[CASE STUDY] Jak usprawniliśmy kompletację? – ExpertWMS® SMART dla PYC-Sport

PROFIL KLIENTA

Firma PYC-SPORT to producent sprzętu sportowego. Trzon jej oferty stanowi sprzęt snowboardowy i skatingowy, a także wyczynowe hulajnogi. PYC-SPORT ma kilka marek własnych, wśród nich najbardziej popularną jest Raven – lider sprzedaży snowboardowych rozwiązań w Polsce.

Produkty firmy PYC-SPORT są obecne nie tylko w Polsce, ale też na rynkach zagranicznych. Sprzedaż prowadzona jest głównie za pośrednictwem kanału e-commerce.

CHARAKTERYSTYKA KLIENTA

Bezpośrednio przed wdrożeniem systemu ExpertWMS®, Klient przeprowadzał się do nowego magazynu. Przy planowaniu przestrzeni magazynowej skorzystał z pomocy działu konsultingu DataConsult. Nasi doradcy opracowali dla niego propozycję systemów składowania, organizacji stref magazynowych, a także procesów logistycznych:

• kompletacji
• pakowania
• przyjęcia dostaw
• zwrotów

Polecili także odpowiednią infrastrukturę do strefy pakowania: typ wózków kompletacyjnych, ilość i wyposażenie stanowisk do pakowania, układ ich ustawienia. Zaprojektowali również system przenoszenia zapakowanych paczek z wykorzystaniem taśmociągu automatycznego.

Ponieważ Klient nie korzystał wcześniej z systemu WMS, zaufał doświadczeniu doradców z DataConsult i postawił na system ExpertWMS® Smart. Ta wersja rozwiązania ExpertWMS® była adekwatna do potrzeb logistyki magazynowej PYC-SPORT.

MAGAZYN KLIENTA

• 2500 m² powierzchni magazynowej
• Układ workowy
• 15 magazynierów
• 1500 aktywnych SKU
• Zamówienia jedno- i wielopozycyjne
• Sezonowość – w sezonie do 2000 zamówień dziennie, poza sezonem do 500

Sprzedaż prowadzona jest przez marketplace Amazon, Allegro, eBay, Empik, Decatlon.

Klient korzysta z systemu ERP Comarch Optima.

CHARAKTERYSTYKA WYZWANIA – CELE WDROŻENIA

PYC-SPORT chciał zoptymalizować logistykę magazynową i podnieść wydajność pracy, tym samym zwiększyć szanse na osiągnięcie lepszych wyników sprzedażowych. Celami wdrożenia systemu ExpertWMS® były:

• eliminacja pomyłek przy wydaniu
• przyspieszenie kompletacji i pakowania
• kontrola nad magazynem i magazynierami
• zautomatyzowanie wydań magazynowych różnych typów:
  • hurt
  • outlet
  • single
  • miksy

Klientowi zależało głównie na skróceniu czasu zbiórki towarów i przyspieszeniu procesu pakowania – był to nadrzędny cel wdrożenia systemu WMS.

PRZEBIEG WDROŻENIA

Wdrożenie podzielone zostało na trzy etapy, które zazębiały się w czasie:

• Analiza – czerwiec-lipiec 2021
• Konfiguracja i integracje – sierpień-grudzień 2021
• Uruchomienie – listopad–styczeń 2022

Po stronie Klienta został utworzony 3-osobowy zespół wdrożeniowy, który składał się z: Kierownika magazynu, Business development managera i Specjalisty ds. e-commerce.

Ważnym elementem każdego wdrożenia jest odpowiednia komunikacja pomiędzy dostawcą rozwiązania i Klientem. Szczególnie istotna jest pełna transparentność działań i partnerskie podejście do projektu, czyli bieżące wyjaśnianie wątpliwości, nie wytykanie niepowodzeń, wspólne dążenie do celu. Właśnie takie podejście charakteryzowało wdrożenie ExpertWMS® w firmie PYC-SPORT. Komunikacja przebiegała wzorowo, Klient wykazywał bardzo wysokie zaangażowanie, dzięki czemu projekt realizowany był w założonym tempie. Postęp widać było z tygodnia na tydzień, a Klient był o nim na bieżąco informowany.

