Metody przeprowadzania inwentaryzacji magazynu

Inwentaryzacja magazynu to obowiązek ustawowy, od którego nie może uciec żadna firma, operująca fizycznym towarem. W niniejszym artykule poznasz najskuteczniejsze metody inwentaryzacji w magazynie i jak powinien przebiegać prawidłowy proces inwentaryzacji towarów magazynowych.

Czym jest inwentaryzacja magazynu?

Inwentaryzacja magazynu to sporządzenie spisu ilościowego lub wartościowego posiadanych towarów w jednym magazynie lub kilku magazynach, a następnie porównanie go ze stanem ksiąg rachunkowych i wyjaśnienie różnic. Jej celem jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów przedsiębiorstwa.

Zdarza się, że inwentaryzacja magazynu wprowadza pewną dezorganizację w codziennej pracy i potrafi być wyjątkowo stresująca, zwłaszcza w przypadku, gdy jest przeprowadzana przez zewnętrzne organy kontrolne. Niemniej jednak, inwentaryzację magazynu można skutecznie zoptymalizować, wykorzystując dostępne na rynku rozwiązania IT.

Cele inwentaryzacji materiałów w magazynie

Celem inwentaryzacji na magazynie jest aktualizacja stanu magazynowego do stanu rzeczywistego wraz ze zmianami w jakości oraz przede wszystkim ilości zapasów – nadwyżek oraz braków.

W toku inwentaryzacji magazynowej zazwyczaj pojawiają się drobne lub większe rozbieżności między stanem faktycznym a stanem ewidencyjnym.

Inwentaryzacja może wykazać niezgodność:

• ilościową spisu i realnego stanu zapasów – braki lub nadwyżki, często są to również zamiany w obszarze danej grupy asortymentowej;
• jakościową – towary uszkodzone lub przeterminowane.

Powyższe nieprawidłowości mogą wynikać z:

• pomyłek pracowników;
• błędów systemowych;
• nieprawidłowego przechowywania towarów;
• złego zarządzania gospodarką magazynową, np. nie uwzględnienie metody FEFO;
• wypadków magazynowych;
• kradzieży.

Inwentaryzacja towarów w magazynie może ujawnić także różnicę pozorną, np. gdy mamy w magazynie grupę produktów, której składowe zostały osobno ujęte w stanie magazynowym, a tymczasem według ewidencji księgowej stanowią jeden produkt. W takiej sytuacji zachodzi zgodność spisu ze stanem faktycznym, a do zniwelowania pozornej różnicy potrzebne jest odpowiednie operowanie danymi ksiąg rachunkowych lub stanami magazynowymi – np. konieczne może być przesunięcie międzymagazynowe lub rozchód wewnętrzny.

Przeprowadzenie w magazynie inwentaryzacji pomaga w utrzymaniu prawidłowej organizacji logistyki wewnętrznej, a jej wynik jest ważną informacją na temat jakości pracy magazynu.

Metody inwentaryzacji w magazynie

Skupimy się na analizie dwóch radykalnie różniących się metod inwentaryzacji magazynu: inwentaryzacji ręcznej i oraz inwentaryzacji magazynu z wykorzystaniem systemu WMS.

Ręczna inwentaryzacja towarów w magazynie

Ręczna inwentaryzacja zapasów magazynowych, to dokonanie spisu z natury, czyli przeliczenie przez pracowników towarów znajdujących się w magazynie i porównanie ilości ze stanem ewidencji księgowej. Inwentaryzacja magazynu drogą spisu ręcznego jest jednak czasochłonna i obarczona dużym ryzykiem błędu. Odbywa się zazwyczaj przy użyciu kartek papieru i „zza zamkniętych drzwi”, co oznacza, że określony dzień przeznaczony jest wyłącznie na inwentaryzację, a zlecenia magazynowe są realizowane dnia następnego.

