[CASE STUDY] Postawiliśmy na rozwój – ExpertWMS® 3PL dla KMC-Services

[CASE STUDY] Postawiliśmy na rozwój – ExpertWMS® 3PL dla KMC-Services

PROFIL KLIENTA

KMC-Services Sp. z o.o. to operator logistyczny świadczący usługi 360°, którego obdarzyły zaufaniem dziesiątki polskich i międzynarodowych firm z różnych branż. Firma stawia na przewidywalną, najwyższą jakość i bezpieczeństwo świadczonych usług oraz elastyczną, przyjemną obsługę Klientów na co dzień.

Specjaliści KMC-Services bazują na wieloletnim doświadczeniu, które pozwala na zapewnienie kompleksowego wsparcia w zakresie takich usług, jak: fulfillment dla e-sklepów, magazynowanie, transport, doradztwo, projektowanie i budowa magazynów.

W naszej ocenie firma KMC-Services Sp. z o.o. posiada nowoczesne, rozbudowane narzędzia IT i wypracowane procedury, które przyciągają zainteresowanie Klientów zarówno z branży e-commerce, jak i produkcyjnej. KMC-Services lubi i chętnie współpracuje z małymi Klientami, często dopiero rozpoczynającymi przygodę z biznesem, którym umiejętnie wskazuje ścieżki postępowania w obszarze logistyki.

ROZPOCZĘCIE WSPÓŁPRACY Z DATACONSULT

Współpraca KMC-Services Sp. z o.o. i DataConsult S.A. rozpoczęła się w 2018 roku. Projekt wdrożenia był realizowany w pierwszej kolejności dla modułu ExpertWMS^® 3PL Paleta do obsługi jednego magazynu zlokalizowanego w Centrum Logistycznym w Modlniczce k. Krakowa.

Następnie przedstawiciele KMC-Services prowadzili z nami szereg rozmów odnośnie możliwego rozwoju z zakresu obsługi Klientów e-commerce. Na podstawie spotkań handlowych i technicznych został określony kierunek dalszych prac – wdrożenie modułu ExpertWMS® 3PL Karton, czyli rozbudowanie możliwości multikompletacji wraz ze zautomatyzowaniem obsługi zamówień z systemu zewnętrznego (Linker).

Ostatnim etapem naszej współpracy był projekt aktualizacji systemu do wersji 5.1.0 wraz z przygotowaniem dla KMC-Services dedykowanych rozwiązań w zakresie obsługi procesów logistycznych.

Obecnie świadczymy dla Klienta usługi asysty powdrożeniowej i pozostajemy w ciągłym kontakcie w zakresie możliwości kolejnych prac rozwojowych.

MIEJSCE WDROŻENIA SYSTEMU EXPERTWMS^® 3PL

Magazyny KMC-Services, w których pracuje system ExpertWMS^® 3PL znajdują się w Goodman Kraków Airport Logistics Center i są oznaczone numerami KMC3 (WH4) oraz KMC1 (WH1).

MAGAZYNY KMC-SERVICES

• Powierzchnia magazynu KMC1: 3 300 m²
• Liczba lokalizacji w magazynie KMC1: 4 800
• Powierzchnia magazynu KMC3: 5100 m²
• Liczba lokalizacji w magazynie KMC3: 6 200
• Liczba użytkowników systemu WMS: na chwilę obecną 41 udostępnionych licencji. Praca magazynu na 2 zmiany od 6:00 do 22:00.
• System ERP: Brak. Integracja z systemem zewnętrznym Linker (dla Klientów e-commerce)
• Liczba obsługiwanych firm: na chwilę obecną około 100.

CHARAKTERYSTYKA DZIAŁANIA KMC-SERVICES

• KMC-Services prowadzi Centrum Logistyczne. Zakres działania: obsługa w zakresie magazynowania oraz operacji VAS dla Klientów z różnych branż/sektorów przemysłowych, obsługa e-commerce i składu celnego.
• Dużą przewagą konkurencyjną KMC-Services w zakresie świadczonych usług jest posiadanie własnego działu spedycji, który realizuje dostawy dla różnych firm, w tym produkcyjnych w modelu „Just in time”.
• KMC-Services współpracuje również z wieloma przewoźnikami, dzięki czemu zapewnia szybkie dostarczenie przesyłek do finalnych odbiorców.
• Dla Klientów e-commerce KMC-Services udostępnia możliwości integracji z najpopularniejszymi platformami sprzedażowymi.