W realizacji projektu zastosowaliśmy zwinną metodykę. Z początkiem każdego tygodnia Klient wiedział, jakie działania będą realizowane w kolejnych dniach, a z końcem tygodnia dostawał podsumowanie. Natomiast z końcem miesiąca sporządzany był szczegółowy raport.

ANALIZA

Podczas analizy zostały zidentyfikowane następujące wyzwania:

• wielofirmowość w ERP
• wydania jednopozycyjne z dołożeniem dodatku na etapie pakowania
• mnogość wydań, 5 różnych typów

KONFIGURACJA

W trakcie prac konfiguracyjnych zrealizowaliśmy:

• integracje z kurierami DHL, DPD, InPost – automatyczne wydruki listów przewozowych
• integrację z Comarch Optima ERP
• obsługę dokumentów z marketplace Amazon, Allegro, eBay, Empik, Decatlon
• obsługę dwufirmowości przy wydruku dokumentów i listów przewozowych
• konfigurację wydania singla z dołożeniem dodatku na etapie pakowania – taka sytuacja ma miejsce wtedy, gdy Klient kupuje towar, do którego dołączane są dodatki, np. rolki (1 pozycja) z zestawem części (dodatki). Towar główny pobierany jest z regałów paletowych, a części dokładane w strefie pakowania. Magazynier widzi WZ z dwiema pozycjami, a system podpowiada mu ile jakich części musi dołożyć do zamówienia, aby prawidłowo je skompletować.
• konfigurację wydań w 5 różnych typach – system WMS tworzy jeden rodzaj dokumentu WZ dla każdego wydania, ale w zależności od specyfikacji dokumentu inne polecenia generowane są na terminalu. Każde z 5 wydań – hurty, outlety, miksy, single, deski – generują inne przepływy, ponieważ dla każdego wydania zaprojektowaliśmy dedykowany przepływ.
• konfigurację fali zleceń – zaprogramowaliśmy co jaki czas i w jakiej ilości dokumenty są przekazywane na terminal magazynowy. O godzinie 7.30 automatycznie uruchamiana jest pierwsza fala i przekazuje dokumenty wygenerowane z poprzedniego wieczora. Następnie fala ustawiona jest co pół godziny. Natomiast jeśli wcześniej niż w 30 minut uzbiera się 100 dokumentów, to wtedy automatycznie są one przekazywane na terminal. Dodatkowo użytkownik może ręcznie sterować falą, np. jeśli po 15 minutach uzna, że dokumentów jest dużo, to może przekazać je do realizacji. Dzięki takiej konfiguracji magazynier praktycznie za każdym razem zbierze kompletny wózek.

KORZYŚCI

Dzięki zastosowanym rozwiązaniom znacząco wzrosła wydajność obsługiwanego magazynu. Wysoka elastyczność systemu ExpertWMS® pozwoliła znaleźć najlepsze rozwiązanie dla indywidualnych procesów magazynowych PYC-SPORT. Klient wskazał następujące korzyści:

• uproszczenie i przyspieszenie procesu kompletacji – nawet 1500 zamówień w ciągu 5 godzin
• wzrost wydajności wszystkich operacji
• rozbudowane analizy i raporty
• minimalizacja błędów
• ograniczenie papieru
• standaryzacja pracy
• automatyzacja procesów, w tym wydruku listów przewozowych
• możliwość rozwoju – Klient zdecydował się na wdrożenie dodatkowych funkcjonalności

PRACE ROZWOJOWE

Klient zlecił nam wykonanie dodatkowych prac rozwojowych, którymi było stworzenie modułów:

• przyjęć desek snowboardowych – jeśli do systemu trafi dokument, na którym są deski, to towar jest przyjmowany procesem „przyjęcie deski” i trafia na strefę składowania desek snowboardowych
• do zarządzania opakowaniami wykorzystywanymi do pakowania produktów – rejestrowanie przyjęcia i wydania opakowań oraz rejestrowanie zwrotu opakowań ze strefy pakowania – dzięki tej funkcjonalności użytkownicy systemu wiedzą, ile opakowań mają na stanie, ile z nich znajduje się na stanowisku pakowania, mogą z wyprzedzeniem uzupełnić braki.

Wprowadzone zmiany to jeszcze większa optymalizacji pracy magazynu dzięki ExpertWMS® Smart.