Czy Twoja logistyka jest elastyczna? – Elastyczne systemy logistyczne pod lupą

Elastyczne systemy logistyczne

W trakcie spotkań analitycznych, przed wdrożeniem systemu WMS w Centrach Logistycznych,  można wyraźnie zauważyć, że priorytetem dla firm jest uzyskanie elastycznego rozwiązania, które będzie dostosowane do wykorzystywanej infrastruktury magazynowej. Kierownicy projektów, z którymi współpracujemy, dobierają proporcję pomiędzy budżetem projektu oraz możliwościami technologicznym, jakie mogą mieć zastosowanie w magazynie. Jednym z ważniejszych kryteriów dla prowadzonych analiz jest elastyczność logistyki i jej odwzorowanie w systemie WMS.

Czym jest wspomniana elastyczność? Patrząc z punktu technicznego, jest to stopień skalowania i wykorzystywania istniejących funkcjonalności w celu sprostania pojawiającym się oczekiwaniom. Przykładowo, będzie to możliwość analizowania oraz określania klasyfikacji rotacji towarów na podstawie metody ABC  i następnie kształtowania rozmieszczenia towarów w magazynie według przydzielonej do niego kategorii.

W świecie Centrów Logistycznych, gdzie tempo zmian stale wzrasta, elastyczność stała się bardzo pożądaną i wręcz oczekiwaną (standardową) cechą systemu WMS. Standardy obsługi Klientów zmieniają się każdego dnia, firmy dystrybucyjne na całym świecie, wymagają od współpracujących z nimi operatorów logistycznych wykorzystywania nowoczesnych technologii w celu uzyskania jak najkrótszej obsługi Klienta detalicznego.

Elastyczne systemy logistyczne stają się czynnikiem decydującym o zawarciu umowy z nowymi partnerami biznesowymi. W trakcie negocjacji z potencjalnym najemcą magazynu, bardzo ważną rolę odgrywa czas przejęcia obsługi wszystkich kanałów dystrybucyjnych oraz operacji logistycznych. Na etapie definiowania porozumień biznesowych warunkiem stającym na przeszkodzie do osiągnięcia sukcesu, może być:

• szybkość oraz możliwość przeprowadzenia integracji z systemem zewnętrznym,
• możliwość przygotowania raportów obsługi logistyki,
• dostosowanie infrastruktury magazynu (wykorzystanie automatyki, skanerów itp.).

Systemy WMS, które mają zastosowanie w Centrach Logistycznych muszą odpowiadać na potrzeby powyższego manifestu elastyczności oraz zwinności. Spełnienie wymagań związanych z wieloma strategiami realizacji operacji logistycznych oraz odpowiedź na pytanie czy system WMS zapewnia nam elastyczność, należy zidentyfikować poprzez analizę następujących obszarów.

Definiowanie strategii obsługi partnera biznesowego

Obsługa wielu Klientów w jednym magazynie oraz w jednym systemie WMS wymaga dopracowania wszystkich najdrobniejszych szczegółów w operacjach logistycznych. Prowadząc obsługę Klienta należy uwzględnić specyfikę towaru, z jaką będzie pracował Operator Logistyczny – w celu zapewnienia odpowiedniej infrastruktury (odpowiedni typ regałów, oklejone miejsca paletowe, skanery, drukarki). Posiadając dostosowany obiekt do danego Klienta należy zwrócić dużą uwagę na sposób planowania wysyłek przez dział administracji. Osoby na co dzień planujące wysyłki, powinny dysponować możliwością określenia strategii wydania poszczególnych zleceń z magazynu, np. w trybie pełnopaletowym lub w formie zaawansowanego multipickingu planowanego na podstawie parametrów towarowych.