Osoba odpowiedzialna za inwentaryzację, z reguły kierownik magazynu, poświadcza zgodność spisu z natury ze stanem rzeczywistym. W interesie każdego kierownika magazynu jest wyłapanie wszelkich różnic i wyjaśnienie źródła ich pochodzenia, co należy podeprzeć odpowiednimi dokumentami. W trakcie spisu z natury pracownicy mogą jednak popełnić błędy nie tylko w ręcznym liczeniu asortymentu, ale także w pracy z danymi wynikającymi ze spisu. Sumowanie czy korygowanie danych liczbowych to także momenty, w których łatwo o pomyłkę, nawet jeśli wspomagamy się automatyzacją w wyliczeniach, np. wykorzystując arkusze kalkulacyjne Excel.

Inwentaryzacja magazynu z wykorzystaniem systemu WMS i sprzętu Auto ID

Inwentaryzacja zapasów magazynowych z wykorzystaniem systemu WMS to zdecydowanie bardziej efektywna metoda, obarczona dużo mniejszym ryzykiem błędu. Systemy Warehouse Management posiadają funkcje inwentaryzacji, które pozwalają na zautomatyzowanie wielu procesów i skrócenie czasu trwania czynności inwentaryzacyjnych. Podobnie jak w przypadku spisu z natury, pracownik magazynu musi odwiedzić każdy regał i zweryfikować każdy towar, jednak różnica polega na tym, że nie liczy go samodzielnie i nie zapisuje wyników na kartce papieru.

Magazynier wyposażony jest w terminal mobilny, którym skanuje kod lokalizacji oraz kod kreskowy towaru, a reszta czynności wykonywana jest przez system – to WMS zlicza liczbę zeskanowanych pozycji. Operator od razu widzi w systemie ilość towarów z wykazem różnic w stosunku do ksiąg rachunkowych. Bieżący dostęp do danych w księgach rachunkowych jest możliwy dzięki integracji systemu magazynowego WMS z systemem ERP.

W jaki sposób system WMS w połączeniu z innymi aplikacjami zmienia oblicze ręcznego spisu z natury i w jakim stopniu usprawnia ten proces? jakie cechy powinien posiadać taki system?

Proces inwentaryzacji coraz rzadziej kojarzony jest z przykrym obowiązkiem, nocnym ręcznym spisywaniem towaru i wstrzymaniem obrotu w magazynie, a co za tym idzie pracy działu sprzedaży na długi czas. Świadomy Przedsiębiorca nie pozwoli sobie na takie straty czasowe i kosztowe.

Zastosowanie systemu klasy WMS nie tylko usprawnia obsługę inwentaryzacji, ale także pozwala na automatyzację pewnych procesów, a przez to nieraz kilkukrotne skrócenie czasu potrzebnego na jej przeprowadzenie oraz rozliczenie.

System WMS daje możliwość objęcia remanentem całego asortymentu znajdującego się w magazynie, ale także zejścia z poziomem inwentaryzacji do konkretnych grup towarowych, ich części lub pojedynczych pozycji. Dzięki temu możliwe jest zorganizowanie inwentaryzacji magazynu w taki sposób, aby w danym momencie inwentaryzowana była tylko wybrana część magazynu, co pozwala na niezakłóconą jego pracę.

System WMS umożliwia inwentaryzację częściową, jak i całościową. Dzięki zastosowaniu lokalizacji magazynowych, odwzorowaniu ich w systemie oraz wykorzystaniu automatycznej identyfikacji towarowej zyskujemy pełną kontrolę nad stanami magazynowymi.

W każdej chwili można przeprowadzić szybką inwentaryzację danej grupy towarowej lub lokalizacji, otrzymując  bieżące informacje o zasobach. W przypadku otrzymania niezgodności w łatwy sposób można dojść do tego, kto i kiedy dokonywał operacji magazynowych na danym towarze i jako ostatni potwierdził zgodność stanów.

Świadomość stałego monitoringu pracy magazynierów i sprawdzania zasobów powoduje znaczny spadek strat z tytułu różnic inwentaryzacyjnych.

