Magazynowanie w logistyce – przebieg procesów logistycznych w magazynie

Na czym polegają poszczególne procesy logistyczne w magazynie? Jak przebiegają i jakie warunki zapewniają ich możliwie najwyższą efektywność? W artykule bliżej przedstawiamy poszczególne procesy magazynowe w przedsiębiorstwie, skupiając się na ich znaczeniu dla efektywności łańcucha dostaw.

Procesy magazynowania w logistyce – awizacja dostawy

Magazyn powinien być uprzedzony o każdej oczekiwanej dostawie co najmniej jeden dzień przed terminem dostawy. W przypadku większych transportów, np. całopojazdowych lub kontenerowych, zalecane jest informowanie magazynu co najmniej kilka dni przed dostawą. Awizacja, dla dobra obydwu stron, powinna być udokumentowana – zgłoszona mailowo lub przez dedykowany portal. Kiedyś popularną formą awizacji był także fax, ale wraz z rozwojem technologii, ten sposób komunikacji przeszedł do lamusa.

Obecnie najczęściej dane o spodziewanej dostawie wprowadzane są do systemów magazynowania w logistyce, co pozwala zaoszczędzić czas przez obie strony – dostawcę i odbiorcę przesyłki. Przeważnie strony wpisują informacje do innych systemów, które komunikują się ze sobą przesyłając dane i tworząc odpowiednie dokumenty.

Brak awizacji dostawy może być jednym z powodów, dla których magazyn logistyczny może odmówić jej przyjęcia.

Procesy logistyczne w magazynie – przyjęcia towarów

Magazynowanie w logistyce zaczyna się od przyjęcia towaru. Proces przyjmowania towarów obejmuje sprawdzenie oraz rejestrację dostarczonych materiałów, kontrolę jakości oraz przypisanie ich do odpowiedniej lokalizacji w magazynie. Prawidłowe i skuteczne przyjmowanie towarów pozwala uniknąć problemów związanych z brakami w asortymencie i minimalizuje ryzyko błędów przy realizacji zamówień. Dlatego bardzo ważne jest, aby każda dostawa towaru była awizowana. Magazyn musi najpierw otrzymać informację o spodziewanym transporcie i o zawartości przesyłki.

Magazynowanie w logistyce – składowanie towarów

Poszczególne procesy logistyki magazynowej przenikają się – bez odpowiedniego składowania nie możemy zapewnić optymalnego funkcjonowania innych procesów magazynowych w przedsiębiorstwie. Składowanie towarów ma krytyczny wpływ na koszty magazynowania, dlatego warto zapoznać się z zasadami prawidłowego przechowywania towarów w magazynie. O jakich zasadach trzeba pamiętać?

• Do towarów musi być zapewniony dostęp.
• Należy przestrzegać norm bezpieczeństwa (np. nie przekraczać nośności regałów).
• Produkty o rożnych właściwościach należy odgradzać od siebie (np. tworząc różne podstrefy w obszarze składowania – na produkty chemiczne i na produkty spożywcze).
• Powinno się rozmieszczać towar pod kątem wagi, np. ciężkie towary na dole, lżejsze u góry.
• Należy zapewnić wymagane warunki przechowywania (przestrzeń, światło, temperatura).
• Wartościowe towary należy dodatkowo zabezpieczyć (co najczęściej odbywa się wcześniej – leży po stronie podmiotu realizującego wysyłkę).

Jeśli spełnimy wszystkie ww. warunki w procesie składowania towarów, z całą pewnością pakowanie towarów dla poszczególnych zamówień, czyli kompletacja, przebiegnie sprawniej i wydajniej.

Kompletacja zamówień

Kompletacja zamówień to proces logistyczny w magazynie, który polega na zebraniu wszystkich produktów, które mają zostać wysłane do klienta w ramach realizacji konkretnego zamówienia. Proces kompletacji w magazynie logistycznym ma bezpośredni wpływ na szybkość realizacji zamówień klientów.

Szybka kompletacja (z ang. picking) towarów w magazynie to obecnie jeden z głównych czynników determinujących wysoką sprzedaż, szczególnie u firm działających w branży e-commerce. Klienci składający zamówienie online oczekują, że przesyłka dotrze do nich już na następny dzień. Sklepy internetowe często kuszą klientów komunikatem „zamów do godziny 16.00, a zamówienie otrzymasz następnego dnia”. Co pozwala dostawcom towarów na tak dynamiczną realizację zamówień?

