[CASE STUDY] Dynamika działania – ExpertWMS® 3PL dla MARATHON CARGO HUB

[CASE STUDY] Opis wdrożenia ExpertWMS® 3PL dla MARATHON CARGO HUB

PROFIL KLIENTA

MARATHON CARGO HUB jest częścią Marathon International Logistics, które świadczy usługi transportu i spedycji międzynarodowej, logistyki kontraktowej, magazynowania, przewozu materiałów niebezpiecznych, rozładunku z pomocą mobilnych wózków widłowych. Grupa MARATHON funkcjonuje na polskim rynku od ponad 17 lat i zatrudnia ponad 500 osób.

ROZPOCZĘCIE WSPÓŁPRACY Z DATACONSULT

2020 r.

MIEJSCE WDROŻENIA SYSTEMU EXPERTWMS^® 3PL

Magazyn MARATHON CARGO HUB w Kostrzynie k. Poznania – to nowoczesne centrum logistyczne skutecznie realizujące całościową obsługę logistyki kontraktowej w modelach 3PL, 4PL i 5PL. MARATHON CARGO HUB przygotowuje transporty pod sieci dystrybucyjne, realizuje podmontaże automotive, magazynuje ADR, a także świadczy usługi VAS. Centrum logistyczne gwarantuje szybką kompletację i przeładunek zgodnie z wytycznymi Klienta.

MAGAZYN MARATHON CARGO HUB

• Powierzchnia magazynu: ponad 25 000 m²
• Liczna miejsc paletowych: 19 200 miejsc paletowych + 1200 m² pod składowanie ADR
• Liczba użytkowników systemu WMS: 11

CHARAKTERYSTYKA WYZWANIA

W momencie nawiązania współpracy z DataConsult S.A., MARATHON CARGO HUB korzystał już z systemu WMS konkurencyjnej firmy, jednak rozwój logistyki spowodował konieczność zmiany systemu na bardziej elastyczne i szybciej konfigurowalne rozwiązanie typu Warehouse Management System.

Wyzwania, z którymi nasze rozwiązanie ExpertWMS^® 3PL musiało się zmierzyć pod względem oczekiwań Klienta:

• Obsługa pełnopaletowa sieci dystrybucyjnych, m.in. sieci sklepów Biedronka
• Podział powierzchni składowania w celu wydzielenia stref dla Klientów
• Zaawansowane strategie rozkładania palet w magazynie
• Realizacja zamówień w trybie kompletacyjnym oraz wydań pełnopaletowych
• Pełna widoczność pracy magazynu dla działu administracji

Centrum logistyczne MARATHON CARGO HUB w momencie zmiany systemu WMS obsługiwało głównie Klientów z branży produkcyjnej i spożywczej. W magazynie, oprócz towarów spożywczych, w wydzielonej części znajdowały się także towary z grupy ADR, czyli produkty niebezpieczne.

Klientowi zależało przede wszystkim na usprawnieniu procesów magazynowych, stworzeniu dedykowanych rozwiązań systemowych, adekwatnych do posiadanego asortymentu i sposobów realizacji usług, pełnej transparentności procesów – widoczność on-line dla Klientów.

Jednym z kluczowych elementów było także wprowadzenie możliwości raportowania, udostępnienie analiz wszystkich procesów magazynowych, generowanych szybko i w oparciu o wybrane kryteria celem ujęcia w wykazie kosztów dla obsługiwanych Klientów.

PRZEBIEG WDROŻENIA SYSTEMU EXPERTWMS^® 3PL

Pomimo, że w MARATHON CARGO HUB zastaliśmy już działający system WMS, wdrożenie procesów zaczynaliśmy praktycznie od zera. Powodem był fakt, że szereg rozwiązań standardowych dla systemu ExpertWMS^® 3PL był nieosiągalny dla poprzedniego oprogramowania IT i w związku z tym wywołał konieczność definiowania u Klienta nowych procesów.

