Najczęściej spotykane problemy logistyczne

Problem logistyczny – co to jest?

Dla osób niezwiązanych na co dzień z logistyką wewnętrzną kwestia magazynowania produktów wydaje się być banalnie prosta. Towar przyjeżdża do magazynu, umieszczany jest na regałach, z których w razie potrzeby jest zdejmowany i wysyłany do Klienta. W bardzo dużym uproszczeniu praca magazynu faktycznie tak wygląda, ale jest to wyidealizowany obraz. W rzeczywistości każdy magazyn, bez względu na jego wielkość, musi się zmierzyć z wieloma różnymi problemami, których ignorowanie może poważnie zakłócić jego funkcjonowanie. Dlatego odpowiadając na pytanie – problemy logistyczne co to jest? – możemy odpowiedzieć, że są to wszelkie przeszkody, trudności i wyzwania, które pojawiają się podczas planowania, organizowania i kontrolowania przepływu towarów, materiałów i informacji w łańcuchu dostaw. Mogą one dotyczyć zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i małych firm. W tym artykule znajdziecie jakie problemy logistyczne w firmie spotykane są najczęściej. 

Problem logistyczny przykłady występowania

Przykładem problemu logistycznego jest każda sytuacja, która zakłóca płynny przepływ towarów lub usług od producenta do konsumenta. Problem logistyczny może dotyczyć zarówno ogromnych magazynów, jak i małych przedsiębiorstw. Problemy logistyczne to między innymi:

• Niedokładne stany magazynowe
• Niewłaściwe rozmieszczenie produktów na regałach
• Brak systemu zarządzania magazynem
• Opóźnienia w dostawach
• Wysokie koszty transportu
• Uszkodzone produkty
• Błędy w kompletacji zamówień
• Zbyt długi czas oczekiwania na realizację zamówienia
• Problemy z komunikacją

Jak rozpoznać, że pojawił się problem logistyczny w firmie?

Poniżej przedstawiamy najczęstsze objawy, które mogą sygnalizować, że pojawił się problem logistyczny w firmie:

• Opóźnienia w dostawach (spowodowane przez np. problemy logistyczne w transporcie)
• Wysokie koszty logistyki
• Niska dostępność produktów
• Wysoki poziom reklamacji
• Niska satysfakcja Klientów
• Trudności w zarządzaniu zapasami
• Problemy z zarządzaniem magazynem

Jakie działania podjąć, kiedy pojawią się problemy logistyczne w przedsiębiorstwie?

Problemy logistyczne w przedsiębiorstwie mogą poważnie zakłócić funkcjonowanie każdej firmy. Istnieje wiele strategii, które mogą pomóc w ich rozwiązaniu i zapobieganiu w przyszłości. Warto między innymi:

• Przeanalizować dane dotyczące zapasów, dostaw, zwrotów i reklamacji. Szczególną uwagę zwrócić na trendy i odchylenia od normy.
• Porozmawiać z pracownikami odpowiedzialnymi za logistykę, produkcję i sprzedaż. Ich wiedza i doświadczenie mogą pomóc w zidentyfikowaniu problemów.
• Zebrać informacje na temat satysfakcji Klientów z usług logistycznych. Można przeprowadzić ankiety lub analizować opinie w mediach społecznościowych.
• Przeprowadzić szczegółową analizę wszystkich procesów logistycznych, od przyjęcia zamówienia po dostawę do Klienta.
• Zbadać, jak działają konkurenci i jakie rozwiązania logistyczne stosują.

Najczęściej spotykane problemy logistyczne w firmie i ich rozwiązania:

1. Niedokładne stany magazynowe

Problem:
Nieaktualne lub niedokładne stany magazynowe ujawniają się najczęściej w chwili, gdy operator próbuje pobrać produkt z oczekiwanej lokalizacji. W chwili, kiedy magazynier pojawia się przy regale, okazuje się, że produktu już nie ma lub został przeniesiony w inne miejsce bez zaktualizowania informacji o przesunięciu na inną lokalizację. Przez niedokładne stany magazynowe w trakcie kompletacji tworzone są problemy logistyczne. Magazynierzy również marnują czas na poszukiwanie „zaginionych” towarów, przez co dochodzi do opóźnień w wysyłkach.

