Systemy WMS dla e-commerce – odpowiednia obsługa logistyczna sklepów internetowych

Logistyka dla e commerce

Rok 2021 został okrzyknięty rekordowym rokiem dla rozwoju logistyki magazynowej. Tendencja wzrostowa nadal się utrzymuje się, a szczególnie rozwojowa jest logistyka dla e commerce. Coraz szersze grono przedsiębiorców odpowiada na nowe wyzwania logistyczne i szuka bardziej efektywnego sposobu zarządzania magazynem. Gwałtowny wzrost liczby klientów z kanału e-commerce przekłada się na inwestycje w system WMS dla e-commerce. Enterprise Resource Planning, z którego najczęściej korzystają firmy handlowe, pozwala co prawda kontrolować stany magazynowe w sklepie internetowym, ale nie ma tak rozbudowanych możliwości jak program WMS typowo do zarządzania magazynem.

Czym zajmuje się logistyka ecommerce?

Logistyka w sklepie internetowym to wszystko, co dzieje się z zamówieniem od momentu kliknięcia „kup” aż do tego, gdy paczka trafi pod drzwi.

Etapy takiej logistyki dzielimy na:

• Przygotowanie towaru
• Kompletowanie zamówienia
• Pakowanie
• Wysyłka
• Dostawa
• Zwroty/reklamacje

Dlaczego logistyka ecommerce jest taka ważna? Bo od tego, jak sprawnie działa cały ten proces, zależy czy Klient będzie zadowolony z zakupów i czy wróci do sklepu następnym razem.

Obsługa logistyczna e commerce

Obsługa logistyczna sklepów internetowych to cały proces, który zaczyna się od momentu złożenia zamówienia przez Klienta, a kończy na dostarczeniu paczki pod wskazany adres. To bardzo ważne, żeby ten proces był dobrze zorganizowany, bo od tego zależy zadowolenie Klientów i sukces sklepu.

Co to oznacza w praktyce?

1. Magazyn: Jeśli masz własny magazyn, to tam przechowujesz wszystkie swoje produkty. Musisz zadbać o to, żeby wszystko było poukładane, żeby łatwo było znaleźć to, czego szuka Klient. Do tego potrzebne są regały, półki i specjalne programy komputerowe (typu WMS), które pomagają w zarządzaniu magazynem.
2. Kompletacja zamówień: Kiedy ktoś kupuje coś w sklepie, pracownicy muszą znaleźć wszystkie produkty z tego zamówienia i spakować je razem.
3. Wysyłka: Po spakowaniu paczka jedzie kurierem do Klienta.
4. Zwroty: Jeśli Klient nie jest zadowolony z produktu, może go zwrócić. Musisz mieć przygotowany prosty sposób na to, żeby Klient mógł odesłać paczkę i otrzymał pieniędzy.

Dlaczego logistyczna obsługa e commerce jest taka ważna?

• Szybka dostawa: Klienci chcą mieć swoje zakupy jak najszybciej.
• Darmowa dostawa: Często klienci oczekują, że dostawa będzie darmowa.
• Łatwe zwroty: Jeśli coś jest nie tak, klient chce móc łatwo zwrócić produkt.

Co potrafi system WMS do zarządzania magazynem?

Warehouse Management System optymalizuje wszystkie operacje logistyczne, jest nieodzowny przede wszystkim na etapie kompletacji, ale też wysyłki towarów. Gwarantuje pełną zgodność zawartości przesyłki z zamówieniem klienta. Nawet jeśli liczba zamówień gwałtownie wzrasta, np. z okazji sezonowych wyprzedaży, dzięki WMS magazyn jest w stanie obsłużyć je wszystkie, bez opóźnień.

System zarządzania magazynem rzadko działa samodzielnie, jest zintegrowany z systemami ERP, firmami kurierskimi, a także platformami e-commerce, dzięki czemu widoczność towarów w sklepach online przekłada się automatycznie na stany magazynowe i kontrolę towarów w łańcuchu dostaw. Zyskują na tym nie tylko same sklepy internetowe, ale również ich klienci. Z systemem WMS kupujący mają wiedzą, kiedy ich zamówienie jest na etapie pakowania, a kiedy wysyłki, są informowani o przybliżonym czasie realizacji zamówienia.

Informacje o statusach zamówień, przyspieszenie kompletacji i wysyłki, uproszczona realizacja zwrotów – to ukłon w stronę klienta sklepu internetowego. Lepsza obsługa kanału e-commerce jest możliwa dzięki systemowi WMS i jego implementacji w odpowiednim czasie.

Kiedy wdrożyć system WMS e commerce?

