Logistyka magazynowa – jak umiejętnie zarządzać łańcuchem dostaw?

Co to jest logistyka magazynowa?

Logistyka magazynowa to całość procesów w zarządzaniu łańcuchem dostaw, który koncentruje się na efektywnym planowaniu, organizacji i kontroli przepływu towarów oraz materiałów. Jej głównym celem jest zapewnienie optymalnego gospodarowania zasobami, minimalizacja kosztów oraz zapewnienie szybkiego i precyzyjnego dostępu do produktów. Optymalizacja logistyki magazynowej wymaga często innej organizacji przechowywania towarów, zmiany ustawień w procesach magazynowych i przepływach informacji. W celu lepszego zarządzania łańcuchem dostaw warto zweryfikować dotychczas podejmowane działania, a także wysłuchać oczekiwań klientów. Przede wszystkim jednak należy zrozumieć na czym polega logistyka magazynowa i z jakich procesów się składa.

Procesy logistyki magazynowej

Logistyka magazynowa zawiera w sobie wszystkie procesy, jakie wykonywane są w następujących obszarach magazynowych:

• przyjęcia
• składowania
• kompletacji
• wydania

Wszystkie procesy logistyczne w magazynie muszą być zsynchronizowane, a przedsiębiorstwo może wykorzystać różne technologie, takie jak systemu zarządzania magazynem czy automatyzację, aby usprawnić i zoptymalizować działania. Aby lepiej zrozumieć poszczególne obszary logistyki magazynowej i realizowane w ich ramach usługi, pokrótce scharakteryzujemy najważniejsze procesy.

Przyjęcia towarów

Proces przyjmowania towarów obejmuje sprawdzenie oraz rejestrację dostarczonych materiałów, kontrolę jakości oraz przypisanie ich do odpowiedniej lokalizacji w magazynie. Prawidłowe i skuteczne przyjmowanie towarów pozwala uniknąć problemów związanych z brakami w asortymencie i minimalizuje ryzyko błędów. Dlatego bardzo ważne jest, aby każda dostawa towaru była awizowana. Magazyn musi otrzymać informacje o spodziewanym transporcie i o zawartości przesyłki.

Awizacja dostawy

Magazyn powinien być uprzedzony o każdej oczekiwanej dostawie co najmniej jeden dzień przed terminem dostawy. W przypadku większych transportów, np. całopojazdowych lub kontenerów, zalecane jest informowanie magazynu co najmniej kilka dni przed dostawą. Awizacja, dla dobra obydwu stron, powinna być udokumentowana – zgłoszona mailowo lub przez dedykowany portal. Kiedyś popularną formą awizacji był także fax, ale wraz z rozwojem technologii, ten sposób komunikacji przeszedł do lamusa. Obecnie najczęściej dane o spodziewanej dostawie wprowadzane są do systemu zarządzania, co pozwala zaoszczędzić czas przez obie strony – dostawcę i odbiorcę przesyłki. Przeważnie strony wpisują informacje do innych systemów, które komunikują się ze sobą przesyłając dane i tworząc odpowiednie dokumenty.

Brak awizacji dostawy może być jednym z powodów, dla których magazyn logistyczny może odmówić jej przyjęcia.

Przyczyny odmowy przyjęcia dostawy:

• brak awizacji dostawy (reguła ta jest bezwzględnie respektowana przez sieci handlowe)
• braki ilościowe i wady jakościowe
• niewłaściwe lub uszkodzone nośniki
• niezgodność danych – nieścisłości formalne w zamówieniu i dostawie, np. niepoprawny adres
• spóźniona dostawa (zasada ta jest przestrzegana zwłaszcza w dużych magazynach, gdzie dostawy odbywają się w trybie ciągłym)

Jeśli żadne z powyższych czynników nie występują, magazyn przyjmuje dostawę zgodnie z awizacją. W momencie odbioru towarów, pracownicy magazynu przystępują do realizacji kolejnego procesu wchodzącego w skład logistyki magazynowej – transportu towaru do miejsca składowania.

