LOGISTYKA MAGAZYNOWA A SYSTEM WMS

Nowoczesny magazyn nie może być postrzegany jako obiekt statyczny. To niewątpliwie żywy organizm posiadający charakterystyczną dla niego dynamikę, infrastrukturę, złożoność procesów wewnętrznych. Dodatkowo na magazyn mają wpływ czynniki zewnętrzne – technologia, zmieniające się potrzeby, warunki ekonomiczne. Dobry system WMS bierze pod uwagę wszystkie powyższe czynniki dynamicznie dopasowując się do warunków oraz potrzeb przedsiębiorstwa.
WMS pozwala zarówno na optymalną obsługę procesów logistycznych, jak i zarządzanie przestrzenią magazynową, umożliwia dostęp pracowników do pełnych, aktualnych danych o towarach, możliwość śledzenia przepływu towarów od momentu przyjęcia do wydania z magazynu, podgląd stanów w systemie informatycznym. Pozwala na rejestrację produkcji lub dostaw w czasie rzeczywistym, eliminuje pomyłki, przyspiesza wymianę informacji, optymalizuje koszty działań.

System WMS to również:
– przechowywanie informacji o rzeczywistym stanie magazynowym z podziałem na miejsca położenia,
– umożliwienie sprawnego zlokalizowania każdej partii i pojedynczej sztuki towaru,
– ewidencja struktury magazynu (przejrzyste magazynowanie),
– liczba i lokalizacja miejsc położeń towarów oraz informacja o fizycznych właściwościach miejsc położeń towarów,
– obsługa procesów magazynowych takich jak przyjęcie i wydanie towaru, relokacja wewnątrz magazynu, inwentaryzacja.

W dzisiejszych czasach informatyczne systemy obsługi magazynu to absolutnie standardowe wyposażenie. Firmy, dla których gospodarka magazynowa ma znaczenie nie mogą pozwolić sobie na pominięcie takiej inwestycji, gdyż nie jest to opłacalne. Potencjał dostawcy IT, doświadczenie wdrożeniowe i kompletna oferta to podstawa powodzenia systemu WMS w logistyce.

Kiedy inwestować w WMS?

Według „Ogólnopolskiego Badania Użytkowników Systemów WMS” przeprowadzonego przez redakcję Nowoczesnego Magazynu i Logistyki a Jakość na grupie 200 firm produkcyjnych, handlowych i usługowych wynika, że rozwiązania klasy WMS są najczęściej implementowane w firmach zatrudniających powyżej 250 pracowników (62% wszystkich WMS-ów na polskim rynku).
Coraz więcej firm ma świadomość absolutnej konieczności inwestycji w system WMS. Dlaczego? Posiadanie systemu WMS prowadzi do optymalizacji kosztów i znaczącego uproszczenia zadań realizowanych przez pracowników magazynu.
Na taką inwestycję powinny się zdecydować firmy, których produkcja, sprzedaż wzrastają, co za tym idzie zwiększa się również ruch w magazynie, potrzeba dokładnego identyfikowania istniejących procesów w obszarze produkcyjno-magazynowym oraz zapewnienia możliwości rejestracji i śledzenia towarów. Przed wdrożeniem systemu WMS firmy borykają się ze znaczącą ilością błędów (w większości ludzkich) i długim czasem wykonywania poszczególnych procesów, a co za tym idzie wysokimi kosztami operacyjnymi firmy.

Jednym z kluczowych elementów decydujących o wdrożeniu rozwiązania WMS jest czas zwrotu z inwestycji. Według badania przeprowadzonego przez redakcję Nowoczesnego Magazynu i Logistyki a Jakość, w którym zapytano firmy, w których ten system już funkcjonuje, o kwestię czasu uzyskania pierwszych korzyści organizacyjnych płynących z funkcjonowania tego rozwiązania. 31% przedsiębiorstw odnotowało wyraźne korzyści z funkcjonowania WMS już w pół roku od zakończenia prac konfiguracyjnych. 26% badanych wykazało korzyści jeszcze wcześniej, bo po 3 miesiącach, natomiast dla 20% ankietowanych, przyszły one już w momencie oddania rozwiązania do użytku. 21% uzyskało korzyści z wdrożenia później niż w rok od implementacji.
Wyniki mówią same za siebie.

ROI - w drodze do WMS

Z racji różnego poziomu zaawansowania procesów operacyjnych i różnych wielkości magazynów konieczne jest dobranie najwłaściwszego WMS-a, który będzie w pełni realizował wyznaczone cele. By szczegółowo określić potrzeby i dobrać odpowiednie rozwiązanie, a przede wszystkim, aby określić czas zwrotu z inwestycji, konieczna jest szczegółowa analiza ROI.
Ogólną definicję ROI (Return Of Investment) określa się jako wskaźnik rentowności stosowany w celu mierzenia efektów wynikających z inwestycji w wybranym okresie. Taka analiza pozwala na identyfikację potencjalnych obszarów oszczędności oraz umożliwia oszacowanie czasu zwrotu zainwestowanego kapitału. Analiza ROI powinna każdorazowo poprzedzać decyzję dotyczącą wdrożenia rozwiązania WMS.