Moment, w którym firma prowadząca sprzedaż w modelu e-commerce powinna rozważyć wdrożenie systemu WMS, będzie się różnił chociażby w zależności od rodzaju asortymentu, który jest sprzedawany. Niektóre firmy będą go potrzebowały już w pół roku od pierwszej wysłanej paczki, inne będą dojrzewały do tej decyzji dłużej. Istnieją pewne sygnały i uniwersalne przesłanki, które jednoznacznie wskazują, że dany sklep internetowy powinien rozpocząć proces poszukiwania dostawcy systemu WMS. Są to:

• Duża ilość dokumentów, często kilkupozycyjnych, których magazynierzy nie są w stanie obsłużyć w ciągu 48h (ideał 24h) od momentu złożenia przez klienta zamówienia.
• Zwiększona ilość pomyłek podczas kompletacji i przy wysyłce zamówień.
• Duża ilość zwrotów i problem z ich identyfikacją (najczęstszy problem w branży odzieżowej).
• Sprzedaż towarów, których fizycznie nie ma w magazynie – przez brak informacji w systemie sprzedażowym o aktualnych stanach magazynowych.

Powyższe problemy mogą występować pojedynczo lub, co gorsza, kumulować się – a to kompletnie dezorganizuje pracę sklepu internetowego. Co więcej, brak odpowiedniego systemu IT może doprowadzić do „odpłynięcia” dotychczasowych klientów do konkurencji, która zaoferuje sprawniejszą obsługę, nawet kosztem nieco wyższej ceny. Czasy, kiedy mówiło się, że „klient nie zając, nie ucieknie” już dawno minęły.

Nie ma co ukrywać, że klienci stali się dziś bardziej wymagający. Większość z nich realizując zakupy w kanale e-commerce sprawdzi opinie innych kupujących. Konsument szuka bowiem gwarancji, że zakup towarów w danym sklepie będzie udany. Klienta e-commerce interesuje nie tylko najniższa cena. Na czym jeszcze mu zależy?

Czego oczekują klienci sklepu internetowego?

Poza możliwie najniższą ceną, klient decydujący się na zakup w sklepie internetowym wymaga:

• Jak najszybszej realizacji swojego zamówienia – najchętniej odbioru towarów już na następny dzień
• Dostawy towarów zgodnych ze złożonym zamówieniem
• Sprawnej i kompetentnej obsługi klienta
• Wygodnej i szybkiej ścieżki zakupowej
• Prostej procedury reklamacji lub zwrotu towarów, najlepiej bez ponoszenia kosztów

Czy sam system e-commerce jest w stanie sprostać wszystkim tym oczekiwaniom? Tak, pod warunkiem, że ilość obsługiwanych zamówień w miesiącu nie przekracza kilkuset, a ich sumaryczna ilość rozkłada się równomiernie na cały miesiąc, a nie kumuluje w ciągu kilku dni. Kolejnym warunkiem jest brak planów na rozwój biznesu i utrzymywanie portfolio klientów oraz asortymentu na stałym poziomie.

Co jeśli mamy w planach rozwój sklepu, a klientów i zamówień przybywa w tempie wykładniczym, dodatkowo mamy poczucie narastającego chaosu i utraty kontroli? Po pierwsze należy „zatrzymać się” na chwilę i zidentyfikować źródło problemu. W 95% przypadków wąskim gardłem, które generuje problemy będzie magazyn i brak wdrożonego, zaawansowanego systemu WMS, który sprawnie zarządza towarem znajdującym się w magazynie naszego e-commerce.

Korzyści z wdrożenia systemu WMS dla e-commerce

Wdrożenie nowoczesnego systemu wms e commerce przynosi korzyści zarówno e biznesowej, jak i klientowi.

Korzyści dla sektora logistykI ecommerce:

• Wzrost wydajności pracy magazynu i możliwość zrealizowania większej ilości zamówień.
• Zmniejszenie pomyłek podczas kompletacji zamówień.
• Mniejsza liczba reklamacji i zwrotów wynikających z błędów magazynierów.
• Synchronizacja w czasie rzeczywistym stanów magazynowych z platformą e-commerce.
• Szybkie generowanie listów przewozowych i etykiet dla kurierów – w kilka sekund po spakowaniu przesyłki.
• Automatyczne zamawianie firmy kurierskiej/przewozowej.

Korzyści dla klientów sklepu online

• Informacja o dostępności produktu i przewidywanym czasie realizacji zamówienia.
• Szybszy czas dostarczenia zamówionego towaru.
• 99% pewności, że otrzymany towar będzie zgodny ze złożonym zamówieniem.
• Łatwiejsza procedura zwrotu.