Czy obsługa inwentaryzacji jest standardem, jeżeli chodzi o funkcjonalności dostępnych dziś na rynku systemów WMS?

Tak, obsługa inwentaryzacji to standard w obecnych na rynku systemach klasy WMS.  Bez niej funkcjonowanie pracy magazynu byłoby w znacznym stopniu ograniczone.

Każdy system WMS powinien posiadać moduł inwentaryzacyjny odpowiadający standardowo za to samo, czyli zliczenie asortymentu i wykazanie różnic pomiędzy stanem ewidencyjnym i rzeczywistym zapasu oraz wprowadzenie korekty.

Jednak różnice tkwią w dość istotnych i mających wpływ na poprawną pracę magazynu szczegółach. Chodzi tu m.in. o:

• stopień automatyzacji procesu inwentaryzacji magazynu;
• możliwość prowadzenia remanentów częściowych z wyłączeniem niektórych lokalizacji magazynowych, podziałem na konkretne obszary lub dla szczególnych grup i pozycji asortymentowych;
• dostęp do raportów i możliwość śledzenia postępów prac komisji inwentaryzacyjnych;
• możliwość tworzenia komisji weryfikacyjnych;
• automatyczne rozliczenie ewentualnych niezgodności inwentaryzacyjnych.

Jakie przewagi rynkowe oferuje system ExpertWMS® w celu usprawnienia procesu inwentaryzacji?

Moduł inwentaryzacyjny systemu ExpertWMS® umożliwia przeprowadzanie za pomocą terminali kompleksowych inwentaryzacji handlowych, jak i magazynowych. System umożliwia zejście do poziomu inwentaryzowania pojedynczego adresu lub pojedynczego towaru, przy czym jeden adres może być inwentaryzowany przez wiele komisji zliczających naraz. Uzyskujemy w ten sposób możliwość przeprowadzania inwentaryzacji częściowych, inwentaryzowania magazynu po regałach lub asortymencie, bez zakłócania pracy działu handlowego.

Samo rozpoczęcie inwentaryzacji poprzedzone jest sprawdzeniem zgodności dokumentów handlowych z magazynowymi, ale dopuszczalne są zarówno zbilansowane stany magazynowe, jak i traktowanie dokumentów rozchodowych w buforze jako zatwierdzonych. W czasie prowadzenia spisu aplikacja pozwala dodawać nowe komisje zliczające oraz usuwać istniejące, jednocześnie przepisując ich odczyty do innych komisji.

Pierwsze raporty i analizy z remanentu dostępne są już w trakcie prowadzenia prac. Kierownicy mają możliwość bieżącego śledzenia inwentaryzacji, otrzymując dostęp do informacji o postępie prac poszczególnych komisji, jak i zaobserwowanych przestojach. Samo rozliczenie wyników inwentaryzacyjnych może być poprzedzone analizą największych braków/nadwyżek zarówno pod kątem wartościowym, jak i ilościowym, a następnie przeprowadzeniem procesu uzgadniania różnic polegającym na wysłaniu na magazyn komisji kontrolnych weryfikujących odczyty o największych różnicach bezwzględnych.

Zakończenie inwentaryzacji handlowej wraz z zaakceptowanym rozliczeniem wartościowym kończy się automatycznym wygenerowaniem dokumentów MP, WM, PM i odpowiadających im dokumentów handlowych.

Czy w trakcie inwentaryzacji praca magazynu musi zostać całkowicie wstrzymana?

Ustawodawca wymaga na Przedsiębiorcy, aby wiarygodnie przedstawił swoją sytuację majątkową i finansową, co w rozumieniu prawa wiążę się z rzetelnym skonfrontowaniem sprawozdania finansowego ze stanem rzeczywistym.

