Audyt logistyczny magazynu

Audyt logistyczny (często rozumiany szerzej jako doradztwo logistyczne) to ekspercki przegląd logistyki w firmie. Jego celem jest wskazanie możliwości usprawnienia realizowanych procesów i ograniczenie kosztów ich funkcjonowania. W poniższym artykule przybliżamy, jak przebiega audyt logistyczny i dlaczego warto go przeprowadzić, aby ocenić stan obiektów, wydajność kontroli zapasów czy zoptymalizować trasy przewozu ładunków.

Czym jest audyt logistyczny?

Audyt logistyczny to proces oceny przepływu informacji i towarów w ramach działalności logistycznej przedsiębiorstwa. Jednym z kluczowych aspektów audytu magazynu i operacji logistycznych jest analiza i ocena organizacji pracy w magazynie. Należy podkreślić, że audyt logistyczny magazynu musi być przeprowadzony z uwzględnieniem specyfiki danego klienta. Zakres doradztwa powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa oraz do jego aktualnych możliwości technicznych w zakresie zarządzania magazynem.

Audyt logistyczny magazynu to:

• niezależna ekspercka ocena organizacji pracy w magazynie z uwzględnieniem specyfiki Klienta;
• przegląd procesów magazynowych;
• analiza kluczowych zagadnień związanych z planowaniem magazynu;
• dobór narzędzi i sposobu pracy pod kątem organizacyjnym (procesy), jak i technologicznym (sprzęt magazynowy);
• pomoc przy zmierzeniu najważniejszych wskaźników efektywności funkcjonowania magazynu;
• wskazanie praktycznych rozwiązań (planowanie infrastruktury magazynowej, usprawnienie czynności operacyjnych, użycie dostępnych rozwiązań informatycznych).

Jakie są cele audytu logistycznego?

Głównymi celami audytu logistycznego są dokładna ocena obecnego stanu i dostarczenie kluczowych informacji, służących usprawnieniu wszystkich obszarów logistyki wewnętrznej firmy.

Efektem przeprowadzonego audytu magazynu jest dokumentacja projektowa, która zawiera wyniki oraz rekomendacje. To kompleksowy i przemyślany plan doskonalenia logistyki, który po wdrożeniu pozwala zwiększyć efektywność magazynu i zoptymalizować wszystkie procesy logistyczne.

Cele audytu logistycznego magazynu to:

• analiza sytuacji bieżącej w magazynie, przepływu informacji i towarów, organizacji pracy i jakości procesów;
• wskazanie elementów łańcucha logistycznego, które nie funkcjonują poprawnie;
• rekomendacje zmian i kompleksowych rozwiązań usprawniających logistykę magazynową;
• analiza oceny rentowności finansowania możliwych zmian – określenie ROI, planowanie koncepcyjne.

Audyt magazynu, czyli kontrola procesów i kosztów

Czy odpowiednio przeprowadzony audyt magazynu pozwala również odpowiedzieć na pytania o czasochłonności procesów, czyli kosztów magazynowania? Czy wciąż opłaca się przechowywać określone towary? Na powyższe pytania możemy odpowiedzieć, porównując koszty z podobnymi magazynami albo zestawiając działania ze standardem wydajności.

Oprócz kosztów, należy również kontrolować zachodzące w magazynie procesy. Audyt logistyczny magazynu pomoże nam ustalić, czy kolejność, w której wykonywane są zadania, jest najlepszą możliwą sekwencją. Częścią kontroli procesu jest wykazanie, że niektóre operacje, a nawet niektóre magazyny, są mało wydajne i wymagają natychmiastowych zmian lub inwestycji w technologie usprawniające ich działanie.

Dla firmy, której priorytetem jest wysoki poziom kontroli jakości, celem audytu będzie upewnienie się, że normy jakości ustanowione w innym miejscu w organizacji są utrzymywane również w magazynie.

Audytor może również poszukiwać sposobów na zwiększenie wydajności magazynu poprzez wdrożenie systemu WMS oraz integrację z automatyką magazynową. Zastosowanie nowoczesnych systemów IT, automatycznych wózków systemowych, różnego rodzaju regałów przesuwnych, systemów pick by light, pick by voice, a także ulepszonych opakowań znacząco wpływa na poprawę wskaźników pracy magazynu i stanowi częste zalecenie na koniec audytu procesów logistycznych.

Korzyści audytu logistycznego

Audyt magazynu pozwala zweryfikować istniejące standardy wydajności pracy magazynu oraz obsługi Klienta – zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego. Audyt pomaga również stworzyć nowe standardy pracy, które do tej pory nie funkcjonowały w organizacji, a wyniki audytu jednoznacznie wskazują, że wprowadzenie ich przyniesie korzyść.