ZIDENTYFIKOWANIE POTRZEB KLIENTA

Odbyliśmy szereg rozmów z przedstawicielami KMC-Services, które pozwoliły dokładnie zidentyfikować potrzeby Klienta.
Oczekiwania KMC-Services w momencie rozpoczęcia współpracy:

• Wprowadzenie nowoczesnych metod kompletacji do obsługi Klientów. KMC-Services chciał zastosować rozwiązania mutlipickingu oraz zbiórki asortymentu, w których nie posiadałby pewnych ograniczeń starego systemu WMS, np.:
  • kompletacja wielu zamówień jednocześnie z jednoczesnym rozsortowaniem,
  • kompletacja wielu zamówień z rozsortowaniem i kontrolą na późniejszym etapie,
  • możliwość sterowania metodami zbiórki zamówień w zależności od specyfikacji Klienta; przykładowo: Klient A – realizowany pełnopaletowo, Klient B – realizowany według optymalnej strategii pod zbiórkę zamówień e-commerce.
• Zapewnienie automatycznego raportowania i zbierania danych w celu zapewnienia widoczności danych dla Klientów.
• Implementacja zdefiniowanych strategii realizacji dostaw do magazynu. Firma KMC przedstawiła jasne założenie, w którym element realizacji dostaw do magazynu musi być dostosowany do obsługiwanych firm. Na etapie analitycznym zostały rozpisane wszystkie scenariusze, możliwe do stosowania w zależności od specyfikacji obsługiwanej firmy w centrum logistycznym.

OCZEKIWANIA KLIENTA SYSTEMU WMS

KMC-Services oczekiwał od nowego systemu WMS sprawdzających się w praktyce rozwiązań, które zapewnią optymalizację pracy magazynu. System musiał być „elastyczny”, czyli dostosowany do wielu „wyjątków” logistycznych występujących w magazynie. W tym celu zostały wspólnie przygotowane i określone główne strategie obsługi logistyki w zależności od typu obsługiwanego przez KMC-Services Klienta. Rozwój tych strategii jest w DataConsult do tej pory monitorowany i rozwijany poprzez świadczenie usług powdrożeniowych.

Duże znaczenie dla KMC-Services miało podejście do rozwoju systemu ExpertWMS^®. Poprzedni system rozwijał się bardzo powoli i nie nadążał za potrzebami Klienta. Dlatego KMC-Services oczekiwała od firmy wdrożeniowej zaprezentowania mapy rozwoju systemu. Element ten został zrealizowany i jest odświeżany na bieżąco w kontakcie z Klientem, tzn. prowadzone są regularne konsultacje z zakresu nowych funkcjonalności, które udostępniane są w systemie ExpertWMS®. Na ich podstawie razem z Klientem przygotowujemy możliwe ścieżki rozwoju jego logistyki.

CZYNNIKI, KTÓRE ZDECYDOWAŁY O WYBORZE EXPERTWMS^® 3PL PRZEZ KMC-SERVICES

Firma KMC-Services szukała na rynku rozwiązań IT takiego systemu WMS, który wspierałby w obsłudze standardowe scenariusze logistyczne oraz zapewniał możliwość elastycznej konfiguracji pod oczekiwania firm, które decydują się na outsourcing logistyki. System ExpertWMS^® 3PL został wybrany ze względu na:

• doświadczenie DataConsult we współpracy z firmami świadczącymi usługi logistyczne,
• doświadczenie producenta w zakresie integracji z systemami zewnętrznymi poprzez mechanizmy API,
• możliwość szybkiego wdrożenia systemu ze względu na dopasowanie funkcjonalności systemowych do pojawiających się scenariuszy obsługi logistyki wewnątrzmagazynowej,
• możliwości rozbudowy systemu wynikające z kwartalnych aktualizacji wersji oraz prowadzenie projektów rozwojowych przez dedykowanego analityka z działu asysty technicznej/wdrożeń.

PRZEBIEG WDROŻENIA SYSTEMU EXPERTWMS^® 3PL

Prace wdrożeniowe trwały od 3 do 5 miesięcy w zależności od rodzaju etapu:

1. ExpertWMS® 3PL Moduł Paleta – 2018 r.
2. ExpertWMS® 3PL Moduł Karton – 2019 r.
3. Aktualizacja systemu do nowszej wersji – 2021 r.

