Wydajna przestrzeń magazynowa, czyli prawidłowy układ i zagospodarowanie magazynu

Nieodłącznym elementem działań wielu firm, zarówno mniejszych jak i większych, są magazynowe o zróżnicowanej powierzchni i charakterystyce. Zważywszy na branżę i swoistość działalności określonych firm, magazyny mogą wykazywać inne funkcje i być przeznaczone do prawidłowego przechowywania towarów o różnej specyfice. Obojętne jednak do jakich celów wykorzystywany jest magazyn, należy zadbać o to, aby korzystanie z niego było dla organizacji jak najbardziej opłacalne i efektywne.

Na czym polega zagospodarowanie przestrzeni magazynowej?

Odpowiednie zagospodarowanie przestrzeni magazynowej to jeden z kluczowych elementów wpływających na efektywność procesów logistycznych, które przekładających się na sprawne funkcjonowanie całej organizacji, jakość świadczonych usług, wyniki finansowe i pozycję na rynku. Stworzenie optymalnych warunków zapewniających ciągłość produkcyjną, sprawne kompletowanie zamówień czy efektywną dystrybucję to istota gospodarki magazynowej, niezbędna do wydajnego funkcjonowania magazynu.

Należy pamiętać, że tylko właściwe zagospodarowanie przestrzeni logistycznej przyniesie poprawę efektywności i optymalizację pracy. Dzięki odpowiedniemu rozmieszczeniu stref funkcjonalnych, możliwe staje się wydzielenie mniejszych fragmentów powierzchni w zależności od bieżących potrzeb, co powoduje maksymalne usprawnienie działań magazynu i logistyki. Bardzo dużo zależy również od ścieżki, którą muszą przebyć określone materiały i produkty, aby znaleźć się w docelowym miejscu i spełnić swoje zadania.

Logistyka magazynowa – o czym należy pamiętać

Planując przestrzeń magazynową, oprócz uwagi poświęconej na opis poszczególnych magazynów i ich parametrów należy ją również poświęcić na logistykę magazynową, czyli wszystkie aspekty związane z transportem, przewożeniem i dystrybucją zasobów magazynowych. Właściwie zaplanowanie logistyki magazynowej pozwala usprawnić także inne procesy wchodzące w skład funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Dla firmy oznacza to nie tylko maksymalne wykorzystanie powierzchni magazynowej, ale również zwiększenie opłacalności i efektywności prowadzonych działań.

Więcej o optymalizacji pracy magazynu pisaliśmy w artykułach:

• 5 najlepszych sposobów na optymalizację pracy magazynu
• Zarządzanie magazynem – jak je usprawnić?

Różnorodne metody optymalizacji przestrzeni magazynowych, oraz prawidłowe ich zaplanowanie to zagadnienia, które warto poznać i stosować w celu sprawnego funkcjonowania logistyki firmy. Sprawdź, czym jest doradztwo logistyczne i dowiedz się, jak poprawić efektywność i logistykę w swoim magazynie.

Kiedy w magazynie brakuje miejsca?

O dużej zajętości magazynu mówimy wtedy, gdy towar wypełnia 85% jego pojemności. Powyżej tej liczby manewrowanie w magazynie staje się wyzwaniem, a efektywność pracy, bez odpowiednio zaprojektowanych procesów logistycznych, spada.

COVID-19 utrudnia oddech polskim magazynom

W wielu polskich magazynach zajętość zbliżyła się nawet do 90% w konsekwencji ożywionej sprzedaży internetowej. Zmiana zwyczajów konsumenckich, w dużym stopniu wywołana pandemią koronawirusa, zrodziła nowe logistyczne wyzwania.

Jak mówi jeden z pomysłodawców systemu ExpertWMS®, prezes DataConsult Lukas Greguska: „Sprzedaż detaliczna e-commerce wzrosła o 35% w 2020 r. w stosunku do 2019 r. To, na co firmy powinny się przygotować w 5 lat, musiały zrealizować w 1 rok!” Według ciekawego raportu pt. „Jak Polacy szukają i kupują produkty w Internecie?” w 2021 roku aż 79% polskich konsumentów deklaruje, że robi zakupy przez Internet częściej niż przed pandemią, a jeszcze więcej przekonało się, że zakupy on-line to szybki i łatwy sposób.

Wraz z rozrostem sprzedaży e-commerce w magazynach wielu branż nie tylko podniósł się poziom zatowarowania, wzrosła także dynamika rotacji towarów, pojawiło się więcej zwrotów oraz skomplikowały się procesy kompletacji. W związku z powyższym, niektóre magazyny stanęły przed nowymi problemami w zarządzaniu, a inne, już wcześniej źle zarządzane, znalazły się w krytycznej sytuacji.

Czy w magazynie faktycznie brakuje miejsca?

