurierskich), ton, metrów sześciennych, sztuk. Wskaźnik pokazuje, jak zmienia się wydajność magazynu w dłuższym okresie czasu. Przy okazji tego wskaźnika, warto również zwrócić uwagę na pułapki, w jakie można wpaść analizując bezrefleksyjnie niektóre wskaźniki. Średnia zawsze pokazuje zniekształcenie danych, np. pies i pan średnio mają 3 nogi. Wskaźniki logistyczne zbierane w dłuższym okresie czasu – minimum pół roku – dają szerszy obraz pracy magazynu, pozwalają np. wyłapać sezonowość.
Wydajność przyjęcia jest liczona dla linii przyjętych towarów w celu określenia wydajności magazynu. Dlaczego wskaźnik wydajności przyjęcia jest ważny? Wskaźnik ten umożliwia planowanie obsługi magazynowej dla awizowanych dostaw oraz charakteryzuje zmianę wydajności magazynu w dłuższym okresie czasu.
Czas dla realizacji zamówienia jest liczony od momentu wpłynięcia zamówienia do realizacji na magazyn, do momentu przygotowania przesyłki gotowej do wydania/nadania przesyłki kurierskiej. Im krótszy jest czas „życia” zamówienia w magazynie, tym mniejsza jest zajętość miejsca i środków w magazynie.
Wskaźnik umożliwia planowanie obsługi magazynowej dla realizowanych zamówień. Charakteryzuje on zmianę wydajności magazynu w dłuższym okresie czasu. Wydajność kompletacji jest liczona dla linii kompletowanych towarów w celu określenia wydajności magazynu. W trakcie mierzenia tego wskaźnika, należy zachować ostrożność i mieć na uwadze doświadczenie pracowników oraz rodzaje obsługiwanych przez nich zamówień. Przykład: doświadczony pracownik miał niską wydajność w porównaniu z innymi pracownikami. Zdecydowało to o zwolnieniu go, jako przyczynę podano brak odpowiedniej wydajności. Chwilę po odejściu tego pracownika, okazało się, że wydajność spadła wszystkim. Dlaczego? Otóż, wcześniej najbardziej doświadczony pracownik, brał na siebie najbardziej skomplikowane zamówienia, stąd gorsze wyniki, niż u współpracowników. Dzięki temu, reszta załogi magazynu mogła sprawnie kompletować resztę zamówień, które nie były aż tak wymagające. W chwili, w której zabrakło najbardziej doświadczonej osoby, trudne zamówienia rozdzielono pomiędzy wszystkich pracowników, co automatycznie spowodowało spadek wydajności każdego z nich.
Wskaźnik pokazuje stosunek Ilości pozycji skompletowanych poprawnie do ilości wszystkich skompletowanych pozycji w badanym okresie. Najlepsze magazyny osiągają wskaźniki logistyczne powyżej 99,9%. Aby podnieść wartość tego wskaźnika warto pomyśleć o wdrożeniu systemów wspomagających kompletację i ograniczających ryzyko błędu, takich jak pick by voice czy pick by light.
Poziom wskaźnika bliski 100% wskazuje na pełne wykorzystanie magazynu i informuje o potrzebie zwiększania dostępnej powierzchni magazynowej. Zanim jednak podejmiemy decyzję o budowie, czy wynajęciu kolejnej powierzchni magazynowej, warto zwrócić uwagę na takie szczegóły jak niepełne palety, które powodują już zajętość całej lokalizacji. Drugą rzeczą, którą należy sprawdzić w przypadku wysokiego poziomu tego wskaźnika to ilość towarów nierotujacych. Zajmują one cenne miejsca magazynowe, a ich szansa sprzedaży jest bliska zeru.
Zgoda na przetwarzanie danych*:
Zgodnie z art.6 ust.1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia
2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych
przez DataConsult S.A., dla potrzeb aktualnej rekrutacji. Oświadczam, iż dane zostały podane
dobrowolnie i zapoznałam/zapoznałem się z klauzulą informacyjną oraz pouczeniem dotyczącym prawa
dostępu do treści moich danych i możliwości ich usunięcia lub poprawienia. Jestem świadomy, iż moja
zgoda może być w każdym czasie odwołana.
Klauzula RODO*:
Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.
Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informujemy, iż administratorem Twoich danych osobowych jest
DataConsult S.A. Z Inspektorem Ochrony Danych można się skontaktować pod adresem
mailowym: administrator_rodo@dataconsult.pl Twoje dane osobowe będą przetwarzane w zależności od
wyrażonej zgody dla potrzeb aktualnej lub aktualnej i przyszłych rekrutacji – na podstawie Art. 6 ust. 1
lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz Kodeksu
Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r., Twoje dane osobowe przechowywane będą w zależności od wyrażonej
zgody przez okres aktualnej rekrutacji lub aktualnej i przyszłych rekrutacji tj. przez okres 1 roku,
posiadasz prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich
sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec
przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, masz
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, podanie danych osobowych jest obligatoryjne w oparciu
o przepisy prawa a w pozostałym zakresie jest dobrowolne.
Zgoda na okres 1 roku:
Zgodnie z art.6 ust.1 lit. a ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia
2016 r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych
przez DataConsult S.A., dla potrzeb przyszłych rekrutacji (przez okres 1 roku). Oświadczam, iż dane
zostały podane dobrowolnie i zapoznałam/zapoznałem się z klauzulą informacyjną oraz pouczeniem
dotyczącym prawa dostępu do treści moich danych i możliwości ich usunięcia lub poprawienia. Jestem
świadomy, iż moja zgoda może być w każdym czasie odwołana.
* – klauzule wymagane