Gromadzenie danych dotyczących pracy magazynu również jest częścią procesu audytu. Pomiary kluczowych wskaźników mogą być podstawą do podjęcia strategicznych decyzji, np. o wprowadzeniu nowych technologii, które pomogą w zarządzaniu i usprawnieniu pracy magazynu (system WMS, automatyka magazynowa). Zebrane dane pozwalają również określić obszary do poprawy, w których można wyeliminować nieefektywność.

Co zyskuje kadra zarządzająca w efekcie audytu logistycznego?

Audyt procesów logistycznych przynosi szeroko zakrojone korzyści, wykraczające poza optymalizację czasu, kosztów i wydajności operacji magazynowych. Wśród korzyści, jakie audy magazynowy przynosi kadrze zarządzającej w organizacji, można wymienić np.:

• niezależną ocenę bieżącego stanu magazynu;
• świadomość potrzeb, silnych i słabych stron logistyki magazynowej;
• gotowe rozwiązanie – kompleksowa propozycja usprawnienia;
• podstawy do podejmowania trafnych decyzji biznesowych – analizy.

Co zyska firma po wdrożeniu rozwiązania rekomendowanego w wyniku audytu magazynu?

Efekty audytu logistycznego przełożą się na wyniki całej firmy. Wdrożenie zalecanych optymalizacji będzie skutkowało:

• modyfikacją obecnego projektu magazynu lub plan nowego;
• zwiększeniem efektywności procesów magazynowych;
• poprawą wydajności magazynu;
• wzrostem rentowności procesów logistycznych;
• lepszą jakością obsługi Klientów;
• lepszą opinią wśród Klientów i Partnerów oraz umocnieniem pozycji firmy na rynku.

Kiedy przeprowadzić audyt magazynu?

Jakie są oznaki problemów w magazynie? Moment, w którym zauważamy, że procesy magazynowe trwają zbyt długo, przestają być efektywne, coraz większe partie towaru są uszkodzone z powodu nieprawidłowego przechowywania, a pomyłki w trakcie przyjęć i kompletacji są coraz częstsze, to czas, kiedy audyt magazynu jest już koniecznością. Do tego dochodzą sygnały z działu produkcji o braku płynności w zatowarowaniu i reklamacje od niezadowolonych Klientów, którzy otrzymali towar zbyt późno lub inny, niż zamawiany.

Ponieważ dużo łatwiej jest naprawić błąd, gdy zostanie wykryty na możliwie wczesnym etapie, najlepszym sposobem na utrzymanie dobrych praktyk w magazynie jest regularne tworzenie raportów i analiz, które służą jako system wczesnego ostrzegania.

Jak uzasadnić konieczność wprowadzenia usprawnień w magazynie?

Dyrektorzy magazynów i logistyki wewnętrznej często konkurują z produkcją, marketingiem i innymi działami w poszukiwaniu środków na inwestycje w celu usprawnienia działalności. Dyrektor finansowy często jest bardziej skłonny zainwestować w nową linię produkcyjną niż nowe regały magazynowe lub nowoczesny system WMS.

Wyniki audytu magazynu to dobry moment, aby uzasadnić konieczność przeprowadzenia inwestycji w magazynie. Każdy nakład inwestycyjny w magazynie musi zostać uzasadniony oszczędnościami w czasie lub przestrzeni magazynowej. Jeżeli dzięki wdrożeniu systemu WMS lub automatyzacji magazynu będzie można uniknąć konieczności budowania nowej przestrzeni magazynowej, a testy wykażą, że ilość obsługiwanych przyjęć i wydań może wzrosnąć lub znacząco skróci się czas ich trwania, to szansa na taką inwestycję znacząco rośnie.

Od czego zacząć audyt magazynu?

Audyt magazynu zawsze rozpoczyna się od zebrania danych, zarówno ilościowych, jak i jakościowych, od kluczowych osób z najważniejszych procesów. Następnie dane te są analizowane i interpretowane. Miejscem, skąd spływa najwięcej danych, jest oczywiście magazyn, ale nie bez znaczenia będą informacje pozyskane z innych działów: sprzedaży, obsługi Klienta, produkcji oraz IT. Każdy z nich może dostarczyć cenne informacje, a także odnieść korzyści z przeprowadzonego audytu.

Wszystkie zgromadzone i przeanalizowane informacje wykorzystywane są do oceny działania procesów magazynowych. Dzięki nim można zidentyfikować nieefektywność, wyeliminować marnotrawstwo i wskazać miejsce, gdzie tworzą się wąskie gardła.