ROI – krok po kroku
Analiza ROI to proces skomplikowany, najlepiej sprawdzi się zatrudnienie zewnętrznej firmy, która na przedsiębiorstwo spojrzy z odpowiedniej perspektywy. Takie badania są oferowane często przez dostawców systemów WMS, którzy dzięki dużemu doświadczeniu i praktycznej wiedzy o swoim produkcie są w stanie przeprowadzić dokładną analizę.
Etapy analizy ROI są podzielone na fazy teoretyczne i praktyczne, obejmują między innymi szczegółową listę wymagań wobec systemu oraz analizę bieżącego stanu procesów magazynowych.
Badanie szacuje wzrost wydajności przedsiębiorstwa oraz wymierne oszczędności finansowe jakie odniesie spółka planująca inwestycję w system WMS. W celu jak najdokładniejszego przedstawienia wyników analizy, opracowuje się potencjalnie najlepszy i najgorszy scenariusz.
Analiza ROI pozwala nie tylko poznać możliwości działania systemu WMS, ale też daje możliwość lepszego zrozumienia funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Jest to dobry sposób, aby pokazać, w jaki sposób można usprawnić procesy magazynowe, z jakim nakładem wiąże się inwestycja oraz w jakim czasie można spodziewać się jej zwrotu.

WMS - korzyści

Korzyści, które przynosi posiadanie systemu WMS są kwestią bezsporną. Są odczuwalne na wszystkich poziomach funkcjonowania firmy: zarządu, działu logistyki, magazynu, działu IT.
Najogólniej można wśród nich wyróżnić oszczędność czasu, zmniejszenie kosztów i wzrost konkurencyjności firmy, bardziej szczegółowo będzie to:

• automatyzacja i skrócenie czasu realizacji procesów magazynowych
• optymalizacja wykorzystania przestrzeni w magazynie
• pełna kontrola towarów i surowców, traceability (ilości, partie, daty przydatności, lokalizacje)
• zwiększenie wydajności pracowników
• zmniejszenie ilości reklamacji
• zmniejszenie różnic inwentaryzacyjnych
• pełna kontrola i zarządzanie pracownikami magazynu
• alerty i raporty on-line

Inne zestawienie korzyści przedstawia wspomniane badanie użytkowników WMS („Ogólnopolskie Badanie Użytkowników Systemów WMS” redakcji Nowoczesnego Magazynu i Logistyki a Jakość), którego główną częścią była identyfikacja korzyści wynikających z funkcjonowania systemu do zarządzania magazynem. Do najistotniejszych, które przyniósł WMS w organizacji pracy magazynu badani zaliczyli:

• eliminacja błędów – 86%,
• skrócenie czasu kompletacji – 84%,
• optymalne wykorzystanie powierzchni magazynowej – 67%,
• eliminacja dokumentów papierowych – 55%,
• automatyczne przydzielanie zadań pracownikom, kontrola i optymalizacja pracy – 47%,
• redukcja kosztów przemieszczania towaru w magazynie – 45%,
• pełna kontrola nad towarami znajdującymi się na magazynie – 40%,
• obliczanie efektywności pracowników – 37%,
• wdrożenie standardów logistycznych – 31%,
• możliwość zarządzania operacją logistyczną – 28%.

Jaki powinien być system WMS?

Sprawnie funkcjonujący system IT w połączeniu z praktyczną wiedzą logistyczną może przynieść firmie znaczące korzyści biznesowe. Ale jaki powinien być system WMS aby spełnić powyższe założenie?

•  zaprojektowany w oparciu o standardową i nowoczesną technologię
•  rozwojowy – z możliwością aktualizacji zgodnie z tendencjami na rynku oraz możliwością błyskawicznej reakcji na zmieniające się otoczenie biznesowe
•  globalny, tzn. przeznaczony dla wielu klientów, firm, magazynów, w kilku wersjach językowych
•  elastyczny – z możliwością dostosowania funkcji systemu WMS do aktualnych oraz przyszłych wymogów firmy
•  kompatybilny i integrowalny z innymi systemami oraz z innymi narzędziami informatycznymi
•  z konstrukcją szkieletową pozwalającą modelować procesy zgodnie z tym, jaki mają przebieg w magazynie – system dostosowany do procesów magazynowych,
•  architektura wewnętrzna systemu skonstuowana tak, aby umożliwić odpowiednią wydajność,
•  pracujący na komputerach stacjonarnych wyposażonych w czytniki kodów różnych rodzajów oraz urządzeniach mobilnych,
•  zgodny z różnorodnymi typami kodów paskowych,
•  przenośne komputery i czytniki odporne na utratę zasięgu sieci bezprzewodowej,
•  uwzględniający struktury pakowania towarów, umożliwiający dokładne określenie struktury magazynu,
•  dokładnej lokalizacji towaru, właściwości gniazd lokalizacji takich jak wielkość, pojemność, możliwości udźwigu,
•  pozwalający na optymalne układanie trasy w procesie rozkładania, kompletacji bądź komasacji towaru,
•  posiadający elastyczne algorytmy nie wymagające kosztownych zmian oprogramowania, umożliwiające zmianę strategii rozłożenia towaru (ważne szczególnie w przypadku, gdy na magazynie mamy różne pod względem rotacji towary),
•  umożliwiający planowanie dostaw i wydań – tworzenie awizo z informacją o wielkości zamówionej, ilości potwierdzonej zamówienia przez dostawcę, ilości deklarowanej jako dostarczona i rzeczywistej wielkości dostawy zliczonej w magazynie, to samo dotyczy wydań towaru,
•  konfigurowalność w obriębie różnych procesów, powinna być w miarę łatwa i tania do przeprowadzenia (aby drobna modyfikacja architektury magazynu nie wymagała kosztownych nakładów na zmiany w programie),
•  WMS powinien być dostosowany do rzeczywistości i eliminować różnice pomiędzy zapisami w systemie informatycznym a stanem faktycznym,
•  z dostosowaniem do interfejsów zewnętrznych (np. kurierów, dostawców, elementów automatyki magazynowej).

Przed podjęciem decyzji dotyczącej wdrożenia systemu WMS w firmie, warto sprawdzić czy wybrane rozwiązanie posiada powyższe cechy.