ERP to nie wszystko. Do czego firmom potrzebny jest system WMS?

W trakcie rozmów z firmami, które szukały oprogramowania do zarządzania logistyką wewnętrzną, często słyszymy, że potrzebują nowego systemu ERP lub, że właśnie wdrożyli nowy ERP i nie potrzebują nic więcej. Bardzo często system do zarządzania magazynem (WMS) jest mylony z oprogramowaniem do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) lub niejednokrotnie nazwy te są używane zamiennie.

Mimo, że każdy system ERP posiada moduł do zarządzania magazynem,  jego funkcjonalności są mocno ograniczone w stosunku do oprogramowania klasy WMS. Pytanie za milion dolarów dotyczy tego, czy wybrać moduł magazynowy, który dostępny jest w standardzie wdrożonego w firmie systemu ERP, czy zainwestować w wyspecjalizowany system WMS.

Powody, dla których firmy zaczynają rozważać wdrożenie specjalistycznego systemu informatycznego w obszarze magazynu są zazwyczaj podobne: rozbudowa powierzchni magazynowej, a co za tym idzie coraz większa liczba operacji magazynowych do obsłużenia, złożoność procesów logistycznych, z którymi nie daje sobie rady system ERP, a także  określone wymagania obsługiwanego Klienta (centra dystrybucyjne).

PLUSY DODATNIE, PLUSY UJEMNE

Oprogramowanie ERP ułatwia głównie przepływ informacji między wszystkimi strategicznymi obszarami funkcjonowania firmy. Trzeba jednak pamiętać, że ideą systemów ERP jest ogarnięcie wszystkiego w jedną sensowną całość, ale żaden z nich nie został specjalnie zaprojektowany do obsługi dedykowanych rozwiązań, do obsługi magazynu. Niewątpliwą zaletą systemów ERP jest integracja wszystkich danych w jednym systemie oraz wielomodułowość. Wadą natomiast jest to, że nie wszystkie moduły są rozwinięte w jednakowym stopniu. Najczęściej, najlepiej rozwiniętymi częściami systemów ERP są w kolejności: kadry, księgowość, raportowanie, produkcja i na szarym końcu magazyn.

System ERP z powodzeniem obsłuży i zaspokoi potrzeby niewielkiej firmy. Jednak wraz z rozwojem, przedsiębiorstwa zajmujące się magazynowaniem, dystrybucją, produkcją i innymi branżami uzależnionymi od sprawnie funkcjonującego magazynu powinny doposażyć system ERP w system WMS.

Rozważając korzyści z wdrożenia WMS należy również wziąć pod uwagę kwestię zwrotu z inwestycji (ROI). Zadajmy swojej organizacji pytanie: ile straci lub ile zyska inwestując w rozwiązanie klasy WMS?

Wdrożenie osobnego systemu WMS pozwala zdywersyfikować ryzyko związane ze zmianą głównego systemu informatycznego. W sytuacji kiedy rozwój przedsiębiorstwa jest tak duży, że wymaga wymiany całego systemu ERP na dysponujący większymi możliwościami, osobny system WMS ratuje strategiczny dla działania obszar magazynu przed przestojem związanym z trudnościami wdrożenia nowego  ERP.

CO POTRAFI WMS, A CZEGO NIE UMIE ZROBIĆ ERP?

Systemy WMS w zasadzie posiadają wszystkie elementy modułu magazynowego ERP,  a dodatkowo funkcjonalności z obszaru operacyjnego zarządzania magazynem. Systemy WMS posiadają również większe możliwości dostosowania do specyfiki działania danego magazynu.

Systemy WMS projektowane są specjalnie do obsługi procesów, takich jak: realizacja zamówień, przyjęcie towaru, magazynowanie, kompletacja, wydanie, uzupełnianie stanów magazynowych, inwentaryzacja, śledzenie partii, zatowarowanie linii produkcyjnych itp. WMS pozwala na błyskawiczne reakcje i wspiera krytyczne decyzje dzięki najbardziej aktualnym i dokładnym informacjom udostępnianym w czasie rzeczywistym.

System zarządzania magazynem (WMS) jest w stanie śledzić ruch każdego przedmiotu, który został przyjęty na magazyn. Wskazuje optymalną lokalizację dla towaru, który ma zostać umieszczony w magazynie i robi to na podstawie danych historycznych, trendów oraz na podstawie informacji o zajętości nośników. Co więcej, na etapie kompletacji ten sam system wskaże magazynierom najkrótszą drogę do szukanego przedmiotu i zaplanuje trasę tak, aby po drodze skompletować całe zamówienie bez konieczności robienia tzw. „pustych przebiegów” po hali magazynowej.

Eliminując zbędne etapy, usuwając wąskie gardła, zwiększając wydajność magazynu i produktywność pracowników, WMS pomaga w rozwoju firmom, które w efekcie wdrożeniu zaczynają stosować zasadę lean: „rób więcej za mniej”.

Jeśli magazyn wymaga automatyki magazynowej, takiej jak: pick-by-voice lub pick-by-light, sortery, regały przesuwne itp., jest mało prawdopodobne, aby system ERP był w stanie go obsłużyć w sposób efektywny. Firmy często decydują się na wprowadzenie automatyki magazynowej na różnych etapach rozwoju magazynu. Jeżeli w przedsiębiorstwie zostało wcześniej wdrożone rozwiązanie WMS, integracja z automatyka magazynową będzie czystą formalnością.

