Audyt logistyczny magazynu

AUDYT LOGISTYCZNY MAGAZYNU – WSZYSTKO, CO MUSISZ O NIM WIEDZIEĆ

Audyt logistyczny pozwala na niezależną ocenę wszystkich procesów logistycznych i jest zawsze wartościowym narzędziem, nie tylko wtedy, gdy zauważamy wyraźne problemy w funkcjonowaniu magazynu. Zgodnie z zasadą „lepiej zapobiegać niż leczyć”, dużo korzystniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie konkretnych rozwiązań, opartych na pierwszych symptomach wskazujących na potrzebę zmian.

Na początku przyjrzyjmy się procesowi audytu logistycznego. Czy powinniśmy się go obawiać? Jaki charakter powinien mieć ten proces? Jakie cele przyświecają audytowi, a jakie efekty można osiągnąć? Na co zwrócić uwagę podczas wyboru dostawcy usług audytu magazynu? Zanim jednak odpowiemy na te pytania, poznajmy lepiej samą definicję audytu logistycznego.

CO TO JEST AUDYT?

Audyt to niezależna ocena działania, systemu, procesów lub stanu wiedzy, a jego historia sięga czasów starożytnych. Słowo „audyt” wywodzi się od łacińskiego terminu „auditus,” co oznaczało przesłuchanie. W antycznym Rzymie regularnie organizowano tzw. „przesłuchiwania rachunków,” które miały na celu porównywanie wyliczeń urzędników oraz wykrywanie ewentualnych nieprawidłowości. Ze względu na fakt, że jedynie nieliczni potrafili czytać i pisać, finanse były sprawdzane w sposób werbalny. „Auditor,” czyli słuchacz, był osobą wybieraną z publiczności za pomocą głosowania ogółu. Musiał on cieszyć się dobrą reputacją oraz zachować niezależność w procesie oceny.

CZYM JEST AUDYT LOGISTYCZNY?

Audyt logistyczny to proces oceny przepływu informacji i towarów w ramach działalności logistycznej przedsiębiorstwa. Jednym z kluczowych aspektów tego audytu jest analiza i ocena organizacji pracy w magazynie. Należy podkreślić, że audyt logistyczny musi być przeprowadzony z uwzględnieniem specyfiki danego klienta. Zakres takiego audytu powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa oraz do jego aktualnych możliwości technicznych w zakresie zarządzania magazynem.

Audyt logistyczny to:

• niezależna ekspercka ocena organizacji pracy w magazynie z uwzględnieniem specyfiki Klienta,
• przegląd procesów magazynowych,
• analiza kluczowych zagadnień związanych z planowaniem magazynu,
• dobór narzędzi i sposobu pracy pod kątem organizacyjnym (procesy), jak i technologicznym (sprzęt magazynowy),
• pomoc przy zmierzeniu najważniejszych wskaźników efektywności funkcjonowania magazynu,
• wskazanie praktycznych rozwiązań (planowanie infrastruktury magazynowej, usprawnienie czynności operacyjnych, użycie dostępnych rozwiązań informatycznych).

CHARAKTER DORADCZY AUDYTU PROCESÓW LOGISTYCZNYCH

Słowo „audyt” często budzi obawy wśród pracowników, dlatego często używa się określenia „doradztwo” jako bardziej przyjaznej formy. Audyt jest bowiem błędnie kojarzony z kontrolą, krytyką oraz wykazywaniem nieprawidłowości i winnych. Tymczasem nie taki jest cel audytu i nie powinien on wzbudzać podobnych wątpliwości. Profesjonalny audyt nie powinien mieć charakteru represyjnego. W kontekście audytu logistycznego głównym celem jest ocena stanu logistyki, wskazywanie najlepszych rozwiązań, oraz zwiększanie efektywności zarówno magazynu, jak i procesów logistycznych. Dlatego też charakter audytu logistycznego powinien zawsze mieć wymiar doradczy, mający na celu wspieranie i doskonalenie działań, a nie tylko wykazywanie błędów. 

JAKIE SĄ CELE AUDYTU LOGISTYCZNEGO?

Głównymi celami audytu logistycznego jest dokładna ocena obecnego stanu i dostarczenie kluczowych informacji służących usprawnieniu wszystkich obszarów logistyki wewnętrznej firmy.