Główne wyznaczniki szybkości i jakości kompletacji to:

• otrzymywane zamówienia: ich wielkość w sztukach oraz ilościach indeksów/linii/pozycji, w połączeniu z czasem na ich realizację;
• przyjęte metody składowania;
• dostępna infrastruktura: np. regały dynamiczne, stanowiska kompletacyjne, wózki podnośnikowe, układnice – automatyka magazynowa, inne urządzenia wspomagające pakowanie, jak np. owijarka;
• rozmiary produktów;
• obecność systemu do zarządzania WMS;
• ilość pracowników magazynu – użytkowników WMS.

Odpowiednie zaplanowanie procesu kompletacji, optymalne wykorzystanie dostępnych zasobów, takich jak personel, technologia czy układ magazynu, może znacząco przyspieszyć cały cykl realizacji zamówienia. Skuteczna organizacja kompletacji pozwala na zminimalizowanie czasu, jaki pracownik potrzebuje na znalezienie i wybranie wszystkich produktów z magazynu. To z kolei przekłada się na szybsze przygotowanie zamówienia do wysyłki i skrócenie czasu, jaki klient musi czekać na swoje produkty.

Prawidłowa organizacja sposobu kompletacji to bolączka wielu magazynów. Przedsiębiorstwa, które chcą dostosować się do potrzeb klientów i zachować odpowiednią dynamikę sprzedaży, decydują się na wdrożenie systemów zarządzania magazynem, z którymi proces kompletacji staje się łatwy i mniej kosztowny. Systemy WMS pozwalają ograniczyć pomyłki w procesach magazynowania w logistyce, a jednocześnie znacząco przyspieszyć realizację zamówień.

Wszystkie skompletowane zamówienia trafiają do obszaru wydań, gdzie wykonywane są kolejne czynności wchodzące w skład procesów logistyki magazynowej.

Jakie czynności realizowane są w obszarze wydań towarów?

Sprawnie przeprowadzona kompletacja i wydanie towarów powinny obejmować takie czynności, jak:

• odebranie towaru ze strefy kompletacji lub wydań;
• sortowanie (jeśli operacja nie odbyła się podczas kompletacji);
• kontrola (ilościowa i jakościowa);
• spakowanie zamówienia i uformowanie jednostki transportowej (jeśli nie miało to miejsca wcześniej);
• wystawienie dokumentacji: dokument WZ oraz list przewozowy i oklejenie przesyłki/przesyłek;
• załadunek środka transportu (kolejność załadunku zależy od ilości punktów na trasie, jeśli jest ich więcej niż jeden to pierwszy klient/punkt do rozładunku jest ładowany jako ostatni) i w razie potrzeby zaplombowanie;
• przekazanie/wydanie towaru odbiorcy wewnętrznemu i zewnętrznemu (ewentualnie przekazanie go do wyznaczonego miejsca przechowywania – przesyłka nie musi być od razu wysłana, np. w eksporcie może czekać na oclenie);
• kontrola wyjścia (sprawdzenie plomby na bramie wyjazdowej).

Zarządzanie pracą magazynu

Nowoczesne technologie pozwalają zarządzać zapasami magazynu na optymalnym poziomie, co ułatwia organizację pracy magazynu. Na każdym etapie łańcucha dostaw możliwa jest pełna identyfikowalność towaru oraz stałe zapewnienie wymaganej ilości składowych zapasów, która jest niezbędna do efektywnego funkcjonowania magazynu.

Do najlepszych rozwiązań z tego zakresu zalicza się:

• Nowoczesne rozwiązanie WMS (Warehouse Management System), które w ścisłej współpracy z dowolnym systemem ERP, koordynuje, kontroluje i zarządza procesami zachodzącymi w magazynie. System pozwala na optymalne rozmieszczenie towarów i nośników na lokalizacjach magazynowych, wspiera proces kompletacji poprzez zaplanowanie optymalnej kolejności pobierania produktów i jak najkrótszych tras, które maja pokonać operatorzy, rzeczywisty podgląd stanu zapasów oraz zarządzanie dokumentacją magazynową.
• Infrastruktura AutoID: są to rozwiązania, które wspierają procesy zachodzące w magazynie, najczęściej są zintegrowane z systemem WMS jak np. terminale radiowe, urządzenia voicepicking czy pick to light.