Bywa i tak, że wysoki poziom zapełnienia magazynu jest… sztuczny i wynika wyłącznie ze złej logistyki. Wydaje się, że magazyn pęka w szwach, a tak naprawdę „duża” zajętość jest efektem nieprawidłowego zarządzania zasobami. To jak z dziecięcym pokojem, w którym wszędzie leżą porozrzucane zabawki. Jeśli schowamy wszystko do szafek, koszy, szuflad i pod łóżko, to nagle okaże się, że w pokoju pojawiło się miejsce i nawet wydaje się być większy. Następnie kluczowym pozostaje utrzymanie tego stanu… W dziecięcym pokoju – praktycznie niemożliwe. W magazynie – proste z systemem WMS.

3 kroki do maksymalnego wykorzystania powierzchni magazynowej

Do zwiększenia wydajności magazynu przyczynią się:

1. optymalny projekt magazynu;
2. adekwatny sposób składowania towaru;
3. efektywne zarządzanie procesami magazynowymi z systemem informatycznym WMS.

Na początku był chaos… i wtedy pojawił się audyt

Dwa pierwsze kroki, tj. stworzenie optymalnego projektu magazynu i zastosowanie odpowiedniej infrastruktury magazynowej, należy bezwzględnie przeprowadzić przed wdrożeniem systemu WMS. Jeśli w źle zarządzanym magazynie wdrożymy system WMS, to usprawni on realizację… złych procesów.

Pamiętajmy, że system WMS wspomaga zarządzanie, odpowiada za przyspieszenie i optymalizację zachodzących w magazynie procesów. Jednak uprzednio procesy te muszą zostać odpowiednio zdefiniowane przez specjalistów. Często do ich określenia firmy potrzebują pomocy podmiotów z zewnątrz. Warto skorzystać z ich usług doradzczych. Niezależny audyt potrafi znacząco skrócić drogę do bardziej efektywnego zarządzania magazynem.

Krok 1. Optymalny projekt magazynu

Pierwszym krokiem w lepszym wykorzystaniu przestrzeni magazynowej jest odpowiednie zaprojektowanie układu i ulokowanie stref magazynowych.

Układ magazynu

Wybór najlepszego układu magazynu zależy od rodzaju działalności i specyfiki danego magazynu. Wyróżniamy następujące układy:

• układ przelotowy magazynu – dla magazynów o małym obrocie asortymentowym i dużych partiach dostaw;
• układ kątowy magazynu – dla magazynów o zróżnicowanym obrocie asortymentów towarowych;
• układ workowy magazynu – ze wspólną lub oddzielną strefą przyjęć i wydań, dla magazynów o różnym obrocie asortymentowym i małych partiach dostaw.

Strefy magazynowe

W każdym z układów magazynu inaczej ulokowane są strefy magazynowe. Najczęściej wyróżniamy 3 strefy: przyjęć, składowania i wydań. Niekiedy wyróżnia się 4 strefy, kiedy to ze strefy składowania wyodrębnia się dodatkową przestrzeń kompletacji. Podział na strefy jest podyktowany układem technologicznym magazynu, branżą w jakiej dana firma pracuje, liczbą obsługiwanych kanałów sprzedaży oraz wielkością realizowanych zamówień.

Projekt magazynu to zatem bardzo indywidualna realizacja, którą przeprowadza się w oparciu o kompletną wiedzę nt. funkcjonowania procesów logistycznych w danym przedsiębiorstwie, najlepiej podpartą wynikami obserwacji z zewnątrz – audytem logistycznym. Podsumowując, zastosowanie odpowiedniego dla danego magazynu projektu to wyjściowa do osiągnięcia satysfakcjonującej wydajności procesów.

Krok 2. Adekwatny sposób składowania towaru

W zależności od posiadanego asortymentu w magazynie należy zastosować odpowiedni sposób składowania. Towary mogą być przechowywane na podłodze, jak np. materiały budowlane lub na regałach – najbardziej popularna metoda. Na rynku istnieje bogaty wybór regałów, które, w ogólnej klasyfikacji, możemy podzielić na regały statyczne i dynamiczne.

Regały statyczne

Wśród regałów statycznych najbardziej popularne są tradycyjne regały paletowe lub półkowe. Możemy spotkać także regały wspornikowe, które dostosowane są do składowania długich produktów, inna ich nazwa to regały dłużycowe.

Regały dynamiczne

W zaawansowanych magazynach popularne jest stosowanie regałów dynamicznych, które realizują zasadę kompletacji „towar do człowieka”. Stopień zautomatyzowania tych regałów jest bardzo różny, często do ich obsługi wykorzystuje się system do zarządzania magazynem WMS. Możemy spotkać następujące regały ruchome:

• przesuwne,
• przepływowe (grawitacyjne),
• wsuwne (push-back),
• satelitarne (shuttle),
• karuzelowe – składają się z obrotowych półek, które mogą poruszać się wertykalnie lub horyzontalnie,
• windowe, tzw. szafy – w których towary składowane są na tacach, a specjalna winda transportuje je do okna odbioru.