Rozwiązanie:
Główną przyczyną powyższych problemów jest „ręczne” realizowanie procesów magazynowych, na podstawie papierowych dokumentów. Najprostszym i najefektywniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu WMS i zintegrowanie go z funkcjonującym w firmie systemem ERP. Jedną z korzyści funkcjonowania systemu WMS jest automatyczne rejestrowanie danych o wszelkich operacjach magazynowych. Dzięki temu dane o ilościach i położeniu towaru w magazynie są zawsze aktualne.

2. Nieefektywna kompletacja zamówień

Problem:
Brak odpowiednio zoptymalizowanego procesu kompletacji towarów w magazynie przekłada się na straty zarówno czasu, jak i pieniędzy. Idealnie zorganizowana kompletacja towarów zakłada jak najwięcej pobranych towarów w możliwie najkrótszym czasie. Podniesienie wydajności kompletacji to jeden z najczęściej zgłaszanych nam problemów.

Rozwiązanie:
Rozwiązaniem dla problemu logistycznego jest wdrożenie systemu WMS, który będzie wspomagał proces kompletacji na kilka różnych sposobów. System WMS będzie wskazywał dokładną lokalizację kompletowanych towarów oraz tak zoptymalizuje trasę kompletacji, aby magazynierzy w możliwie najkrótszym czasie dotarli do wszystkich pozycji z realizowanego zamówienia. Wdrożony system WMS będzie również wspierał różnorodne strategie kompletacji towarów, dzięki którym można przyspieszyć cały proces. Dodatkowo można rozważyć zastosowanie automatyki magazynowej, która po integracji z systemem WMS, dodatkowo podniesie wydajność procesu kompletacji towarów.

3. Nieoptymalne wykorzystanie przestrzeni magazynowej

Problem:
Brak miejsca w magazynie to również częsty problem firm. Magazyn, w którym produkty piętrzą się na paletach między regałami oraz na trasach, po których transportowany jest towar, skarżą się na ogólny spadek efektywności działania oraz powiększający się chaos i dezorganizację pracy. Źle wykorzystana przestrzeń magazynowa oznacza często dodatkowe koszty dla firmy w postaci opłat za wynajęcie dodatkowych miejsc na składowanie towaru. Należy pamiętać, że normy w magazynowaniu nie mogą zostać przekroczone.

Rozwiązanie:
Aby funkcjonalnie przeprojektować przestrzeń w magazynie warto skorzystać z rady doświadczonego eksperta. Audyt magazynu powinien zostać przeprowadzony przez zewnętrzną firmę, która spojrzy na sposób funkcjonowania magazynu i specyfikę procesów świeżym okiem. Pozwoli to wypracować satysfakcjonujące rozwiązania, np. w postaci zastosowania automatycznych regałów magazynowych, które pozwalają na zwiększenie gęstości przechowywania produktów. W planowaniu przestrzeni magazynowej ważnym jest, aby audytor zachował normy dotyczące regałów magazynowych. Najważniejsze z nich to:

• EN 15512 – Stalowe statyczne systemy składowania – Regały paletowe o zmiennej konfiguracji – Zasady projektowania konstrukcji.
• EN 15629 – Stalowe statyczne systemy składowania – Specyfikacja urządzeń do składowania.
• EN 15620 – Stalowe statyczne systemy składowania – Regały paletowe o zmiennej konfiguracji – Tolerancje, odkształcenia i luzy manipulacyjne.
• EN 15635 – Stalowe statyczne systemy składowania –Zastosowanie i utrzymanie urządzeń do składowania.

Nasza firma świadczy niezależne usługi audytu magazynowego, zapraszamy do zapoznania się z ofertą na audyt logistyczny.

4. Obsługa reklamacji i zwrotów

Problem:
W dobie błyskawicznego rozwoju handlu e-commerce w magazynach obsługujących ten kanał sprzedaży mocno urósł wolumen zwrotów. Prawo handlowe gwarantuje Klientom możliwość zwrotu nieuszkodzonego produktu do 14 dni od jego dostarczenia, bez konieczności podawania przyczyny. Istnieją firmy, które wręcz namawiają Klientów do zamawiania większej ilości produktów i odesłania tych, które nie będą dla niego satysfakcjonujące.

Rozwiązanie:
Po raz kolejny z pomocą przychodzi system WMS. Po przyjęciu zwrotu i blokadzie w systemie ERP, rejestruje się zwrot w systemie WMS i generowany jest dokument zwrotu. Później magazynier odkłada towar na wyznaczoną strefę zwrotu, gdzie towar oczekuje na kontrolę jakości. Proces kontroli jakości towaru kończy się wprowadzeniem w systemie informatycznym dalszych instrukcji, np. ponownym przekazaniem do sprzedaży i rozłożeniem na ściśle określoną przez system WMS lokalizację.