W kolejnym kroku audytor przedstawia zalecenia, ocenę ryzyka i kolejność działań korygujących. Dane zebrane podczas audytu logistycznego magazynu są również analizowane i wykorzystywane jako punkty odniesienia w celu ilościowego określenia kosztów funkcjonowania magazynu i wielkości potencjalnych oszczędności, które można osiągnąć stosując się do zaleceń audytora.

Lista kontrolna i organizacja audytu magazynowego

Prawidłowo wypełniony raport z audytu magazynowego dostarczy kompletny zestaw analiz danych, które można wykorzystać do mierzenia efektywności i ciągłego doskonalenia procesów. Audyt obejmuje każdy proces logistyczny – od przyjęcia, przez magazynowanie, kompletację oraz wysyłkę. Poniżej przedstawiamy przykładową listę kontrolną audytu magazynu, która pokazuje, co powinien objąć swoim zasięgiem:

• układ logistyczny magazynu i przepływ towaru/materiału;
• funkcjonalność i wydajność systemu magazynowego;
• ocena obsługi Klienta;
• analizy wydajności;
• bezpieczeństwo, ochrona i porządek w magazynie;
• optymalna wydajność i pojemność magazynu;
• dokładność i poprawność inwentaryzacji;
• obszary do poprawy;
• kompleksowy raport audytu magazynowego z rekomendacjami.

Z jakich elementów składa się audyt magazynu?

Doradztwo logistyczne składa się z części analitycznej (to analiza sytuacji bieżącej w firmie – „as is”) oraz z części doradczej (to rekomendacje zmian/usprawnień – „as it should be”).

Część 1. Analityczna

Analiza sytuacji bieżącej w magazynie. W celu jej przeprowadzenia audytor zrealizuje następujące zadania:

• pozyskanie niezbędnych danych pozwalających na zbudowanie obrazu pracy logistyki magazynowej Klienta – wszelkie prawa zastrzeżone;
• wizja lokalna w magazynie;
• wywiad z kadrą menadżerską;
• wywiad z magazynierami.

Część 2. Doradcza

stworzenie propozycji kompleksowego rozwiązania na podstawie audytu magazynu. Opracowanie i przygotowanie rekomendowanych rozwiązań w magazynie w zakresie:

• zaplanowania przestrzeni magazynowej – układ magazynu z podziałem na strefy, infrastruktura magazynowa, ciągi komunikacyjne, systemy składowania, typy nośników;
• organizacji pracy – urządzenia automatycznej identyfikacji (terminale danych, drukarki etykiet), sprzęt do organizacji strefy pakowania, transportu wewnętrznego, np. przenośniki, sortery, Pick by Light, Put to Ligh, system zarządzania magazynem – WMS (Warehouse Management System);
• procesów magazynowych – przyjęcie i składowanie, zatowarowanie strefy pickingowej, kompletacja, sortowanie, konsolidowanie i pakowanie, zwroty.

W ramach doradztwa logistycznego możesz także zlecić:

• audyt zarządzania zapasami magazynowymi;
• audyt ułożenia towaru w magazynie;
• wyliczenie wskaźnika OTIF (ocena jakości logistyki);
• wskaźnik utraconej sprzedaży;
• wskaźniki KPI (np. KPI dotyczące zapasów magazynowych, KPI dotyczące wysyłek, KPI dotyczące zwrotów, KPI dotyczące przyjęcia, KPI dotyczące Użytkowników).

Etapy doradztwa logistycznego

Nadrzędnym celem audytu logistycznego jest zapewnienie optymalnego magazynowania surowców i wyrobów gotowych oraz sprawnej obsługi przyjęć, wysyłek i zwrotów towaru. W tym celu konieczne są następujące etapy:

1. Spotkania z klientem i wizje lokalne w magazynie

Konsultanci logistyczni zbierają wszystkie niezbędne dane podczas spotkań oraz wizyt w Twoim magazynie. W pierwszej kolejności analizują aktualne funkcjonowanie logistyki w firmie, m.in. layout magazynów, używane systemy składowania, wyposażenie, przepływy towarów oraz wszystkie procesy zachodzące w magazynie.