Aby inwentaryzacja spełniła swoją podstawową rolę, tj. była prawidłowa, rzetelna i wiarygodna, powinna zostać przeprowadzona z zachowaniem terminów i częstotliwości określonej w „Ustawie o rachunkowości” (art. 26-27) oraz z zastosowaniem podstawowych jej zasad. Jedną z takich zasad jest właśnie zasada tzw. „zamkniętych drzwi”, czyli polegająca na dokonywaniu spisu, o ile to możliwe, przy zamkniętych drzwiach, co oznacza, że w czasie inwentaryzacji nie dokonuje się obrotu magazynowego. Pozwala to na niezakłócony przebieg prac inwentaryzacyjnych.

Często się jednak zdarza, że z różnych powodów firma nie może sobie pozwolić na zamknięcie magazynów na okres spisu z natury, zwłaszcza, gdy jest on rozciągnięty w czasie na kilka dni. W takich sytuacjach należy się ograniczyć do niezbędnego minimum ruchów w magazynie.

Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację magazynu? Rodzaje inwentaryzacji w magazynie ze względu na częstotliwość wykonywania

Według prawa, czyli zgodnie z ustawą o rachunkowości, przeprowadzenie inwentaryzacji magazynu jest obowiązkowe raz na dwa lata, jednak zwykle odbywa się co roku, na koniec roku obrotowego.

Rodzaje inwentaryzacji  w magazynie, ze względu na częstotliwość to:

• inwentaryzacja roczna;
• inwentaryzacja okresowa;
• inwentaryzacja stała;
• inwentaryzacja cykliczna;
• inwentaryzacja doraźna.

Inwentaryzacja w magazynie powinna być także przeprowadzona przy zmianie kierownika magazynu (osoby odpowiedzialnej za zarządzanie magazynem) – nazywamy ją zdawczo-odbiorczą.

Należy pamiętać, że częstotliwość inwentaryzacji jest ściśle związana z typem magazynu oraz rotacją towarów. Warto wziąć pod uwagę, że różne rodzaje magazynów oraz różne rodzaje towarów wymagają różnych podejść do inwentaryzacji. Przykładowo, w magazynach produkcyjnych szczególnie istotne jest monitorowanie stanu materiałów do produkcji, półproduktów i dostaw fabrycznych.

W ostatnich etapach produkcji liczone są natomiast produkty gotowe. W tym przypadku złożoność procesów oraz wzajemne zależności między nimi mogą wymagać częstszych inwentaryzacji w magazynie. Jest to konieczne zarówno dla zachowania ciągłości produkcji, jak i zapewnienia rentowności przedsiębiorstwa. Rotacja towarów i specyfika działalności firmy są kluczowymi czynnikami wpływającymi na ustalenie harmonogramu inwentaryzacji magazynu, aby efektywnie zarządzać stanami i unikać nadmiernych zapasów lub niedoborów.

Zasady inwentaryzacji w magazynie – 9 kroków w kierunku udanego remanentu

Skutecznie zaplanowany i przeprowadzony proces inwentaryzacji w magazynie pozwala z dużą dokładnością wyliczyć stany magazynowe i przedstawić ich rzetelne zestawienie z księgami rachunkowymi. Zapoznaj się z dziewięcioma krokami planowania inwentaryzacji magazynowej, które ułatwią przeprowadzenie całej operacji.

Krok 1. Zaplanuj inwentaryzację w czasie, tak aby ograniczyć do minimum jej wpływ na operacje biznesowe

Postaraj się znaleźć w ciągu roku taki czas na przeprowadzenie inwentaryzacji, który nie spowoduje niepotrzebnych zakłóceń w codziennej pracy firmy. Długą inwentaryzację najlepiej jest przeprowadzać poza cyklem sprzedaży lub poza standardowymi operacjami biznesowymi. Są firmy, które decydują się na inwentaryzację przeprowadzaną w godzinach nocnych lub w dni ustawowo wolne od pracy. Dzięki temu, mimo konieczności wypłacenia dodatkowego wynagrodzenia, przedsiębiorstwo unika poniesienia dużo większych kosztów wynikających z przestoju w działalności.

