ERP, a WMS – jak ERP integruje się z systemami WMS?

W trakcie rozmów z firmami, które szukały oprogramowania do zarządzania logistyką wewnętrzną, często słyszymy, że potrzebują nowego systemu ERP lub, że właśnie wdrożyli nowy ERP i nie potrzebują nic więcej. Bardzo często system do zarządzania magazynem (WMS) jest mylony z oprogramowaniem do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) lub niejednokrotnie nazwy te są używane zamiennie.

Mimo, że każdy system ERP posiada moduł do zarządzania magazynem,  jego funkcjonalności są mocno ograniczone w stosunku do oprogramowania klasy WMS. Istotnym pytaniem jest, czy wybrać moduł magazynowy, który dostępny jest w standardzie wdrożonego w firmie systemu ERP, czy zainwestować w wyspecjalizowany system WMS.

Powody, dla których firmy zaczynają rozważać wdrożenie specjalistycznego systemu informatycznego w obszarze magazynu są zazwyczaj podobne: rozbudowa powierzchni magazynowej, a co za tym idzie coraz większa liczba operacji magazynowych do obsłużenia, złożoność procesów logistycznych, z którymi nie daje sobie rady system ERP, a także określone wymagania obsługiwanego Klienta (centra dystrybucyjne).

ERP vs WMS

System wms a erp to dwa systemy, które choć często współpracują, mają zupełnie różne cele. Systemy ERP i WMS uzupełniają się wzajemnie, tworząc zintegrowane środowisko biznesowe. ERP zapewnia ogólny obraz funkcjonowania przedsiębiorstwa, natomiast WMS pozwala na szczegółową kontrolę nad procesami magazynowymi. Choć WMS nie może zastąpić ERP, to znacząco zwiększa efektywność zarządzania magazynem, co przekłada się na poprawę ogólnych wyników firmy.

System erp a wms to odmienne narzędzia. Oprogramowanie ERP ułatwia głównie przepływ informacji między wszystkimi strategicznymi obszarami funkcjonowania firmy. Trzeba jednak pamiętać, że ideą systemów ERP jest ogarnięcie wszystkiego w jedną sensowną całość, ale żaden z nich nie został specjalnie zaprojektowany do obsługi dedykowanych rozwiązań, do obsługi magazynu. Niewątpliwą zaletą systemów ERP jest integracja wszystkich danych w jednym systemie oraz wielomodułowość. Wadą natomiast jest to, że nie wszystkie moduły są rozwinięte w jednakowym stopniu. Najczęściej, najlepiej rozwiniętymi częściami systemów ERP są w kolejności: kadry, księgowość, raportowanie, produkcja i na szarym końcu magazyn.

System ERP z powodzeniem obsłuży i zaspokoi potrzeby niewielkiej firmy. Jednak wraz z rozwojem, przedsiębiorstwa zajmujące się magazynowaniem, dystrybucją, produkcją i innymi branżami uzależnionymi od sprawnie funkcjonującego magazynu powinny doposażyć system ERP w system WMS.

Rozważając korzyści z wdrożenia WMS należy również wziąć pod uwagę kwestię zwrotu z inwestycji (ROI). Zadajmy swojej organizacji pytanie: ile straci lub ile zyska inwestując w rozwiązanie klasy WMS?

Wdrożenie osobnego systemu WMS pozwala zdywersyfikować ryzyko związane ze zmianą głównego systemu informatycznego. W sytuacji kiedy rozwój przedsiębiorstwa jest tak duży, że wymaga wymiany całego systemu ERP na dysponujący większymi możliwościami, osobny system WMS ratuje strategiczny dla działania obszar magazynu przed przestojem związanym z trudnościami wdrożenia nowego  ERP.

System WMS a ERP?

Systemy WMS w zasadzie posiadają wszystkie elementy modułu magazynowego ERP,  a dodatkowo funkcjonalności z obszaru operacyjnego zarządzania magazynem. Systemy WMS posiadają również większe możliwości dostosowania do specyfiki działania danego magazynu.

Systemy WMS projektowane są specjalnie do obsługi procesów, takich jak: realizacja zamówień, przyjęcie towaru, magazynowanie, kompletacja, wydanie, uzupełnianie stanów magazynowych, inwentaryzacja, śledzenie partii, zatowarowanie linii produkcyjnych itp. WMS pozwala na błyskawiczne reakcje i wspiera krytyczne decyzje dzięki najbardziej aktualnym i dokładnym informacjom udostępnianym w czasie rzeczywistym.