Transport przyjętego towaru z systemem WMS

Transport przyjętego towaru może odbywać się na podstawie etykiety naklejonej na paletę lub jako zlecenie transportowe generowane przez system WMS. W tym wypadku system podpowiada użytkownikowi, gdzie należy odłożyć dany towar. Magazynier widzi listę jednostek logistycznych do ułożenia w konkretnych lokalizacjach magazynowych. Takie rozwiązanie pozwala na lepszą organizację pracy.

Transport towarów z dostawy bez systemu WMS

W przypadku braku WMSa transport przyjętego towaru do miejsca składowania znacząco się wydłuża, ponieważ najpierw pracownik musi „wymyślić” gdzie umieścić każdą jednostkę logistyczną, a następnie zapisać każą lokalizację. Jeśli w międzyczasie towar został przyjęty, to zamówienia na niego mogły zostać już wysłane i magazynierzy zajmujący się kompletacją „błądzą” po magazynie szukając towaru. Zapisane przez magazyniera (najczęściej na kartce papieru) lokalizacje z umieszczonym towarem są w kolejnym kroku przekazywane do osoby, która wpisuje je do systemu ERP. Takie działania przyczyniają się do wykonywania zbędnej ilości ruchów magazynowych i spowalniają całą obsługę logistyczną. Co więcej, tradycyjne formy pracy, jeszcze sprzed rewolucji internetowej, powodują marnotrawstwo papieru – negatywnie wpływają na ekologię.

Coraz więcej przedsiębiorstw wykorzystuje rozwiązania przyszłości – systemy WMS, dla działania których nieodzowna jest m.in. sieć internetowa. Systemy zarządzania magazynem pozwalają kierownikom logistyki na lepszą organizację pracy załogi i optymalizację wszystkich procesów logistycznych w magazynie.

Ponadto warto zaznaczyć, że systemy WMS „uczą się” realizowanych procesów i dzięki analizie częstotliwości rotacji oraz rodzaju asortymentu są w stanie zaproponować operatorowi magazynowemu najlepsze miejsce składowania dla przyjętego towaru. Należy pamiętać, że odpowiednie składowanie wpływa na inny proces logistyczny – na czas i jakość kompletacji zamówień.

Zasady odpowiedniego składowania

Poszczególne procesy logistyki magazynowej przenikają się – bez odpowiedniego składowania nie możemy zapewnić optymalnego funkcjonowania innych procesów magazynowych w przedsiębiorstwie. Dlatego warto zapoznać się z zasadami prawidłowego przechowywania towarów w magazynie:

• do towarów musi być zapewniony dostęp
• należy przestrzegać norm bezpieczeństwa (np. nie przekraczać nośności regałów)
• produkty o rożnych właściwościach należy odgradzać od siebie (np. tworząc różne podstrefy w obszarze składowania – na produkty chemiczne i na produkty spożywcze)
• powinno się rozmieszczać towar pod kątem wagi, np. ciężkie towary na dole, lżejsze u góry
• należy zapewnić wymagane warunki przechowywania (przestrzeń, światło, temperatura)
• wartościowe towary należy dodatkowo zabezpieczyć (co najczęściej odbywa się wcześniej – leży po stronie podmiotu realizującego wysyłkę)

Jeśli spełnimy wszystkie ww. warunki w procesie składowania towarów, z całą pewnością pakowanie towarów dla poszczególnych zamówień, czyli kompletacja, przebiegnie sprawniej i wydajniej.

Kompletacja, a szybkość realizacji zamówień klientów

Proces kompletacji w magazynie logistycznym ma bezpośredni wpływ na szybkość realizacji zamówień klientów. Szybka kompletacja (z ang. picking) towarów w magazynie to obecnie jeden z głównych czynników determinujących wysoką sprzedaż, szczególnie u firm działających w branży e-commerce. Klienci składający zamówienie online oczekują, że przesyłka dotrze do nich już na następny dzień. Sklepy internetowe często kuszą klientów komunikatem „zamów do godziny 16.00, a zamówienie otrzymasz następnego dnia”. Co pozwala dostawcom towarów na tak dynamiczną realizację zamówień?

