Kontrola stanów magazynowych i ich optymalizacja

Optymalizacja i kontrola stanów magazynowych – wpływ na logistykę firmy

W zarządzaniu logistyką magazynową, jednym z kluczowych elementów jest kontrola i optymalizacja stanów magazynowych. Inwentaryzacja, to proces określania ilości i wartości towarów zgromadzonych w magazynie, który odgrywa istotną rolę w efektywnym zarządzaniu zapasami i zabezpieczeniu ciągłości dostaw dla klientów. Przedsiębiorstwa w zależności od swoich potrzeb, wykonują inwentaryzację z różną częstotliwością, a kontrola stanów magazynowych stanowi kluczową czynność umożliwiającą poprawę logistyki firmy, wprowadzając szereg korzyści i możliwości. W artykule przybliżymy na czym polega kontrola zapasów oraz jakie jest jej znaczenie w kontekście działalności przedsiębiorstwa.

Kontrola stanów magazynowych – charakterystyka

Inwentaryzacja to zbiór procesów i technik umożliwiających sprawowanie nadzoru nad zapasami przedsiębiorstwa. Dzięki dokładnemu monitorowaniu stanów magazynowych można lepiej organizować i planować operacje logistyczne.

Dokładne informacje o stanie magazynowym pozwalają na świadome podejmowanie decyzji dotyczących zamówień czy przewozu towarów. Zmniejsza to ryzyko braku minimalnego zapasu i niepotrzebnych nadwyżek, co prowadzi do zmniejszenia kosztów i poprawy efektywności działania firmy.

Sposoby prowadzenia inwentaryzacji

Inwentaryzacja może być przeprowadzona różne sposoby:

• ręcznie, na kartce papieru.
• z wykorzystaniem programu Excel
• z wykorzystaniem systemu WMS

Prowadząc kontrolę stanów magazynowych na papierze, oraz z wykorzystaniem programu Excel , proces wprowadzania danych odbywa się ręcznie, dlatego obie metody wiążą się dużym prawdopodobieństwem popełnienia błędów. Ręczna kontrola wiąże się również z zaangażowaniem do tej czynności znacznej liczby pracowników, ponieważ jest to mocno pracochłonne zadanie.

Program WMS posiada funkcje inwentaryzacji magazynu, które pozwalają na zautomatyzowanie wielu procesów i skrócenie czasu trwania czynności inwentaryzacyjnych. Operator nie liczy towaru samodzielnie i nie zapisuje go na kartce. Wykorzystuje w tym celu mobilny terminal magazynowy, którym skanuje kod lokalizacji oraz kod kreskowy towaru, a reszta czynności wykonywana jest przez system – to WMS zlicza liczbę zeskanowanych pozycji.
 

Powody dla których warto prowadzić kontrolę stanów magazynowych

Kontrola stanów magazynowych ma dwa kluczowe cele:

• poprawa jakości obsługi klienta
• optymalizacja kosztów magazynowania.

Optymalizacja stanów magazynowych przyczynia się do osiągnięcia rentowności firmy. Mając precyzyjne dane na temat dostępności produktów, możliwe jest szybkie i skuteczne przygotowanie zamówień do wysyłki. Pozwala to uniknąć sytuacji, w których klient oczekuje na dostawę, a zamówiony towar nie jest dostępny w magazynie.

Kontrola stanów ma również istotny wpływ na koszty operacyjne firmy. Odpowiednie zarządzanie stanami magazynowymi pozwala uniknąć nadmiernych zapasów towarów, które generują koszty przechowywania i utrzymania. Dodatkowo, może zapobiec sytuacjom, w których nieścisłości w ilości towarów prowadzą do nieefektywnego wykorzystania zasobów, np. przeterminowania produktów lub utraty ich wartości.

Kontrola stanów magazynowych – kiedy i jak często?

W zależności od rodzaju działalności i swoich potrzeb to firmy decydują jak często przeprowadzać inwentaryzację. Może mieć ona charakter okresowy (np. co kwartał, czy rok), być częściowa lub stała.

Kontrola okresowa zapasów, odbywa się w określonych odstępach czasu, angażuje ona jednak dużą część personelu i często powoduje zakłócenia (przestoje) w pracy magazynu. Ponieważ jest to czynność wykonywana ręcznie, wiąże się również z dużym prawdopodobieństwem popełnienia błędów.

Inwentaryzacje częściowe zakładają weryfikację określonych towarów częściej niż innych przy uwzględnieniu poziomu rotacji. W odróżnieniu do kontroli okresowej zapewnia ona większą dokładność informacji na temat magazynowanych towarów.

Najbardziej efektywnym rozwiązaniem jest prowadzenie stałej inwentaryzacji zapasów, która jest możliwa tylko za pomocą odpowiedniego systemu WMS. Umożliwia on stałą rejestrację wszystkich przepływów towarów, oraz aktualizację stanów magazynowych w czasie rzeczywistym. Pozwala to na ograniczenie kosztów związanych z przeprowadzaniem inwentaryzacji ale przede wszystkim eliminuje błędy i zakłócenia w pracy magazynu.

Podsumowanie

Właściwa kontrola stanów magazynowych ma znaczący wpływ na logistykę magazynową i funkcjonowanie firmy. Poprawa kontroli nad stanami magazynowymi przyczynia się do skrócenia czasu realizacji zamówień, redukcji kosztów operacyjnych, poprawy zarządzania łańcuchem dostaw oraz zwiększenia efektywności i konkurencyjności firmy. Niezbędne jest zatem wdrożenie odpowiedniego systemu, takiego jak ExpertWMS, który umożliwia precyzyjne monitorowanie i optymalizację stanów magazynowych.