Konfiguracja systemu WMS powinna być również w pełni kompatybilna z obsługą braków magazynowych lub nadwyżek. Możliwość indywidualnych ustawień konfiguracji dla obsługiwanych firm pozwala lepiej zarządzać niespodziewanymi zleceniami. Doskonałym przykładem takiego zjawiska są często spotykane zmiany w otrzymanych dokumentach. Klienci na ostatnim etapie kompletacji lub załadunku przekazują informację o konieczności wycofania asortymentu z wysyłki lub dołożenia dodatkowego indeksu towarowego.

Każda z powyższych strategii może być dowolnie edytowana dla odrębnie obsługiwanej firmy. Dzięki temu pomimo jednego systemu WMS wykorzystywanego w magazynie, każdy Klient danego Centrum Logistycznego posiada swoje dedykowane ustawienia, którymi użytkownicy mogą sterować globalnie według bieżących potrzeb logistycznych.

Elastyczny system WMS powinien wpływać również na logistykę poprzez udostępnienie mechanizmów pozwalających użytkownikowi na samodzielną konfigurację obsługiwanych partnerów biznesowych. Dodanie nowej firmy do obsługi nie powinno wiązać się z koniecznością angażowania działu IT. Doskonałym rozwiązaniem w kontekście tej potrzeby jest stworzenie kreatora firmy, który prowadzi użytkowników krok po kroku pozwalając określać:

1. Magazyn, w którym ma być firma obsługiwana.
2. Rodzaje nośników, z jakich firma powinna korzystać.
3. Strategię przyjęć, jakie są definiowane dla danej firmy.
4. Strategię kompletacji, jakie są definiowane dla danej firmy.
5. Dostęp do modułów udostępnianych Online.

Widoczność „magazynu”

Logistyka kontraktowa ze względu na swoją złożoność wymaga przejrzystości i dostępu do najważniejszych informacji na każdym szczeblu operacji. Operator Logistyczny jest wręcz zobligowany do przekazywania Klientom cyklicznych raportów związanych ze stanami magazynowymi lub historią operacji. W celu zmniejszenia czasochłonności związanej z raportowaniem podstawowych informacji oraz zwiększeniem efektywności komunikacji z Klientem, warto uwolnić swoją logistykę poprzez wykorzystanie interfejsów WWW.

Zapewnieniu elastyczności podczas cyklicznego kontaktu z partnerami powinno posłużyć przeniesienie następujących danych magazynowych do interfejsów obsługiwanych przez przeglądarkę/telefon/tablet:

• danych o aktualnych zasobach magazynowych,
• historii obrotu jednostkami logistycznymi,
• historii wykonanych zleceń magazynowych,
• raportów operacji logistycznych.

Dowiedz się więcej, co o ExpertWMS Online mówi jeden z naszych klientów: https://www.alegre.pl/aktualnosci/118-wms-online-nowy-standard-logistyki-dla-klientow-alegre

Raport operacji logistycznych

Elementem wymaganym podczas współpracy z zewnętrznym operatorem logistycznym jest comiesięczne raportowanie oraz fakturowanie wykonanych operacji logistycznych. W przypadku braku odpowiednich danych w systemie WMS przygotowanie miesięcznego raportu dla kilkudziesięciu Klientów może być tak czasochłonne, że przekroczy wartość wykonanych operacji. Jednocześnie należy pamiętać, że raportowania nie można zaniedbać, ponieważ jest to czynnik, który w sposób dynamiczny wpływa na relację z obsługiwanymi partnerami. Rozwiązaniem tego problemu jest ROL, czyli raport operacji logistycznych wbudowany w system WMS.

Posiadanie szczegółowych informacji w systemie WMS odnośnie wykonanych operacji zarówno podstawowych: przyjęcia, kompletacja, załadunek oraz dedykowanych: etykietowanie, foliowanie itp. jest elementem pozwalającym Operatorom Logistycznym wykazać elastyczność w rozmowach biznesowych ze swoimi Klientami, a nawet wpłynąć na negocjowane warunki współpracy.

Przedstawienie statystyk z wybranego okresu (np. tydzień, miesiąc, kwartał) pozwala na zwizualizowanie wysiłku pracowników Centrum Logistycznego, jaki jest wkładany w poszczególne operacje.