Wyposażenie magazynu

Magazyn jest kluczowym elementem procesów logistycznych. Sprawna realizacja procesów magazynowych umożliwia stałą dostępność towarów, które są niezbędne do realizacji procesów transportu i/lub sprzedaży. Poprawne funkcjonowanie magazynu jest możliwe, jeśli zostaną tam umieszczone odpowiednia i niezbędna infrastruktura magazynowa, urządzanie transportowe oraz inne potrzebne elementy wyposażenia.

Wszystkie te rzeczy, znacznie ułatwią pracę magazynierom oraz wpłyną na dobrą organizację przestrzeni magazynowej. Na techniczne wyposażenie magazynu ma wpływ wiele czynników, z których najistotniejsze to:

• wielkość powierzchni magazynu;
• wysokość magazynu;
• rodzaj przechowywanych towarów;
• składowanie produktów;
• transport.

Mimo wszystko, można wyróżnić elementy, które powinny się znaleźć w takich magazynach:

1. Regały magazynowe – niezbędny element wyposażenia prawie każdego magazynu. W zależności od typu konstrukcji możemy wyróżnić regały stałe (statyczne), np. paletowe, półkowe, ramowe, wspornikowe oraz dynamiczne, np. przepływowe, wjezdne, przesuwne.
2. Magazynowe wózki transportowe – to pojazdy służące do transportowania towarów, głównie w obrębie magazynu – są to różnorodne wózki, np. (paletowe, widłowe, skrzyniowe, dwukołowe czy platformowe). W większości profesjonalnych magazynów; stosuje się kilka rodzajów wózków magazynowych.
3. Formy składowania towarów – mamy tutaj różne pudełka, kuwety, pojemniki, kontenery, skrzyniopalety oraz palety.
4. Narzędzia do pakowania i zabezpieczania towarów – m.in. owijarki folią stretch, które umożliwiają szybkie zabezpieczenie towarów przechowywanych na paletach. Zaliczamy tu również stoły robocze, stoły do pakowania, stojaki na folię i papier oraz inne akcesoria (np. nożyce, noże, miarki)
5. Urządzenia do identyfikacji oraz znakowania towarów – np. wagi, czytniki kodów kreskowych, skanery, terminale danych.

Oprócz wyżej wymienionych elementów, przydają się specjalistyczne drabiny magazynowe, umożliwiające pracownikom składowanie i kontrolę zapasów ponad linią zasięgu ramion, na przykład na antresolach.

Zapewnienie bezpieczeństwa w magazynie

Każdy magazyn powinien być dostosowany do wymogów Bezpieczeństwa i higieny pracy. Styl pracy magazynu powoduje, że pracownicy magazynu są narażeni na ryzyko wypadków. Jednym z celów odpowiednio procesów magazynowania w logistyce jest zapewnienie bezpieczeństwa wszystkich pracowników poprzez:

• Minimalizację ryzyka wypadków wśród pracowników, w tym celu:
  • system ochrony przeciwpożarowej musi być wprowadzony w magazynie.
  • wszystkie zasady związane z bezpieczeństwem i higieną pracy w magazynie; muszą być bezwzględnie przestrzegane przez wszystkich pracowników;
  • każda firma jest zobligowana do przeprowadzania cyklicznych szkoleń z zakresu bezpieczeństwa pracy;
  • każdy operator wózka widłowego musi posiadać odpowiednie kwalifikacje do prowadzenia wózka potwierdzone aktualnymi uprawnieniami.
• Zapewnienie bezpieczeństwa obsługiwanym ładunkom. Jedną z najczęstszych przyczyn uszkodzenia ładunków jest nieprawidłowa obsługa ze strony operatorów
• Regularny przegląd regałów magazynowych i wózków magazynowych

Magazynowanie w przedsiębiorstwie – podsumowanie

Logistyka magazynowa jest bardzo złożonym i skomplikowanym przedsięwzięciem, prowadzenie jej wymaga posiadania umiejętności i kompetencji w doborze odpowiednich rozwiązań, a przede wszystkim praktycznego doświadczenia we wprowadzaniu ich w życie. Dlatego coraz więcej firm; decyduje się na wdrożenie systemu WMS z zaufanym Partnerem wdrożeniowym, który pomoże im w odpowiednim zarządzaniu zasobami oraz przestrzenią magazynową. Zewnętrzna firma wdrażająca rozwiązanie WMS oprócz wiedzy informatycznej gwarantuje też duże doświadczenie logistyczne, dzięki czemu można zaoszczędzić czas i pieniądze oraz zagwarantować sobie i swoim pracownikom wysoką jakość procesów realizowanych ramach logistyki magazynowej.