Za największą zaletę integracji platformy marketplace z Warehouse Management System uważana jest olbrzymia oszczędność czasu. Dzięki synchronizacji i bieżącej aktualizacji informacji program magazynowy do sklepu internetowego zmniejsza ilość czasu poświęcanego na ręczne wprowadzanie danych do systemów. Ten z kolei można poświęcić na realizację dodatkowych zadań związanych z realizacją zamówienia.

Integracja systemu sprzedażowego z WMS pozwala w czasie rzeczywistym wprowadzać nowe produkty do sprzedaży, która odblokowują się w sklepie już w chwili przyjęcia ich na stan magazynowy. To duże ułatwienie w e-handlu i większe prawdopodobieństwo zwiększenia przychodów.

Wdrożenie systemu WMS w sklepie internetowym pozwala również zminimalizować ilość pomyłek. Klient otrzymuje dokładnie ten produkt, który zamówił dzięki temu, że system WMS precyzyjnie wskazuje magazynierom jego lokalizację w trakcie kompletacji zamówienia. Pracownik z pomocą skanera kodów kreskowych pobiera właściwy produkt, a zmiana ilości towaru w magazynie jest momentalnie odnotowywana przez program WMS i widoczna na stronie www sklepu. Sprawny przepływ towarów pozwala osiągnąć przewagę na rynku e-commerce.

Sklepy internetowe nie mogą sobie pozwolić na wysyłki zamówień posiadających liczne błędy. To dla nich duża strata finansowa i ryzyko utraty klientów. Dlatego efektywna kompletacja jest kluczowa na rynku handlu elektronicznego.

System WMS pozwala również na bieżąco monitorować status zamówienia i na bieżącego „podglądać” pracę magazynu. Wiemy, na jakim etapie jest realizacja wszystkich zamówień, możemy też sprawdzać kolejkę zamówień do zrealizowania, ilość zwrotów i reklamacji.

Rozwiązania logistyczne e commerce

Sprzedaż w modelu e-commerce wiąże się ze sporym wyzwaniem – marka musi skupiać się na rozwijaniu swojej oferty na wielu platformach jednocześnie, np. Allegro, Amazon, Ceneo itp. Wszystkie te działania ułatwiają różnego rodzaju aplikacje do automatyzacji sprzedaży.

System WMS, aby nie zaburzać wypracowanego modelu biznesowego, również musi być dostosowany do pojawiających się potrzeb ze strony przedsiębiorców. Integracja z platformami automatyzującymi sprzedaż jest funkcjonalnością stawianą jako wymóg w trakcie rozmów handlowych w DataConsult.

Dołączenie systemu WMS do już istniejącego obiegu realizacji zamówień z poziomu systemów ERP/Marketplace skutkuje osiągnięciem oszczędności w zakresie automatyzacji:

• obsługi zamówień – zamówienia sprzedaży wystawione w serwisach internetowych nie muszą być dodatkowo ręcznie weryfikowane, tylko mogą zostać bezpośrednio przekierowane do magazynu,
• stanu magazynowego – systemu WMS kontroluje stan magazynowy asortymentów, dzięki czemu systemy zewnętrzne mogą na bieżąco aktualizować dostępność towaru w sklepie internetowym lub platformach sprzedażowych, na których realizowane są aukcje,
• obsługi klienta – zamówienia realizowane w modelu połączenia ERP/platforma sprzedażowa + WMS pozwalają zastosować szereg powiadomień dla klientów o etapie, na jakim znajduje się obsługiwane zlecenie. Klienci otrzymują rzeczywiste informacje o postępie kompletacji, statusie pakowania oraz momencie wysłania (przekazania paczki kurierowi).

Funkcjonalności systemów z rodziny ExpertWMS istotne dla branży e-commerce

• Automatyczna aktualizacja statusów zamówień i wydruków dokumentów sprzedaży
• Inwentaryzacja w systemie WMS
• Kontrola dowolnych procesów logistycznych
• Kontrola stanów magazynowych
• Możliwość integracji z systemami kurierskimi – automatyczne generowanie listów przewozowych
• Obsługa FIFO i FEFO
• Obsługa operacji magazynowych
• Obsługa różnych form dostawy towaru
• Obsługa wielu magazynów, łatwe zarządzanie transferami międzymagazynowymi
• Praca na kolektorach danych
• Precyzyjna lokalizacja towaru w magazynie
• Raportowanie zrealizowanych operacji logistycznych, błędów, wydajności magazynu
• Wsparcie corss-dockingu i dropshippingu
• Wsparcie w zakresie obsługi zwrotów – uproszona do minimum obsługa zwrotów nieawizowanych
• Wymiana danych z platformami e-commerce w czasie rzeczywistym
• Stała komunikacja na linii system WMS – system ERP
• Zarządzanie różnymi jednostkami logistycznymi