Wdrożenie systemu ExpertWMS^® 3PL rozpoczęliśmy z początkiem 2020 roku i przebiegło ono bardzo sprawnie. Warty podkreślenia jest istotny wkład Zespołu Klienta, który cechował się dużym doświadczeniem i przejawiał pełne zaangażowanie. Na podstawie wspólnych rozmów stworzyliśmy koncepcję rozwiązania, która z każdym dniem urzeczywistniała się. Dzięki tak owocnej współpracy postępy w realizacji były widoczne od samego początku i na każdym etapie. Projekt charakteryzowała wyjątkowa dynamika działania.

W styczniu realizowaliśmy prace analityczne, w lutym – konfiguracyjne, a już w marcu odbyło się uruchomienie systemu i szkolenia użytkowników. Ostatnie dwa tygodnie marca system już w pełni funkcjonował u Klienta.

WDROŻENIE SYSTEMU EXPERTWMS^® 3PL VS. KORONAWIRUS

W związku z tym, że proces wdrożenia systemu ExpertWMS^® 3PL zrealizowany został zgodnie z założonymi terminami, MARATHON CARGO HUB zyskał nową jakość pracy magazynu tuż przed krajowym lockdownem spowodowanym pandemią COVID-19. W rezultacie był dużo lepiej przygotowany, aby sprostać specyficznym wymaganiom rynku w tym okresie i w kolejnych miesiącach.

1. ETAP –ANALIZA POTRZEB MARATHON CARGO HUB

W pierwszym etapie dokonaliśmy analizy potrzeb Klienta, ustaliliśmy wspólnie etapy pracy, wyznaczyliśmy terminy graniczne. Od początku działaliśmy w sztywnych i jasno określonych ramach czasowych.

Jak zawsze, rozpoczęliśmy od wysłuchania potrzeb Klienta. Niewątpliwie korzystnym dla całego projektu był fakt, że osoby decyzyjne w MARATHON CARGO HUB wiedziały dokładnie, jakie funkcjonalności powinny pojawić się w ich systemie, nakreśliły konkretne oczekiwania i były gotowe na dynamiczne wprowadzanie zmian. Z naszej strony odpowiedzieliśmy przedstawieniem adekwatnych narzędzi systemu ExpertWMS^® 3PL, w pełni spełniających wymagania Klienta, a dodatkowo zaprezentowaliśmy możliwości ich personalizacji pod profil działalności Klienta. Finalizując ten etap wdrożenia, wykazaliśmy konkretne korzyści biznesowe, do osiągnięcia których zmierzaliśmy w całym procesie.

2. ETAP – KONFIGURACJA I URUCHOMIENIE SYSTEMU EXPERTWMS^® 3PL

W drugim etapie przeprowadziliśmy konfigurację systemu ExpertWMS^® 3PL, zgodnie z dokładnie wytyczonym planem działania. Warto podkreślić, że już w tej fazie projektu zrealizowaliśmy serię szkoleń dla pracowników MARATHON CARGO HUB. Dzięki przyjętej metodzie, Klient otrzymywał oprogramowanie w częściach i mógł skupić się na testowaniu poszczególnych elementów systemu, aby mieć pewność ze działają one zgodnie z oczekiwaniami.

Ekipa wdrożeniowa DataConsult była obecna w siedzibie Klienta w momencie uruchomienia. Swoje prace rozpoczęliśmy od przeprowadzenia inwentaryzacji magazynu w systemie. Przy naszym wsparciu zostały zlecone i wykonane pierwsze procesy magazynowe. Służyliśmy wsparciem i błyskawicznie odpowiadaliśmy na pojawiające się pytania załogi MARATHON CARGO HUB. W efekcie użytkownicy systemu ExpertWMS^® 3PL łatwo odnaleźli się w nowym środowisku pracy.

Zgodnie z założenami poczynionymi na etapie analitycznym, kierowaliśmy się stopniowym uruchomieniem Klientów. Na początku obsługiwaliśmy ok. 10 Klientów MARATHON CARGO HUB, którzy generowali dużą skalę procesów – centrum logistyczne opuszczało dziennie ok. 15-20 samochodów. W dziale administracji pracowały 3 osoby, dla których skonfigurowaliśmy panel zarządczy systemu ExpertWMS^® 3PL. Z kolei w magazynie uruchomiliśmy profile w Terminalu dla 8 użytkowników, którzy na bieżąco pracowali przez 2 zmiany w systemie.