Istnieje również możliwość realizacji inwentaryzacji ciągłej, w przypadku gdy nie ma możliwości zatrzymania sprzedaży lub gdy inwentaryzacja jest czasochłonnym procesem. Duże przedsiębiorstwa decydują się również często na wynajęcie firmy zewnętrznej, która wspiera je w procesie inwentaryzacji.

Krok 2. Uporządkuj magazyn przed przeprowadzeniem inwentaryzacji

Uporządkowany i dobrze zorganizowany magazyn znacznie ułatwi odnalezienie i policzenie wszystkich zapasów. Właściwie poukładane towary pozwolą ograniczyć błędy podczas liczenia.

W dużych magazynach dobrą praktyką jest podział całej powierzchni na sekcje, odpowiednie oznaczenie półek oraz oklejenie opakowań etykietami, które pozwalają na identyfikację zawartości. Dzięki temu czas potrzebny na odnalezienie właściwego towaru zostanie skrócony do minimum, co z kolei pozytywnie przełoży się na czas trwania całego projektu.

Krok 3. Przygotuj narzędzia inwentaryzacyjne z odpowiednim wyprzedzeniem

Zanim rozpoczniesz w firmie proces inwentaryzacji, upewnij się, że wszyscy, którzy będą brali w niej udział, są zaopatrzeni w narzędzia potrzebne do wykonania zadania. Wskazówka wydaje się być banalna, ale niejedna inwentaryzacja poważnie się opóźniła, gdy w chwili jej rozpoczęcia okazało się, że:

• w magazynie brakuje dla wszystkich skanerów kodów kreskowych;
• pracownicy tymczasowi, którzy zostali wynajęci do procesu inwentaryzacji nie otrzymali odpowiednich dostępów w systemie;
• arkusze ze stanami magazynowymi nie zostały wygenerowane, wydrukowane i przekazane odpowiednim osobom.

Krok 4. Pracuj wyłącznie na aktualnych danych

Celem pełnej inwentaryzacji towarów w magazynie jest uzyskanie dokładnej liczby faktycznie posiadanych towarów i zapasów i porównanie ich z istniejącymi danymi. Dlatego pamiętaj, aby wyodrębnić podczas inwentaryzacji przedmioty, które zostały już zafakturowane, ale jeszcze nie wysłane. Towar sprzedany, który nie został jeszcze wysłany, w zasadzie już nie jest wliczany do stanów magazynowych.

Krok 5. Określ jasne cele i wyznacz dokładne obowiązki osobom biorącym udział w inwentaryzacji

Kierownik magazynu lub i inne osoby wyznaczone do nadzorowania inwentaryzacji powinny przez cały czas nadzorować ten proces. Takim osobom należy zapewnić wgląd do pełnej ewidencji tego, co należy policzyć i co powinno znajdować się w ich magazynie. Dzięki temu będą mogli na bieżąco kontrolować pracę liczących osób.

Na czas inwentaryzacji należy również określić jasne reguły dotyczące przerw w liczeniu. Warto z góry określić ich godziny oraz czas trwania. Najlepiej, żeby przerwy były realizowane po zinwentaryzowaniu określonej sekcji (całej). Ponieważ w trakcie inwentaryzacji, aby uniknąć pomyłek, niezbędne jest zachowanie maksymalnego skupienia, powinno się również ustalić zasady korzystania z telefonów komórkowych i innych urządzeń, które rozpraszają uwagę.

Krok 6. Zorganizuj logiczny system sprawdzania stanów magazynowych

Niezależnie od tego, czy masz duży magazyn z tysiącami SKU czy magazyn, w którym przechowujesz kilkaset różnych grup towarowych, zorganizuj logiczny system inwentaryzacji, który ułatwi wszystkim przebrnięcie przez cały proces. Przykładowo:

• podziel zespół dokonujący inwentaryzacji na grupy i każdej przydziel odrębne sekcje magazynu lub grupy towarów do przeliczenia, tak aby się ze sobą nie pokrywały;
• ustal kierunek inwentaryzacji, np. liczenie będzie się odbywało od góry do dołu i od lewej do prawej;
• oznacz sprawdzone sekcje kolorowym markerem, wyraźną plakietką itp, jako wizualne przypomnienie, co zostało już policzone.