5. Uszkodzone produkty

Problem:
Istnieje nieskończenie wiele powodów uszkodzenia produktu w magazynie. Jednym z najczęstszych jest nieprawidłowe przechowywanie lub nieostrożne obchodzenie się z towarem w trakcie rozkładania lub kompletacji. Oczywiście każdy uszkodzony produkt, którego później nie można sprzedać, oznacza straty finansowe dla firmy.

Rozwiązanie:
W tym przypadku pomocna będzie automatyka magazynowa, np. nowoczesne systemy transportu wewnątrzmagazynowego. Technologie te mają na celu nie tylko przyspieszenie pracy magazynu, ale również zapewniają właściwe warunki przechowywania i transportu przedmiotów, które są szczególnie narażone na uszkodzenie.

6. Przeterminowane produkty

Problem:
Duża grupa produktów zachowuje swoje właściwości przez ściśle określony czas. Po jego przekroczeniu, przeterminowane towary muszą zostać wycofane z obiegu. Należą do nich m.in. produkty spożywcze, kosmetyki, leki. Jeżeli w magazynie jest wiele pozycji wymagających kontroli dat ważności, a brakuje procedur i technologii, które wspierają taką kontrolę, to wyeliminowanie strat spowodowanych utratą terminu ważności będzie praktycznie niemożliwe.

Rozwiązanie:
Magazyny z produktami o określonym terminie ważności powinny funkcjonować wg zasady FEFO (first expired first out) czyli pierwsze tracące ważność produkty jako pierwsze wychodzą z magazynu. Procedura FEFO jest wspierana przez system WMS, który pilnuje aby w pierwszej kolejności były wydawane właśnie produkty o najkrótszej dacie ważności.

7. Wysokie koszty pracy

Problem:
Centra logistyczne i dystrybucyjne znajdują się pod ciągłą presją. Rynek wymaga od nich świadczenia usług jak najwyższej jakości za jak najniższą cenę. Z drugiej strony rosnące płace powodują wzrost kosztów pracy. Jak firmy mogą wydostać się z tego błędnego koła?

Rozwiązanie:
Automatyka magazynowa jest odpowiedzią na rosnące koszty pracy. Dzięki automatycznym regałom, transporterom, sorterom itp., zintegrowanym z systemem WMS, znacznie wzrasta wydajność magazynu, bez konieczności zatrudniania nowych pracowników.

8. Nieodpowiednie oznakowanie magazynu

Problem:

Niejasne lub błędne oznaczenia mogą prowadzić do pomyłek przy kompletacji zamówień, co z kolei może skutkować wysyłką nieprawidłowych produktów lub brakami. W przypadku pożaru lub innego zagrożenia, niejasne oznakowanie dróg ewakuacyjnych może utrudnić szybkie opuszczenie budynku.

Rozwiązanie:

W celu zapewnienia bezpiecznej pracy w obszarach magazynowych, gdzie ruch pracowników i sprzętu jest intensywny, wymagane jest kompleksowe oznakowanie. Znaki drogowe, ostrzegawcze i informacyjne, rozmieszczone na podłogach, regałach i innych elementach infrastruktury, powinny być wyraźnie widoczne i spełniać odpowiednie normy magazynowe.

9. Rotacja pracowników

Problem:
Duża konkurencyjność ofert na rynku pracy wpływa na zwiększenie rotacji pracowników. Problem ten mocno zauważalny jest w magazynach. Standardowe wdrożenie nowego pracownika do pracy zazwyczaj wymaga długotrwałego wysiłku i zaangażowania osób trzecich. W tym czasie spada produktywność osoby, która jest odpowiedzialna za wdrożenie, a nowy pracownik osiąga pełne moce przerobowe dopiero po kilku tygodniach.

Rozwiązanie:
Wdrożenie do pracy w firmie gdzie funkcjonuje intuicyjny system WMS jest kilkukrotnie szybsze, niż w przedsiębiorstwie, gdzie procesy magazynowe realizowane są tradycyjnie za pośrednictwem kartek papieru. Dzięki pracy z systemem WMS, nowy pracownik już po kilku godzinach szkolenia i nadzoru może samodzielnie wykonywać pracę, a system będzie „pilnował”, aby nie popełniał błędów. Magazyny z wdrożonym systemem WMS w szczycie sezonu zatrudniają również pracowników tymczasowych bez obawy o spadek poziomu świadczonych usług.