Automatyczne generowanie raportów przez system WMS jest elementem wpływającym na elastyczność wymiany danych pomiędzy partnerami z możliwością uzyskania zysku dla obu stron. Raporty te powinny obejmować informacje o:

• paletach obsłużonych bieżącego dnia, miesiąca lub kwartału,
• składowanych paletach bieżącego dnia, miesiąca lub kwartału,
• zarejestrowanych operacjach dodatkowych bieżącego dnia, miesiąca lub kwartału,
• zbiorczych zestawieniach wszystkich zarejestrowanych operacji w wybranym okresie.

Integracja z systemami zewnętrznymi

Centrum Logistyczne jest miejscem łączenia się wielu systemów informatycznych, które mają wpływ na jakość logistyki. Zaniedbanie elementu prawidłowej integracji systemów IT może doprowadzić do zderzenia się mechanizmów zaprojektowanych przez kilka działów programistycznych i w efekcie spowodować katastrofę w postaci znacznych opóźnień w wysyłkach.

W celu pozyskania kolejnych Klientów, Operator Logistyczny musi posiadać infrastrukturę informatyczną pozwalającą na wydajną obsługę jak największej ilości operacji logistycznych. Ze względu na ryzyko spotkania się wielu systemów IT w jednym miejscu podczas implementacji należy zwracać szczególną uwagę na możliwości przeprowadzenia prawidłowej synchronizacji danych.

WMS pełniący rolę systemu czuwającego nad operacjami magazynowymi powinien być gotowy na integrację z dowolnym systemem IT. W trakcie wdrażania systemu WMS w Centrach Logistycznych szczególną uwagę należy poświęcić na analizę możliwości płynnej wymiany danych z systemem TMS lub mechanizmami udostępnianymi przez kurierów.

Przepływ danych w czasie rzeczywistym do i z systemu TMS pozwala usprawnić komunikację pomiędzy operatorami magazynu, a działami spedycji. Dzięki temu dane o zaplanowanych trasach lub awizowanych dostawach/przesyłach mogą być błyskawicznie wymieniane pomiędzy najważniejszymi ogniwami łańcucha logistycznego.

Dodatkowo udostępnienie możliwości automatycznego generowania listu przewozowego lub etykiety spedycyjnej dla kompletowanych zleceń, pozwala użytkownikom magazynu skupić się na przygotowaniu towaru do transportu bez konieczności żmudnego wypełniania kompletu dokumentacji dla kierowców.

Odpowiadając na pytanie zawarte w tytule artykułu, w celu oceny elastyczności logistyki magazynowej szczególną uwagę należy zwrócić na wykorzystywany system WMS. W obecnym trendzie nieograniczonego przepływu danych system obsługujący logistykę magazynową musi być narzędziem usprawniającym pracę działu logistyki. Wykorzystywane funkcjonalności powinny zapewniać elastyczność w obsłudze każdego zlecenia otrzymanego od firmy dystrybucyjnej. Identyfikacja wszystkich obszarów analizy przedstawionych w artykule pozwala zapewnić przewagę konkurencyjną w przypadku negocjowania czasu oraz zakresu obsługi nawet najbardziej wymagających Klientów.

Produkowany przez nas system ExpertWMS® 3PL znajduje się w czołówce rozwiązań logistycznych dedykowanych dla Centrów Logistycznych. Dzięki zdobytemu doświadczeniu w obsłudze wielu wymagających operatorów logistycznych posiadamy narzędzia pozwalające zastosować najnowocześniejsze technologie w logistyce. Wdrożenie systemu ExpertWMS® 3PL pozwala przejąć kontrolę nie tylko nad logistyką magazynu, ale zapewnić firmie pożądaną na rynku cechę elastyczności względem oczekiwań Klienta.

Autor: Arkadiusz Włoch – kierownik projektu wdrożeniowego