W trakcie prac konfiguracyjnych zapewnialiśmy Klientowi prawidłowe przyjęcie i optymalizację procesów przyjęć zarówno palet jednorodnych, jak i mieszanych. Następnie usprawniliśmy kompletację tych palet, a także zoptymalizowaliśmy wydania pełnopaletowe.

Obsługiwaliśmy różne kanały dystrybucji. Były to firmy produkcyjne, gdzie realizowaliśmy wydanie bezpośrednie, jak również duże sieci handlowe. W tym wypadku konfigurowaliśmy wydanie towarów do centrów dystrybucyjnych wraz z dostarczeniem odpowiedniej specyfikacji towarów, czyli karty załadunkowej dla kierowcy, dokumentów WZ dla centrum dystrybucyjnego oraz różnorodnych etykiet, które były wymagane dla towaru, tj. etykiety zawierające nr partii, datę ważności i inne informacje handlowe.

W zależności od tego, z jakim towarem mieliśmy do czynienia, czyli jakiego Klienta w danej chwili MARATHON CARGO HUB obsługiwał w magazynie, systemie ExpertWMS^® 3PL dostosowywał, adekwatnie do specyfiki potrzeb, strategię rozkładania palet, a następnie kompletowania zamówień. W rezultacie, niezależnie od rodzaju asortymentu, zapewniony został odpowiedni ruch towarów w magazynie oraz zastosowane zostany optymalne ścieżki poruszania się magazynierów w obrębie regałów.

3. ETAP – WIZYTA KONTROLNA I USŁUGI POWDROŻENIOWE

Podczas ostatniego, trzeciego etapu realizacji projektu, Zespół Wdrożeniowy DataConsult był po raz kolejny obecny w siedzibie Klienta, aby upewnić się, że prace konfiguracyjne zostały zakończone z powodzeniem. Przyglądaliśmy się, jak pracownicy MARATHON CARGO HUB radzą sobie z obsługą nowego systemu, służyliśmy pomocą techniczną i na bieżąco odpowiadaliśmy na pytania pracowników Klienta.

Następnie asysta DataConsult przez dwa tygodnie zdalnie realizowała wsparcie powdrożeniowe. Ostatni etap kończyło upewnienie się, że wszystkie wdrożone funkcjonalności działają prawidłowo, a każdy użytkownik profilu samodzielnie i bez problemu porusza się w systemie.

KORZYŚCI BIZNESOWE PO WDROŻENIU SYSTEMU EXPERTWMS^® 3PL

W efekcie wdrożenia systemu ExpertWMS® 3PL u Klienta znikły ograniczenia funkcjonalne w zapewnieniu obsługi logistycznej najwyższej jakości, do której MARATHON INTERNATIONA LOGISTICS niezmiennie dąży i którą stale udoskonala.

W odróżnieniu od poprzednio użytkowanego systemu WMS, ExpertWMS^® 3PL posiada narzędzia spełniające wszystkie oczekiwania logistyczne MARATHON CARGO HUB. Klient obecnie użytkuje system WMS w pełni zaprojektowanego dla swoich potrzeb, z „uszytymi na miarę” procesami przyjęć, wydań i kompletacji, a oprócz tego korzysta z ewidencji i rozliczeń operacji logistycznych. MARATHON CARGO HUB posiada teraz w pełni zautomatyzowane generowanie raportów per dzień, per miesiąc, per konkretny okres, który sobie życzy do rozliczenia z Klientami.

Reasumując, specjaliści DataConsult wdrażając ExpertWMS^® 3PL zapewnili MARATHON CARGO HUB nie tylko pełną gamę funkcjonalności, na których Klientowi zależało, ale też w pełni skonfigurowali narzędzia systemu, zgodnie ze specyfiką działalności Klienta. W następstwie uruchomienia systemu ExpertWMS^® 3PL nastąpiła od razu widoczna optymalizacja pracy centrum logistycznego.