System zarządzania magazynem (WMS) jest w stanie śledzić ruch każdego przedmiotu, który został przyjęty na magazyn. Wskazuje optymalną lokalizację dla towaru, który ma zostać umieszczony w magazynie i robi to na podstawie danych historycznych, trendów oraz na podstawie informacji o zajętości nośników. Co więcej, na etapie kompletacji ten sam system wskaże magazynierom najkrótszą drogę do szukanego przedmiotu i zaplanuje trasę tak, aby po drodze skompletować całe zamówienie bez konieczności robienia tzw. „pustych przebiegów” po hali magazynowej.

Eliminując zbędne etapy, usuwając wąskie gardła, zwiększając wydajność magazynu i produktywność pracowników, WMS pomaga w rozwoju firmom, które w efekcie wdrożeniu zaczynają stosować zasadę lean: „rób więcej za mniej”.

Jeśli magazyn wymaga automatyki magazynowej, takiej jak: pick-by-voice lub pick-by-light, sortery, regały przesuwne itp., jest mało prawdopodobne, aby system ERP był w stanie go obsłużyć w sposób efektywny. Firmy często decydują się na wprowadzenie automatyki magazynowej na różnych etapach rozwoju magazynu. Jeżeli w przedsiębiorstwie zostało wcześniej wdrożone rozwiązanie WMS, integracja z automatyka magazynową będzie czystą formalnością.

Podsumowując, funkcje które posiada WMS, a brakuje ich w systemach ERP to:

• Rozdział pracy pomiędzy pracowników magazynu
• Kontrola realizacji i wydajności zleconej pracy
• Integracja z automatyką magazynową
• Możliwość zastosowania różnych jednostek logistycznych
• Śledzenie towaru w poszczególnych lokalizacjach magazynu
• Rejestracja czynności dodatkowych (sprzątanie, foliowanie, etykietowanie itp.)
• Informacje o dostępności towaru w czasie rzeczywistym
• Możliwość dzielenia zleceń na różne strefy
• Optymalizacja procesów logistycznych:

– proces przyjęcia

– proces rozkładania towaru (podpowiedź systemowa dotycząca optymalnej lokalizacji dla danego towaru)

– kompletacja (różne sposoby kompletacji dostosowane do charakteru zamówienia, np. zone picking, multipicking)

– integracja z systemami kurierskimi i spedycyjnymi

– wsparcie procesu załadunku

– kontrola wydawanego towaru

– optymalizacja tras kompletacji towaru

– podział magazynu na fizyczne i logiczne

– konsolidacja wysyłek

Integracja ERP z WMS

Systemy ERP, mimo iż posiadają moduły do zarządzania magazynem to swoją funkcjonalnością są one mocno ograniczone w stosunku do możliwości występujących w oprogramowaniu klasy WMS. Powody, dla których wykonuje się połączenia systemów są zazwyczaj podobne: powiększenie powierzchni magazynowej, zwiększenie obsługiwanej skali logistycznej, złożoność procesów, z którymi nie daje sobie rady obecny system ERP. Jednocześnie integracja systemów wbrew pozorom nie jest skomplikowana i czasochłonna. Procedury opracowane w DataConsult pozwalają skutecznie realizować standardowe połączenie systemu ExpertWMS® z czołówką polskich systemów klasy ERP.

Integracja systemów WMS i ERP – jakie są elementy gwarantujące sukces wymiany danych?