Niezbędne elementy, które są audytowane:

• Przejście przez kluczowe procesy magazynowe i weryfikacja ich z obrazem rzeczywistym:
  • przyjęcie zamówienia od klienta i wygenerowanie (wprowadzenie do systemu) zamówienia
  • przekazanie zamówienia do realizacji
  • przyjęcie dostawy towaru
  • składowanie towaru i jego ewidencjonowanie
  • kompletacja zamówienia
  • wydanie zamówienia z magazynu (na transport własny – jeśli występuje oraz dla przewoźników)
  • obsługa zwrotów
  • zasilenie produkcji oraz odbiór produktów gotowych (jeśli występuje produkcja)
  • przesunięcie towarów między magazynami lub oddziałami (jeśli występuje wiele magazynów)pozostałe istotne z punktu widzenia doradztwa logistycznego proces

• Wywiad z kadrą menadżerską;

• Wywiad z magazynierami;

• Omówienie bieżących kwestii i pytań.

2. Przygotowanie analiz

Następnie konsultanci logistyczni na podstawie otrzymanych danych analitycznych oceniają przepływy towarów i dokumentów, skalę działalności, sezonowość, wydajność oraz wskazują wąskie gardła.

Szczegółowej analizie danych poddawana jest m.in.:

• charakterystyka ogólna i logistyczna Klienta;
• baza towarowa;
• ogólna charakterystyka towarów;
• powierzchnia magazynowa, ilość pracowników, godziny pracy;
• plany magazynu;
• charakterystyka zapasów – towarów;
• charakterystyka przyjęć;
• charakterystyka transferów międzymagazynowych;
• charakterystyka zwrotów;
• charakterystyka wydań;
• analiza rotacji.

3. Przygotowanie rekomendacji i planowanych zmian

Rekomendacje dotyczą układu stref systemu, składowania, niezbędnego wyposażenia magazynowego, prawidłowego przepływu towarów i wszystkich procesów magazynowych. Wdrożenie tych rekomendacji zlikwiduje wąskie gardła oraz zoptymalizuje pracę i podniesie wydajność magazynu.

Na tym etapie opracowane i przygotowane są rekomendowane kompleksowe rozwiązania w magazynie w dotyczące m.in.:

• Zaplanowania przestrzeni magazynowej
  • układy stref;
  • ciągi komunikacyjne;
  • wyposażenie.

• Systemy składowania
  • rodzaje;
  • umiejscowienie.

• Organizacji pracy
  • dostawy;
  • rozłożenie towaru;
  • systemy składowania;
  • systemy zatowarowania;
  • sposoby kompletacji;
  • pakowanie;
  • załadunek;
  • obsługa zwrotów;
  • obsługa transferów międzymagazynowych.

• Proponowanych procesów magazynowych
  • opis założeń procesowych;
  • schemat przepływów towarów.

4. Prezentacje etapowe i końcowe

Konsultanci logistyczni przygotowują dwie prezentacje, które zostaną szczegółowo omówione z klientem. Pierwsza – podsumowuje część analityczną doradztwa logistycznego („as is”), natomiast druga dotyczy jego doradczej części („as it should be”).

Prezentacje to obszerny materiał, liczący średnio 120-150 slajdów dla usługi doradztwa bazowego. Prezentacje zawierają dane analityczne, płynące z nich wnioski oraz wszelkie rekomendacje wraz z uzasadnieniem ich wyboru.

Ile trwa logistyczny audyt?

Na realizację usługi audytu logistycznego magazynu zakłada się zazwyczaj do 4 tygodni. W początkowej fazie tworzony jest harmonogram prac, który umożliwia monitorowanie postępu i efektów działań na bieżąco. Ze względu na indywidualny charakter każdego projektu oraz zróżnicowany zakres usługi, czas trwania audytu logistycznego magazynu może się wydłużyć. Niemniej jednak, nie powinien przekroczyć 6 tygodni.

Jakiego dostawcę usług wybrać?

Przy wyborze audytora niezwykle ważne jest uwzględnienie jego doświadczenia, które obejmuje ilość przeprowadzonych usług doradczych oraz posiadanie listy referencyjnej od klientów. W skład skutecznego zespołu audytowego powinni wchodzić praktycy z wieloletnim doświadczeniem w doradztwie logistycznym, zarządzaniu procesami magazynowymi, a także wdrożeniowcy systemów WMS czy analitycy biznesowi.

Kluczowym aspektem jest to, że firma doradcza powinna być niezależnym dostawcą usług. Nawet jeśli ta firma produkuje własne systemy WMS lub dostarcza sprzęt magazynowy, nie powinna wskazywać ani sugerować klientowi konkretnych dostawców. Audyt logistyczny magazynu to niezależna, ekspercka ocena istniejących procesów magazynowych oraz niezależne rekomendacje najlepszych rozwiązań, które mają na celu optymalizację i usprawnienie logistyki klienta. Dobrze przeprowadzony audyt magazynu stanowi punkt wyjścia do skutecznego wdrożenia usprawnień, przynoszących wymierne korzyści biznesowe.