Główne wyznaczniki szybkości i jakości kompletacji:

• otrzymywane zamówienia: ich wielkość w sztukach oraz ilościach indeksów/linii/pozycji, w połączeniu z czasem na ich realizację
• przyjęte metody składowania
• dostępna infrastruktura: np. regały dynamiczne, stanowiska kompletacyjne, wózki podnośnikowe, układnice – automatyka magazynowa, inne urządzenia wspomagające pakowanie, jak np. owijarka
• rozmiary produktów
• obecność systemu do zarządzania WMS
• ilość pracowników magazynu – użytkowników WMS

Odpowiednie zaplanowanie procesu kompletacji, optymalne wykorzystanie dostępnych zasobów, takich jak personel, technologia czy układ magazynu, może znacząco przyspieszyć cały cykl realizacji zamówienia. Skuteczna organizacja kompletacji pozwala na zminimalizowanie czasu, jaki pracownik potrzebuje na znalezienie i wybranie wszystkich produktów z magazynu. To z kolei przekłada się na szybsze przygotowanie zamówienia do wysyłki i skrócenie czasu, jaki klient musi czekać na swoje produkty. Prawidłowa organizacja sposobu kompletacji to bolączka wielu magazynów. Przedsiębiorstwa, które chcą dostosować się do potrzeb klientów i zachować odpowiednią dynamikę sprzedaży, decydują się na wdrożenie systemów zarządzania magazynem, z którymi proces kompletacji staje się łatwy i mniej kosztowny. Systemy WMS pozwalają ograniczyć pomyłki w wysyłce produktów, a jednocześnie znacząco przyspieszyć realizację zamówień.

Wszystkie skompletowane zamówienia trafiają do obszaru wydań, gdzie wykonywane są kolejne czynności wchodzące w skład procesów logistyki magazynowej.

Czynności realizowane w obszarze wydań:

• odebranie towaru ze strefy kompletacji lub wydań
• sortowanie (jeśli operacja nie odbyła się podczas kompletacji)
• kontrola (ilościowa i jakościowa)
• spakowanie zamówienia i uformowanie jednostki transportowej (jeśli nie miało to miejsca wcześniej)
• wystawienie dokumentacji: dokument WZ oraz list przewozowy i oklejenie przesyłki/przesyłek
• załadunek środka transportu (kolejność załadunku zależy od ilości punktów na trasie, jeśli jest ich więcej niż jeden to pierwszy klient/punkt do rozładunku jest ładowany jako ostatni) i w razie potrzeby zaplombowanie
• przekazanie/wydanie towaru odbiorcy wewnętrznemu i zewnętrznemu (ewentualnie przekazanie go do wyznaczonego miejsca przechowywania – przesyłka nie musi być od razu wysłana, np. w eksporcie może czekać na oclenie)
• kontrola wyjścia (sprawdzenie plomby na bramie wyjazdowej)

Logistyka magazynowa – zależność procesów

Podsumowując, na pojęcie logistyki magazynowej składają się omówione wyżej procesy łańcucha dostaw, które realizowane są w poszczególnych obszarach magazynu: przyjęcia, składowania, kompletacji i wydania. Czynności magazynowe są ze sobą ściśle powiązane i wpływają na efektywność całego systemu zarządzania magazynem oraz łańcuchem dostaw– poprzez odpowiednie wykonanie zadań w danym obszarze, możemy wpływać na poprawną realizację zadań w innym obszarze magazynowym. Przykładowo, jeśli strefa przyjęć ma opóźnienie i nie zwalnia doków magazynowych, to zmiana kompletacyjna nie może zwieźć towarów na bramy (pasy załadunkowe). W efekcie powstaje zator. Podobnie, jeśli kompletacja jest opóźniona, to spowolnienia pojawiają się w strefie przyjęć.  Dzieje się tak najczęściej w dużych firmach, w magazynach których pracuje się „non stop”, czyli na trzy zmiany. W takich przypadkach dynamika procesów jest szczególnie istotna.