EXPERTWMS^® 3PL – MODUŁ PALETA

Uruchomienie systemu ExpertWMS® 3PL w module Paleta było podzielone na kilka podetapów. Kierownik projektu ze strony firmy DataConsult oraz koordynator projektu po stronie firmy KMC wypracowali wspólny plan uruchomienia, który zakładał częściowe dokładanie kolejnych firm do obsługi w systemie ExpertWMS^®.

W pierwszym etapie uruchomienia zostało wprowadzonych około 80% Klientów obsługiwanych pełnopaletowo, gdzie nie występowały niestandardowe/dedykowane odstępstwa od procedur logistycznych stosowanych w firmie KMC-Services. Po okresie około dwóch tygodni do systemu zostali dodani kolejni klienci, którzy stanowili 20% obsługi pełnopaletowej.

Dzięki takiemu podejściu firma DataConsult mogła zapewnić stabilne i bezpieczne przejście ze starego systemu WMS na ExpertWMS®3PL. Firma KMC-Services zyskała możliwość zebrania uwag i doszkolenia pracowników (kluczowych użytkowników) z obsługi systemu ExpertWMS^® 3PL przed całkowitym jego zastosowaniem w praktyce.

EXPERTWMS® 3PL – MODUŁ KARTON

Po roku od wdrożenia systemu ExpertWMS® 3PL w module Paleta został uruchomiony moduł ExpertWMS® 3PL Karton. Plan uruchomienia produkcyjnego zakładał jednoetapową operację, w której następowała realizacja:

• Aktualizacji systemu do najnowszej wersji
• Wprowadzenia dodatkowych procesów do obsługi Klientów z branży e-commerce:
  • Obsługa zwrotów
  • Obsługa dostaw towarów bez nośników logistycznych
  • Zaawansowane metody multipickingu
• Integracji z systemem zewnętrznym Linker

WSPÓŁPRACA Z KLIENTEM

Projekt w głównej mierze był prowadzony i kontrolowany przez dwie osoby:

1. DataConsult – Arkadiusz Włoch
2. KMC – Wojciech Kobosz

Powyższe osoby miały za zadanie na etapie analitycznym ustalić harmonogram działania uwzględniając:

1. Przebieg prac konfiguracyjnych:
   a. Podział projektu na etapy konfiguracyjne
   b. Terminy testów przygotowanego rozwiązania
   c. Terminy szkoleń głównych pracowników firmy KMC-Services
2. Możliwy harmonogram uruchomienia systemu ExpertWMS® 3PL:
   a. Wyznaczenie terminów z uwzględnieniem sezonowości działania magazynu
   b. Podział uruchomienia produkcyjnego ze względu na specyfikę działania Klientów

W projekcie zadania były realizowane według praktyk/zasad sugerowanych w metodykach zwinnych. Koordynator projektu wraz z kierownikiem projektu realizowali co tydzień lub dwa tygodnie spotkania statusowe, w których były przekazywane informacje o zaawansowaniu prac projektowych.

Dzięki takiemu podejściu osoby decyzyjne miały możliwość szybkiego reagowania w sytuacji, gdy pojawiało się ryzyko projektowe, które mogłoby wpłynąć na opóźnienie wdrożenia.

Współpracę z Klientem pod względem prowadzenia projektu należy określić jako wzorową. Zaangażowanie firmy KMC-Services w projekt wdrożeniowy na każdym etapie było na najwyższym poziomie. Jest to w dużej mierze punkt, dzięki któremu projekt zakończył się z sukcesem.

KORZYŚCI BIZNESOWE PO WDROŻENIU SYSTEMU EXPERTWMS^® 3PL

• Sprawniejsza obsługa nowoczesnych metod kompletacji
• Łatwiejsze raportowanie i zbierania danych dla Klientów
• Wzrost jakości obsługi Klientów

KMC-Services wskazał również korzyści płynące z rozwoju systemu ExpertWMS®:

• Poprawa stabilności i bezawaryjności
• Wzrost szybkości i wydajności działania
• Zwiększenie ergonomii pracy dla użytkowników systemu
• Wprowadzenie modyfikacji i usprawnień podnoszących wydajność pracy i procesów

Klient zwrócił także uwagę na poprawę jakości usług serwisowych świadczonych ze strony DataConsult.