Efektem przeprowadzonego audytu magazynu jest dokumentacja projektowa, która zawiera wyniki oraz rekomendacje. To kompleksowy i przemyślany plan doskonalenia logistyki, który po wdrożeniu ma na celu zwiększenie efektywności magazynu i optymalizację wszystkich procesów logistycznych.

Cele audytu logistycznego to:

• analiza sytuacji bieżącej w magazynie, przepływu informacji i towarów, organizacji pracy i jakości procesów,
• wskazanie elementów łańcucha logistycznego, które nie funkcjonują poprawnie,
• rekomendacje zmian i kompleksowych rozwiązań usprawniających logistykę magazynową,
• analiza oceny rentowności finansowania możliwych zmian – określenie ROI, planowanie koncepcyjne.

ILE TRWA LOGISTYCZNY AUDYT?

Na realizację usługi audytu logistycznego zakłada się zazwyczaj do 4 tygodni. W początkowej fazie tworzony jest harmonogram prac, który umożliwia monitorowanie postępu i efektów działań na bieżąco. Ze względu na indywidualny charakter każdego projektu oraz zróżnicowany zakres usługi, czas trwania audytu logistycznego może się wydłużyć. Niemniej jednak, nie powinien przekroczyć 6 tygodni.

Z JAKICH ELEMENTÓW SKŁADA SIĘ AUDYT MAGAZYNU?

Audyt logistyczny podzielony jest na 2 główne części:

Część 1.: Analityczna – analiza sytuacji bieżącej w magazynie. W celu jej przeprowadzenia audytor zrealizuje następujące zadania:

• pozyskanie niezbędnych danych pozwalających na zbudowanie obrazu pracy logistyki magazynowej Klienta – wszelkie prawa zastrzeżone,
• wizja lokalna w magazynie,
• wywiad z kadrą menadżerską,
• wywiad z magazynierami.

Część 2.: Doradcza – stworzenie propozycji kompleksowego rozwiązania. Opracowanie i przygotowanie rekomendowanych rozwiązań w magazynie w zakresie:

• zaplanowania przestrzeni magazynowej – układ magazynu z podziałem na strefy, infrastruktura magazynowa, ciągi komunikacyjne, systemy składowania, typy nośników,
• organizacji pracy – urządzenia automatycznej identyfikacji (terminale danych, drukarki etykiet), sprzęt do organizacji strefy pakowania, transportu wewnętrznego, np. przenośniki, sortery, Pick by Light, Put to Ligh, system zarządzania magazynem – WMS (Warehouse Management System),
• procesów magazynowych – przyjęcie i składowanie, zatowarowanie strefy pickingowej, kompletacja, sortowanie, konsolidowanie i pakowanie, zwroty.

KORZYŚCI AUDYTU LOGISTYCZNEGO

Co zyskuje kadra zarządzająca w efekcie audytu logistycznego:

• niezależną ocenę bieżącego stanu magazynu,
• świadomość potrzeb, silnych i słabych stron logistyki magazynowej,
• gotowe rozwiązanie – kompleksowa propozycja usprawnienia,
• podstawy do podejmowania trafnych decyzji biznesowych – analizy.

Co zyska firma po wdrożeniu rozwiązania rekomendowanego w wyniku audytu?

• modyfikacje obecnego projektu magazynu lub plan nowego,
• zwiększenie efektywności procesów magazynowych,
• poprawę wydajności magazynu,
• wzrost rentowności procesów logistycznych,
• lepszą jakość obsługi Klientów.

JAKIEGO DOSTAWCĘ USŁUG WYBRAĆ?

Przy wyborze audytora, niezwykle ważne jest uwzględnienie jego doświadczenia, które obejmuje ilość przeprowadzonych usług doradczych oraz posiadanie listy referencyjnej od klientów. W skład skutecznego zespołu audytowego powinni wchodzić praktycy z wieloletnim doświadczeniem w doradztwie logistycznym, zarządzaniu procesami magazynowymi, a także wdrożeniowcy systemów WMS, czy analitycy biznesowi.

Kluczowym aspektem jest to, że firma doradcza powinna być niezależnym dostawcą usług. Nawet jeśli ta firma produkuje własne  systemy WMS lub dostarcza sprzęt magazynowy, nie powinna wskazywać ani sugerować klientowi konkretnych dostawców. Audyt logistyczny to niezależna, ekspercka ocena istniejących procesów magazynowych oraz niezależne rekomendacje najlepszych rozwiązań, które mają na celu optymalizację i usprawnienie logistyki klienta.