Krok 7. Otwórz i policz absolutnie wszystko – bez zgadywania

Jeśli na półce znalazłeś wcześniej otwarte pudełko z oznaczoną zawartością (np. 15 kalendarzy), nie bierz tej ilości za pewnik. Zdejmij karton z półki i policz całą jego zawartość, aby upewnić się, że zawiera dokładnie podaną liczbę przedmiotów. Proces inwentaryzacji ma na celu podanie odczytów dokładnych w 100%, co oznacza, że ​​nie wolno szacować, ani zgadywać żadnej liczby. Spisz również wszelkie źle oznakowane / zapakowane kartony i przekaż je do kontroli jakości.

Krok 8. Wymyśl sposób na zmniejszenie strat spowodowanych kradzieżą, ilości zepsutych lub nierotujących towarów

W trakcie procesu inwentaryzacji często wychodzą na jaw rozbieżności. Okazuje się, że części rzeczy, które według wykazu znajdują się w magazynie, już tam nie ma, część przedmiotów uległa uszkodzeniu i nie zostało to zgłoszone, a jeszcze inna część asortymentu po prostu się nie sprzedaje.

Dysponując tymi danymi, możesz opracować plan, jak w przyszłości zapobiec kradzieżom, poprawić politykę bezpieczeństwa, która zminimalizuje uszkodzenia towaru. Informacje te pozwolą Ci również opracować i wdrożyć nowe strategie optymalizacji ilości zapasów przechowywanych w magazynie.

Krok 9. Ciągłe doskonalenie procesu inwentaryzacji

Proces inwentaryzacji nie powinien być statycznym zestawem procedur. Powinien rosnąć i ewoluować za każdym razem, gdy przeprowadzana jest inwentaryzacja. Dzięki temu za każdym razem będzie coraz sprawniejszy. Zachęcaj pracowników, którzy biorą udział w inwentaryzacji do zgłaszania pomysłów na ulepszenia. Organizuj burze mózgów na temat sposobów zmniejszania zapasów oraz przeciwdziałania marnotrawstwu.

Jeśli naprawdę chcesz usprawnić proces ręcznej inwentaryzacji, zastanów się nad zainwestowaniem w nowoczesny system WMS, który pozwoli na śledzenie poprawności stanów magazynowych przez cały rok.
 

Jak w praktyce wygląda proces inwentaryzacji w magazynie? Etapy inwentaryzacji

Inwentaryzacja magazynu składa się z trzech podstawowych etapów. Niezależnie od tego, czy jest ona realizowana ręcznie czy z wykorzystaniem WMS, są do nich przypisane charakterystyczne czynności:

Przygotowanie do inwentaryzacji

Przygotowanie do inwentaryzacji magazynu jest kluczowym etapem tego procesu. Przed rozpoczęciem inwentaryzacji, konieczne jest zamknięcie wszystkich dokumentów wpływających na stan magazynowy, a także zwolnienie rezerwacji. Dostawy towarów z zewnątrz oraz z produkcji nie powinny odbywać się w trakcie inwentaryzacji magazynu, jednak jeśli zdarzy się taka sytuacja, towar powinien być odebrany fizycznie, wyraźnie oznaczony i umieszczony w miejscu, które nie zostanie uwzględnione w spisie.

Nowe towary nie powinny być dodawane do stanu magazynu do czasu zakończenia inwentaryzacji magazynowej. Przed przystąpieniem do samego spisu, warto dokładnie zaplanować kolejność prac. Dla zapewnienia sprawnego przebiegu inwentaryzacji magazynowej, pracownicy powinni odpowiednio przygotować obiekt do liczenia. Obejmuje to wyrównanie warstw towarów na paletach oraz uporządkowanie towarów na regałach półkowych w taki sposób, aby ułatwić szybkie i bezbłędne przeliczenie.