Logistyczna obsługa sklepów internetowych

Wciąż wiele firm sprzedających w kanale e-commerce uważa, że logistyczna obsługa sklepów internetowych nie jest dla nich. Większość boi się skomplikowanego systemu, uważa, że program magazynowy do sklepu internetowego nie jest im potrzebny zważywszy na wielkość magazynu, który posiadają. Tymczasem istnieje na rynku szereg rozwiązań przygotowanych do szybkiego wdrożenia i łatwych w obsłudze, np. ExpertWMS^® Smart. Jest to system WMS, który posiada predefiniowane procesy logistyczne. Wdrożenie gotowego WMS nie jest tak czasochłonne i kosztowne jak implementacja dedykowanego rozwiązania, a efekty w zakresie zarządzania magazynem potrafią być natychmiast widoczne.

Nie należy się bać obsługi WMS, ponieważ dostawcy gwarantują użytkownikom pakiet szkoleń i krok po kroku przeprowadzającą przez funkcjonalności management system. Nawet jeśli użytkownik dokona niechcianych zmian w procesach swojego WMS, ma zapewniony serwis gwarancyjny realizowany przez doświadczoną asystę techniczną.

Omnichannel w magazynach

Marki, które do tej pory znane były tylko z galerii handlowych, od kilku lat szturmem przejmują również dużą część rynku internetowego nie rezygnując przy tym z innych metod sprzedaży. Wielokanałowe podejście do sprzedaży, koncentrujące się na zapewnieniu Klientom płynnych zakupów – czy to podczas zakupów online, zamawiania przez telefon, czy zakupów w sklepie detalicznym – jest głównym celem firm zorientowanych na produkt. Strategia omnichannel wymaga wprowadzenia zmian w funkcjonowaniu tradycyjnych centrów logistycznych. Oczywiście podział magazynu na poszczególne strefy – załadunku i rozładunku, składowania, przygotowywania zamówień itd. – pozostaje bez zmian, ale teraz jeden magazyn musi w tym samym czasie obsługiwać zamówienia napływające ze sklepów stacjonarnych, sklepu internetowego i innych kanałów. Firmy stosujące strategię omnichannel obsługują również zwroty. Jedną z przyczyn rozkwitu handlu elektronicznego, poza łatwością robienia zakupów, jest właśnie polityka zwrotów.

Usługi logistyczne dla sklepów internetowych

Godny polecenia program magazynowy do sklepu internetowego to taki, który „rośnie” wraz z rozwojem firmy. Logistyka dla sklepów e commerce musi nadążać za sprzedażą w kanale internetowym. W tym celu powinien posiadać przede wszystkim szereg funkcjonalności usprawniających proces kompletacji oraz rozbudowany moduł wms packing. Jednak przede wszystkim powinien być stale udoskonalany (aktualizowany do nowszych wersji). Żaden management system nie „stoi w miejscu”, ponieważ jest przez autorów dostosowywany do zmieniających się potrzeb ich klientów. Podobnie jak nie ma dwóch takich samym magazynów, nie ma identycznych „wms e-commerce”. Dostępne na rynku usługi logistyczne dla sklepów internetowych mają wprawdzie podobne funkcje, ale sposób ich działania jest inny i przede wszystkim różne są możliwości rozwoju tych rozwiązań. Warto zatem dokładnie rozeznać rynek systemów WMS dla e-commerce przed decyzją o implementacji jednego z nich.

Rozwiązania logistyczne e commerce z systemem ExpertWMS®

Analizując i uwzględniając potrzeby logistykI e handlu doskonalimy system ExpertWMS® w każdym kwartale, np. jedna z ostatnich aktualności uwzględnia dodanie inteligentnych narzędzi do obsługi zwrotów w e-commerce. Projektowane funkcjonalności pozwalają na sprawne i skuteczne wprowadzanie nowych procedur do obsługi zamówień internetowych. Dzielimy się zdobytą wiedzą z klientami i potrafimy doskonale odpowiedzieć na pytanie: „Jak sprawnie realizować zamówienia internetowe?”. Metody pracy, które obraliśmy w trakcie obsługi klientów z branży e-commerce, przekładają się na skuteczne wdrożenia systemów WMS, których efektem jest opłacalność – szybki zwrot z inwestycji.