Podobnie jak w przypadku projektu magazynu, zastosowanie odpowiedniej infrastruktury to bardzo indywidualna kwestia. Wybierając metody składowania należy wziąć pod uwagę nie tylko rodzaje towarów i specyfikę działania przedsiębiorstwa, ale też możliwości techniczne samych regałów.

Krok 3. Efektywne zarządzanie procesami magazynowymi z systemem informatycznym WMS

W ostatnim kroku do maksymalnego wykorzystania przestrzeni magazynowej, w przeciwieństwie do kroku 1. i 2.,  najistotniejszą rolę odgrywa nie człowiek, a system informatyczny go wspierający. To właśnie system do zarządzania magazynem WMS – Warehouse Managment System – efektywnie optymalizuje i automatyzuje wszystkie procesy logistyki magazynowej, w tym m.in.:

• organizację dostaw;
• procesy wewnętrzne, takie jak: relokacje, uzupełnienie stref pickingowych (replenishment);
• inwentaryzacje;
• procesy produkcyjne;
• organizację wydań.

Kompletacja towarów z systemem WMS

Szczególnie możliwości kompletacji z wykorzystaniem WMSa są ogromne. Zbiórka towarów może być prowadzona przez jednego lub wielu pracowników, zgodnie z zasadami FIFO, FEFO, LIFO lub uwzględniać indywidualne parametry towarowe. System pozwala łączyć wiele typów i strategii kompletacyjnych, a wszystko realizowane jest w czasie rzeczywistym. Zaawansowane algorytmy systemu WMS odpowiadają za jego szybkie i bezbłędne działanie. WMS zoptymalizowany do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa przyczynia się do efektywnego zarządzania magazynem i niesie realną pomoc magazynierom w ich codziennej pracy.

Przeczytaj również – Kompletacja zamówień w magazynie – Jak podnieść efektywność procesu?

Integracja WMS z automatyką magazynową

System WMS można zintegrować z nowoczesnymi rozwiązaniami technologicznymi – z automatyką magazynową. Inteligentne magazyny, w których pracę ludzi wspierają roboty lub w których pracuje wyłącznie sztuczna inteligencja nie są nowością, a stają się coraz bardziej popularne. W niektórych branżach, w związku ze specyfiką towarów magazynowych, są wręcz nieodzowne, np. branża automotive. Tymczasem zautomatyzowanie magazynów wymusza wdrożenie systemów sterujących pracą sztucznej inteligencji (AI – artificial intelligence). Przeznaczonymi do tego systemami są właśnie WMS-y.

Integracja WMS z systemami ERP

Wiele przedsiębiorstw posiada system do zarządzania procesami sprzedażowo-księgowymi, tzw. ERP. System ten zazwyczaj pozwala na nadzór nad stanami magazynowymi, jednak na tym jego funkcjonalność w tym zakresie jest ograniczona. ERP nie jest programem przeznaczonym do wykorzystania w logistyce magazynowej i nie może w żaden sposób konkurować ze specjalistycznym systemem WMS.

Innymi słowy, jeśli magazyn działa prężnie, a zachodzące w nim procesy są złożone, warto ulepszyć jego funkcjonowanie wdrażając profesjonalny system informatyczny do zarządzania, jakim jest Warehouse Management System. Większość dostępnych w Polsce systemów WMS jest przygotowana na bezproblemową integrację z dowolnym systemem ERP.

Więcej na ten temat możecie przeczytać w artykule – ERP, a WMS – jak ERP integruje się z systemami WMS?

Jak wykorzystać przestrzeń magazynu bez powiększania jego kubatury?

Reasumując, wielu przedsiębiorców zmaga się z brakiem miejsca w magazynie, co powoduje, że często szukają dodatkowej przestrzeni do składowania. Koszty takiej inwestycji są niemałe, a logistyka całego przedsięwzięcia ogromna: znalezienie odpowiedniego miejsca, dostosowanie infrastruktury i zagospodarowanie towaru, wreszcie koszty transportowe związane z nową lokalizacją oraz koszty nowych pracowników, czas na wdrożenie nowych procesów… Wyzwań jest sporo, a cały proces nie jest ani łatwy, ani przyjemny dla inwestora, zwłaszcza dla jego portfela.

Tymczasem są inne sposoby na maksymalnie wykorzystanie dostępnej w magazynie przestrzeni, bez powiększania jego kubatury. Są nimi omówione 3 kroki: odpowiedni układ magazynu, adekwatne sposoby składowania i efektywne zarządzanie procesami, możliwe z systemem WMS. Bez wątpienia, warto przed podjęciem jakichkolwiek działań skonsultować się z profesjonalnymi doradcami ds. logistyki i przeprowadzić audyt magazynu. Zrozumienie procesów i wyciągnięcie słusznych wniosków pozwoli sprawnie zrealizować 3 proste kroki do efektywnego zarządzania powierzchnią magazynową.