Zarządzanie zapasami w magazynie

JAK ZARZĄDZAĆ ZAPASAMI W MAGAZYNIE?

Zarządzanie zapasami to termin mówiący o śledzeniu dostępności artykułu oraz jego stanu magazynowego. Aby prawidłowo nimi zarządzać należy odpowiedzieć na podstawowe pytania:

• Czy towary będą znajdowały się we wszystkich lokalizacjach magazynowych?
• Czy część towarów nie będzie magazynowana, tylko zamawiana zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem?

Dla każdego przedsiębiorstwa ważne jest wyznaczenie zapasu bezpieczeństwa dla wszystkich lokalizacji, w których magazynujemy zapasy. Warto wspomnieć, że zapasem bezpieczeństwa są towary nienaruszane, które są  zabezpieczeniem. Wykorzystywane są w przypadku wahania popytu po to, by zapewnić odpowiednią obsługę Klienta. Dla większości magazynów podstawowym problemem jest wyznaczenie prawidłowej wielkości zapasu. Należy zatem obliczyć go w taki sposób, by nie ponosić zbyt dużych kosztów przechowywania towarów i jednocześnie zminimalizować ryzyko niedoboru materiału.

ANALIZA POKRYCIA

Decydując się na zarzadzanie zaspami warto zrobić analizę pokrycia. Jest to sposób na zmniejszenie kosztów zapasów i ma na celu wyznaczenie liczby dostaw dla poszczególnych towarów w pewnym okresie. Istotnym krokiem jest wyznaczenie stałej liczby dostaw w określonym czasie, które zostaną podzielone na poszczególne grupy towarów zapewniając, że suma kosztów utrzymania zapasu obrotowego będzie mniejsza.

DLACZEGO WARTO ROBIĆ POMIAR ZAPASÓW W MAGAZYNIE?

Przede wszystkim jest to istotna kwestia podejmowanych przez nas decyzji operacyjnych. Drugim ważnym powodem zrealizowania pomiarów zapasów jest ocena czy realizacja pokrywa się z założonymi celami. Ważne jest zatem wyznaczenie sobie precyzyjnych celów,  np. określenie zapasu na dany okres i kontrola tych działań oraz ich korygowanie.

W terminologii zarzadzania zapasami najczęściej spotykanymi miernikami do ich oceny jest wyznaczenie:

• Wskaźnika rotacji zapasów,
• Średniego zapasu,
• Poziom obsługi uwarunkowanego od zapasów.

Zacznijmy od kwestii wskaźnika rotacji zapasów, który jest przeciwieństwem wskaźnika pokrycia. Określa wiec zatem wielokrotność rotacji zapasów liczoną w danym okresie czasowym, dla którego wskazano popyt. Aby prawidłowo obliczyć wskaźnik, należy wielkość popytu (P) podzielić przez wielkość zapasów (Z).

Kolejnym miernikiem jest wyznaczenie średniego zapasu, który jest zależny od dwóch czynników. Pierwszym z nim jest zapas bezpieczeństwa natomiast, drugim jest zapas dedykowany pod zamówienia. Wyliczanie średniego poziomu zapasu jest proste. Do połowy wielkości danego zamówienia należy dodać zapas bezpieczeństwa. Przykładowo, jeśli zamawiana liczba sztuk wynosiłaby 50, a zapas zabezpieczający wynosiłby 10, to średni zapas wyniesie 35.

Ostatnim opisywanym miernikiem jest poziom obsługi uwarunkowany od zapasów. Jest to stosunek zrealizowanych zamówień dla Klientów z utrzymywanych zapasów do sumy wszystkich składanych zamówień.

ANALIZA ABC – PRAKTYCZNE ZARZĄDZANIE ZAPASAMI

Praktycznym sposobem na zarzadzanie zapasami w dystrybucji jest analiza ABC.

Analiza ta pozwala na organizację różnych grup towarów w firmie w zależności od ich wartości oraz obrotów. Dzięki analizie ABC możliwe jest rozmieszczenie produktu pod względem ekonomicznym dla firmy. Podstawą tej analizy jest zasada Pareto, nazywana inaczej 80/20 lub analiza XYZ. W praktyce oznacza to, że 80 % ruchu towarów generuje 20% artykułu. Analogicznie, pozostałe 20% ruchu generuje pozostałe 80% towarów. Zgodnie z analizą ABC towary klasyfikuje się do trzech grup:

Towary A stanowiące ok. 20% zapasów magazynowych, które generują 80% udziału. W tej grupie towarowej powinien być zapewniony zapas, ponieważ znajdują się w niej kluczowe, dające firmie największe zyski towary.

Towary z gruby B stanowią zazwyczaj 30% zapasów i generują ok. 15% udziału. Towaru powinny być umieszczane na średniej wysokości i wymagają mniejszego zaangażowania przy utrzymaniu zapasów, niż towary z grupy A.

Towary C stanowią ok. 50% zapasów magazynowych i wynoszą ok. 5% udziału.  Tworzą liczną grupę produktów, jednak ze względu na niską wartość zapasów w ich przypadku powinna być stosowana uproszczona metoda zamawiania i procesu zakupu.

Efekty prowadzonych działań w zarzadzaniu zapasami powinny być stale monitorowane i dopasowane do zapotrzebowania rynku. Prawidłowa kontrola nad zapasami pozwoli na zmniejszenie kosztów magazynowych.