• • ERP i WMS to osobne narzędzia IT, konieczne jest zatem określenie, nadrzędności jednego kluczowego systemu, który stanowi wyższy priorytet w hierarchii i w którym odbywają się operacje związane z tworzeniem tzw. master data. Systemy wymieniają się informacjami, a w zależności od rodzaju danych, rola każdego z nich jest inna.
  • Przyjmując hierarchię systemów, należy określić także „język” w jakim będą się one ze sobą komunikować. Tworząc architekturę wymiany danych pomiędzy systemami, czynnikiem determinującym będzie technologia w jakiej zostały stworzone bazy danych systemów. Możemy mieć do czynienia z: wymianą plikową typu (XML, EDI), pośredniej bazy danych pomiędzy systemami lub za pomocą dedykowanych interfejsów (tzw. API)
  • Znając hierarchię oraz sposób komunikacji pomiędzy systemami, mapowany jest przepływ informacji oraz określany jest pełny zakres procesów/operacji, które mają być zautomatyzowane na podstawie bezpośredniego połączenia systemu ERP i WMS.
  • Połączenie systemów ERP i WMS nie będzie funkcjonować bez wdrożonej implementacji mechanizmów ścisłej kontroli poprawności danych. Automatyzacja informacji powiadomień, statusów i informacji zwrotnych, będzie odbywać się „w tle” bez ingerencji człowieka. Aby zachować poprawność obiegu informacji stosowane są mechanizmy kontrolujące, co pozwala uniknąć przesyłania zdublowanych informacji.
  • W trakcie modelowania połączenia należy zwrócić uwagę na czytelność statusów i informacji zwrotnych. Jednocześnie bardzo ważnym elementem jest przygotowanie raportu umożliwiającego weryfikację przesyłanych danych, zarówno tych błędnych jak i poprawnych.  Stanowi to pewnego rodzaju kryterium akceptacji przepływu informacji.
  • Złożoność integracji jest ostatnim elementem, który wymaga szczegółowej dyskusji oraz określenia zakresu w jakim ma być przeprowadzona automatyzacja wymiany danych. Biorąc pod uwagę fakt, że nie zawsze pełna integracja jest opłacalna, projekt może być realizowany etapami, tak by dynamika prac nie była poniżej oczekiwań, a termin realizacji nie był wydłużony.

Powyżej opisane elementy projektowe oraz wspomniane w nich ryzyka, przy prawidłowej identyfikacji oraz omówieniu przez każdego z dostawców, przyniosą na pewno pożądane efekty w zakresie działalności firmy. Podniesiona zostanie wydajność oraz efektywność pracy.

Zalety wdrożenia systemu WMS

Jakie korzyści odnoszą firmy, decydujące się na wdrożenie systemu WMS pomimo funkcjonującego już w organizacji systemu ERP?

• Zwiększenie wydajności pracy magazynu
• Maksymalne / lepsze wykorzystanie powierzchni magazynowej
• Poprawa jakości i szybkości kompletacji wysyłek
• Poprawa wskaźników dotyczących bieżącej pracy operatorów
• Możliwość zidentyfikowania czynności powodujących straty czasowe
• Skrócenie czasu realizacji poszczególnych operacji / zamówień / zadań
• Wzrost szybkości obsługi Klienta, a co za tym idzie zwiększenie poziomu satysfakcji Klienta
• Lepsza kontrola procesów logistycznych
• Redukcja pomyłek przy kompletacji i wydaniach
• Brak zwrotów wynikających z pomyłek operatorów
• Scenariusze inwentaryzacji: inwentaryzacja części zasobów bez blokowania przepływu towarów na magazynie
• Inwentaryzacja wybranej części magazynu
• Eliminacja wąskich gardeł w magazynie i na produkcji (płynne zatowarowanie produkcji)
• Kontrola nad rentownością i płynnością procesów magazynowych
• Redukcja kosztów logistycznych
• Pełny monitoring przepływu towarów
• Pełna identyfikacja asortymentu przypisanego do poszczególnych lokalizacji
• Wsparcie kontroli ilościowej i jakościowej
• Dostęp do informacji o datach ważności towarów
• Likwidowanie strat w związku z przeterminowanym towarem
• Realizacja zasad FIFO, LIFO, FEFO
• Redukcja / eliminacja dokumentacji papierowej
• Szybsze wdrożenie do pracy nowo zatrudnionych osób

Podsumowanie

Zastanawiasz się co wybrać – ERP vs WMS? Integracja tych dwóch systemów pozwala na osiągnięcie synergii i zwiększenie efektywności całej organizacji. Podjęcie decyzji, czy lepiej wdrożyć dedykowane rozwiązanie WMS do zarządzania magazynem, czy robić to poprzez system ERP, nie jest łatwe. Jeśli przeanalizujemy stosunek potencjalnych kosztów do korzyści, także tych utraconych, plany na rozwój przedsiębiorstwa na najbliższe 5-6 lat, możliwość rozwoju i elastyczność posiadanego już systemu, odpowiedź nasunie się sama. Nie każde przedsiębiorstwo posiadające magazyn wymaga zaawansowanego systemu WMS, ale każda firma, która chce zwiększać swoje obroty, zakres oferowanego towaru, poprawić obsługę Klienta i wyeliminować zbędne koszty, powinna zapoznać się z możliwościami takiego systemu i wpisać go w swój plan rozwojowy.