Te zależności między procesami w logistyce magazynowej podkreślają konieczność koordynacji i harmonijnego działania każdego etapu. Skuteczne zarządzanie tymi procesami przekłada się na szybsze dostawy, mniejsze koszty, zwiększoną wydajność i zadowolenie klientów. Na optymalizację procesów magazynowych w przedsiębiorstwie istotny wpływ ma sposób zarządzania. W osiągnięciu jak najlepszej jakości logistyki magazynowej pomaga zarządzanie z dedykowanym do tych celów systemem WMS.

Wybór odpowiedniego systemu WMS dla logistyki magazynowej

Na rynku usług IT dla logistyki magazynowej istnieje wielu dostawców rozwiązań WMS. Warto zwrócić jednak uwagę, że nie każdy z nich jest rzeczywiście producentem systemu i nie wszyscy w równym stopniu rozwijają swój produkt.

Istotnym czynnikiem wyboru odpowiedniego systemu WMS jest możliwość jego integracji z dowolnym systemem nadrzędnym ERP, a także z innymi systemami, takimi jak: TMS, MES, automatyką magazynową czy maszynami produkcyjnymi. Przy wymianie informacji system WMS stosuje różnorodne metody importu zewnętrznych źródeł danych, w standardzie wykorzystuje pliki podstawowe, jak CSV, czy XLS, czyli plik Excel. Integrowalność stanowi jeden z głównych kryteriów wyboru systemu WMS dla firm, które wcześniej z podobnego rozwiązania nie korzystały.

Z kolei przedsiębiorstwa, które z różnych przyczyn postanawiają zmienić system WMS na inny, kładą szczególny nacisk na przygotowanie się dostawcy do przełączenia systemów. Odpowiednia konfiguracja ustawień pozwala na przełączenie na nowe rozwiązanie w ciągu jednego dnia. Niektóre firmy potrafią tego dokonać nawet w jedną godzinę. DataConsult ma w swoim dorobku takie wdrożenia.

Mobilność rozwiązań WMS a logistyka magazynowa

Rozwiązania WMS dla logistyki magazynowej są dostępne także online z poziomu przeglądarki internetowej. Pozwala to kontrolę, a także na zdalnie zarządzanie procesami logistycznymi w magazynie, z dowolnego miejsca w świecie. Nowoczesna logistyka magazynowa musi być elastyczna. Inaczej staje się mało atrakcyjna w oczach klientów, którzy szukają rozwiązań pozwalających nadążyć za ich potrzebami. To dlatego przedsiębiorcy chętnie realizują innowacyjne projekty, którymi chcą wyróżnić się wśród konkurentów i zdobyć przewagę rynkową. Przykładem mogą być projekty zespołu naukowców z Łukasiewicz – Instytutu Logistyki i Magazynowa, nagrodzone w 1 edycji Akceleratora Łukasiewicza, o czym informowała Sieć Badawcza Łukasiewicz. Innym rozwiązaniem na miarę XXI wieku jest inteligentny algorytm Expert Bin-Packing do optymalnego pakowania towarów, który został stworzony przez naszą firmę w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój.

Nasz wachlarz usług dla logistyki magazynowej

DataConsult jako polski dostawca w pełni konfigurowalnych rozwiązań WMS pomaga klientom zamodelować w systemach ExpertWMS^® wszystkie procesy logistyczne w magazynie. Przychodzimy z pomocą także w doradztwie – na temat audytu logistycznego wiemy wszystko. Naszym klientom oferujemy wyłącznie usługi „szyte na miarę”. Chętnie zaprezentujemy Państwu nasze możliwości. Zapraszamy na darmową prezentację online, w trakcie której podpowiemy jak usprawnić logistykę magazynową w Państwa firmie. Wystarczy wypełnić formularz i oczekiwać na nasz kontakt.