ZARZĄDZANIE ZAPASAMI W MAGAZYNIE

Zarządzanie zapasami to termin  mówiący o śledzeniu dostępności artykułu oraz jego stanu magazynowego. Aby prawidłowo nimi zarządzać należy odpowiedzieć na podstawowe pytania:

• Czy towary będą znajdowały się we wszystkich lokalizacjach magazynowych?
• Czy część towarów nie będą magazynowane tylko zamawiane zgodnie z bieżącym zamówieniom?

Dla każdego przedsiębiorstwa ważne jest wyznaczenie zapasu bezpieczeństwa dla wszystkich lokalizacji, w których magazynujemy zapasy. Warto wspomnieć, że zapasem bezpieczeństwa są  towary nienaruszane, które są  zabezpieczeniem i wykorzystywane są  w przypadku wahania popytu w celu zapewnienia odpowiedniej obsługi klienta. Dla większości magazynów podstawowym problemem jest wyznaczenie prawidłowej wielkości zapasu. Należy zatem obliczyć go w taki sposób by nie ponosić zbyt dużych kosztów w przechowywania towarów natomiast zminimalizować ryzyko niedoboru materiału.

ANALIZA POKRYCIA

Decydując się na zarzadzanie zaspami warto zrobić analizę pokrycia. Jest to sposób na zmniejszenie kosztów zapasów i ma na celu wyznaczania liczby dostaw dla poszczególnych towarów w pewnym okresie. Istotnym krokiem jest wyznaczenie stałej liczby dostaw w określonym czasie, które zostaną podzielone na poszczególne grupy towarów zapewniając, że suma kosztów utrzymania zapasu obrotowego będzie mniejsza.

DLACZEGO WARTO ROBIĆ POMIAR ZAPASÓW?

Przede Wszystkim jest to istotna kwestia podejmowanych przez nas decyzji operacyjnych. Drugim ważnym powodem zrealizowania pomiarów zapasów jest ocena czy realizacja pokrywa się z założonymi celami. Ważne jest, zatem wyznaczenie sobie precyzyjnych celów,  np. określenie zapasu na dany okres i kontrola tych działań oraz ich korygowanie.

W terminologii zarzadzania zapasami najczęściej spotykanymi miernikami do ich oceny jest wyznaczenie:

• Wskaźnika rotacji zapasów,
• Średniego zapasu,
• Poziom obsługi uwarunkowany od zapasów.

Zacznijmy od kwestii wskaźnika rotacji zapasów, który jest przeciwieństwem wskaźnika pokrycia. Określa wiec, zatem wielokrotność rotacji zapasów liczony w danym okresie czasowym, dla którego wskazano popyt. Aby prawidłowo obliczyć wskaźnik należy wielkość popytu (P) podzielić przez wielkość zapasów (Z).

Kolejnym miernikiem jest wyznaczenie średniego zapasu jednak jest on zależny od dwóch czynników. Pierwszym z nim jest zapas bezpieczeństwa natomiast drugim jest zapas dedykowany pod zamówienia. Wyliczanie, zatem średniego poziomu zapasu jest proste. Do połowy wielkości danego zamówienia należy dodać zapas bezpieczeństwa. Przykładowo, jeśli zamawiana liczba sztuk wynosiłaby 50 a zapas zabezpieczający wynosiłby 10. Średni zapas wyniesie 35.

Ostatnim opisywanym miernikiem jest poziom obsługi uwarunkowany od zapasów. Jest to stosunek zrealizowanych zamówień dla klientów z utrzymywanych zapasów do sumy wszystkich składanych zamówień.

ANALIZA ABC

Praktycznym sposobem na zarzadzanie zapasami w dystrybucji jest Analiza ABC.

Analiza ta pozwala na organizację różnych grup towarów w firmie w zależności od ich wartości oraz obrotów. Pozwala na rozmieszczenie produktu pod względem ekonomicznym dla firmy. Podstawą tej analizy jest zasada Pareto lub nazywana inaczej 80/20 lub Analizą XYZ. W praktyce oznacza to ze 80 % ruchu towarów generuje 20% artykułu. Analogicznie pozostałe 20% ruchu generuje pozostałe 80% towarów. Zgodnie z analizą ABC towary klasyfikuje się do trzech grup;

Towary A  stanowiące ok 20% zapasów magazynowych które  generują 80% udziału. W tej grupie towarowej powinien być zapewniony zapas ponieważ znajdują się w niej kluczowe, zapewniające największe zyski dla firmy towary.

Towary z gruby B  stanowią zazwyczaj 30 % zapasów i generują ok 15% udziału. Towaru powinny być umieszczane na średniej wysokości i wymagają mniejszego zaangażowania przy utrzymaniu zapasów niż towary z grupy A.

Towary C stanowią ok 50 % zapasów magazynowych i wynoszą ok 5% udziału.     Tworzy liczna grupę produktów jednak ze względu na niska wartość zapasów w tym przypadku powinna być stosowana uproszczona metoda zamawiania i procesu zakupu.

Efekty prowadzonych działań w zarzadzaniu zapasami powinny być stale monitorowane i dopasowane do zapotrzebowania rynku. Prawidłowa kontrola nad zapasami pozwoli na zmniejszenie kosztów magazynowych.