Podsumowując, funkcje które posiada WMS, a brakuje ich w systemach ERP to:

• Rozdział pracy pomiędzy pracowników magazynu
• Kontrola realizacji i wydajności zleconej pracy
• Integracja z automatyką magazynową
• Możliwość zastosowania różnych jednostek logistycznych
• Śledzenie towaru w poszczególnych lokalizacjach magazynu
• Rejestracja czynności dodatkowych (sprzątanie, foliowanie, etykietowanie itp.)
• Informacje o dostępności towaru w czasie rzeczywistym
• Możliwość dzielenia zleceń na różne strefy
• Optymalizacja procesów logistycznych:

– proces przyjęcia

– proces rozkładania towaru (podpowiedź systemowa dotycząca optymalnej lokalizacji dla danego towaru)

– kompletacja (różne sposoby kompletacji dostosowane do charakteru zamówienia, np. zone picking, multipicking)

– integracja z systemami kurierskimi i spedycyjnymi

– wsparcie procesu załadunku

– kontrola wydawanego towaru

– optymalizacja tras kompletacji towaru

– podział magazynu na fizyczne i logiczne

– konsolidacja wysyłek

INTEGRACJA ERP Z WMS

Elastyczność i skalowalność są kluczowe dla każdej wielkości firmy. Jednym ze sposobów na rozwój biznesu jest możliwość zaspokojenia wszystkich potrzeb Klienta. O długotrwałej współpracy z Klientami nie decyduje tylko niska cena, ale również wysoki poziom obsługi potrzeb Klienta. Na etapie przyjmowania zamówień WMS ściśle współpracuje z systemami ERP. Ścisła integracja systemu ERP z WMS zapewnia odpowiedni poziom widoczności, kontroli i reakcji niezbędny do obsługi takiej strategii. Jeśli chodzi o integrację WMS – ERP, należy zadbać o to, aby wybrać rozwiązanie firmy o doświadczeniu w tego typu wdrożeniach. Zrozumienie zawiłości systemu ERP jest kluczem do udanego wdrożenia przy pełnym wykorzystaniu mocnych stron i możliwości każdego systemu. Zintegrowane rozwiązanie WMS – ERP maksymalizuje zwrot z inwestycji, zwiększając możliwości ERP dzięki zaawansowanemu systemowi WMS.

ZALETY WDROŻENIA SYSTEMU WMS

Jakie korzyści odnoszą firmy, decydujące się na wdrożenie systemu WMS pomimo funkcjonującego już w organizacji systemu ERP?

• Zwiększenie wydajności pracy magazynu
• Maksymalne / lepsze wykorzystanie powierzchni magazynowej
• Poprawa jakości i szybkości kompletacji wysyłek
• Poprawa wskaźników dotyczących bieżącej pracy operatorów
• Możliwość zidentyfikowania czynności powodujących straty czasowe
• Skrócenie czasu realizacji poszczególnych operacji / zamówień / zadań
• Wzrost szybkości obsługi Klienta, a co za tym idzie zwiększenie poziomu satysfakcji Klienta
• Lepsza kontrola procesów logistycznych
• Redukcja pomyłek przy kompletacji i wydaniach
• Brak zwrotów wynikających z pomyłek operatorów
• Scenariusze inwentaryzacji: inwentaryzacja części zasobów bez blokowania przepływu towarów na magazynie
• Inwentaryzacja wybranej części magazynu
• Eliminacja wąskich gardeł w magazynie i na produkcji (płynne zatowarowanie produkcji)
• Kontrola nad rentownością i płynnością procesów magazynowych
• Redukcja kosztów logistycznych
• Pełny monitoring przepływu towarów
• Pełna identyfikacja asortymentu przypisanego do poszczególnych lokalizacji
• Wsparcie kontroli ilościowej i jakościowej
• Dostęp do informacji o datach ważności towarów
• Likwidowanie strat w związku z przeterminowanym towarem
• Realizacja zasad FIFO, LIFO, FEFO
• Redukcja / eliminacja dokumentacji papierowej
• Szybsze wdrożenie do pracy nowo zatrudnionych osób

PODSUMOWANIE

Podjęcie decyzji, czy lepiej wdrożyć dedykowane rozwiązanie WMS do zarządzania magazynem, czy robić to poprzez system ERP, nie jest łatwe. Jeśli przeanalizujemy stosunek potencjalnych kosztów do korzyści, także tych utraconych, plany na rozwój przedsiębiorstwa na najbliższe 5-6 lat, możliwość rozwoju i elastyczność posiadanego już systemu, odpowiedź nasunie się sama. Nie każde przedsiębiorstwo posiadające magazyn wymaga zaawansowanego systemu WMS, ale każda firma, która chce zwiększać swoje obroty, zakres oferowanego towaru, poprawić obsługę Klienta i wyeliminować zbędne koszty, powinna zapoznać się z możliwościami takiego systemu i wpisać go w swój plan rozwojowy.