Inwentaryzacja

Przeprowadzenie inwentaryzacji to etap, który wymaga udziału komisji inwentaryzacyjnej składającej się z co najmniej 2–3 osób. Liczebność tej komisji zależy od wielkości firmy oraz rozmiaru magazynu. Głównym zadaniem komisji inwentaryzacyjnej jest przeliczenie, dokonanie odczytów stanów magazynowych oraz księgi rachunkowej, a także weryfikacja ewentualnych różnic.

Aby osiągnąć jak najbardziej rzetelne wyniki inwentaryzacji magazynowej, każdy towar powinien być przeliczony lub w przypadku systemów WMS, odczytany (zarówno towar, jak i jego lokalizacja) przynajmniej dwukrotnie, przy udziale różnych komisji. Następnie zebrane odczyty są ze sobą porównywane i dokładnie sprawdzane. W efekcie generowany jest pierwszy wynik inwentaryzacji, nazywany „odczytem kontrolnym.”

Weryfikacja odczytu kontrolnego

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji magazynu, następuje etap weryfikacji odczytu kontrolnego. Na tym etapie następuje ponowne przeliczenie towarów, dokonuje się także weryfikacji braków oraz nadwyżek, zaczynając od największych niezgodności i stopniowo przechodząc do mniejszych. W przypadku brakującego towaru poszukiwany jest on w całym magazynie, nie tylko w lokalizacjach, jakie ma on przypisane w systemie WMS. Weryfikacja trwa do momentu, gdy przewodniczący komisji uznaje, że inwentaryzację magazynu można zakończyć, a wszystkie niezgodności zostaną wyjaśnione i uwzględnione w końcowym wyniku.

Efekty inwentaryzacji zapasów magazynowych

W wyniku inwentaryzacji na magazynie powinno powstać sprawozdanie zatwierdzone przez kierownika (przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej), w którym muszą pojawić się następujące informacje:

• skorygowany stan ilościowy i jakościowy aktywów i pasywów;
• obliczone procentowe odchylenie ilości i wartości;
• wykaz najistotniejszych różnic w księgach rachunkowych i stanach magazynowych;
• wyjaśnienie przyczyn niezgodności i sposób na rozliczenie osób odpowiedzialnych;
• propozycja usprawnienia zarządzania zapasami.

Inwentaryzacja magazynu – wnioski końcowe

Inwentaryzacja zapasów magazynowych jest kluczowym procesem w zarządzaniu magazynem, a jej częstotliwość powinna być dostosowana do charakteru działalności oraz potrzeb danego magazynu. Standardowym wymogiem jest minimum jedna inwentaryzacja roczna, jednak spisy aktywów i pasywów warto przeprowadzać także z innych uzasadnionych przyczyn, takich jak np. zmiana kierownika magazynu czy przeniesienie magazynu do nowej lokalizacji.

Należy zaznaczyć, że częstotliwość inwentaryzacji powinna być również adekwatna do rozmiaru i skali działalności magazynu. Zbyt rzadkie inwentaryzacje mogą prowadzić do znacznych rozbieżności między stanem ewidencyjnym a rzeczywistym stanem towarów. Brak kontroli nad magazynem może powodować poważne problemy, takie jak przestoje w produkcji, brak dostępności towarów czy trudności w lokalizowaniu produktów, co negatywnie wpływa na wydajność pracy magazynu i generuje zbędne koszty dla przedsiębiorstwa.

Należy również zaznaczyć, że metody inwentaryzacji w magazynie różnią się w zależności od stopnia jego zinformatyzowania. W mniej zautomatyzowanych magazynach nadal powszechną metodą jest spis z natury, czyli ręczne przeliczanie towarów i weryfikacja wyników z danymi z działu rachunkowości. Jednak w magazynach, które korzystają z systemów zarządzania magazynem (WMS), inwentaryzacja magazynu może być znacznie bardziej efektywna i dokładna. Dzięki WMS proces ten może być zautomatyzowany, co minimalizuje błędy i usprawnia pracę.