Zarządzanie magazynem – jak to robić dobrze?

Wbrew pozorom, zarządzanie magazynem nie jest to prosta sprawa. Błędy w tym segmencie zdarzają się bardzo często i łatwo je popełnić, co może powodować ich spadek rentowności. Sprawne zarządzanie magazynem to fundamentalny warunek przynoszącego rezultaty procesu logistycznego. Jakie wyróżniamy układy magazynowe, jak zorganizować magazyn i operacje w nim występujące? Jakie są plusy i minusy tych rozwiązań ?

Wszystkiego dowiesz się z tego artykułu.

Możemy wyróżnić 3 główne układy technologiczne magazynów:

Układ przelotowy

Ten układ sprawdza się w magazynach o małym obrocie asortymentowym i dużych partiach dostaw.

Zalety:

• Po dwóch stronach strefy składowania znajduje się strefa przyjęć oraz strefa wydań – drogi transportu nie krzyżują się
• Uporządkowany kierunek przepływu towarów
• Dla strefy przyjęcia i wydania, oddzielne są place manewrowe ( nie są blokowane rampy)

Wady:

• Po dwóch stronach strefy składowania znajduje się strefa przyjęć oraz strefa wydań – długa droga do momentu dostawy do strefy wydania
• Dla strefy przyjęcia i wydania, oddzielne są place manewrowe – duża część terenu jest przeznaczona na place manewrowe

Układ kątowy

Ten układ sprawdza się w magazynach o zróżnicowanym obrocie asortymentów towarowych.

Zalety:

• Zróżnicowana droga przemieszczania ładunków
• Rozdział przepływu towarów przyjmowanego i wydawanego
• Dla strefy przyjęcia i strefy wydania są oddzielne place manewrowe (brak blokowania rampy)

Wady:

• Po dwóch stronach strefy składowania znajduje się strefa przyjęć i strefa wydań – długa droga przemieszczania
• Dla strefy przyjęcia i wydania, oddzielne place manewrowe – duże wykorzystanie terenu

Układ workowy

Ten układ sprawdza się w magazynach o różnym obrocie małych i asortymentowych partiach

Zalety:

• Skrócenie tras transportowych
• Elastyczność w kierowaniu pracami w działach przyjęć i wydań
• Wspólny dla przyjęć i wydań plac manewrowy – lepsze zagospodarowanie działki
• Dla dostaw i wysyłek są wspólne rampy

Wady:

• Kumulacja dużej ilości pracowników oraz środków transportu (zwiększenie ryzyka kolizji)
• Duże ryzyko pomyłki

Obszary magazynowe

Możemy wyróżnić 4 główne obszary magazynowe:

1. Przyjęcia
2. Składowanie
3. Kompletacja
4. Wydania

W ujęciu praktycznym wyróżniamy również takie strefy magazynowe jak:

• Pakowanie i kontrola
• Sortowanie i konsolidacja
• Zwroty i reklamacje

W magazynach poza obszarami roboczymi/operacyjnymi, mamy też do czynienia z innymi strefami:

• Wózkownia – jest to miejsce, gdzie wózki użytkowane na magazynie są parkowane po wykonanej pracy i pozostawione do ładowania: nie zachodzą tutaj żadne operacje magazynowe
• Biura administracji i kierownika
• Strefa socjalna dla pracowników (Szatnia z prysznicem, stołówka pracownicza)
• Toaleta

Operacje magazynowe

To zestawienie czynności wykonywanych prac w magazynie przez pracowników powiązanych z obsługą przyjęć, wydań oraz innych usług magazynowych. Pracownicy magazynu powinni rejestrować swoją pracę, co pozwala na kontrolę i weryfikację postępu prac. Operacje magazynowe, możemy podzielić na kilka sektorów:

• Przyjęcie dostawy
• Składowanie
• Kompletacja
• Wydanie
• Zwroty i reklamacje
• Inwentaryzacja

Przyjęcia dostawy

Magazyn powinien być odpowiednio wcześniej uprzedzony o każdej możliwej dostawie co najmniej jeden dzień przed jej terminem dostawy, natomiast awizacja (dla dobra obydwu stron) powinna zostać udokumentowana – zgłoszona przez dedykowany portal lub mailowo

Istotnym zadaniem działu dostaw jest odbiór transportów – chodzi tutaj o dostawców zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych. Na każdym magazynie, możemy wyodrębnić następujące etapy dostawy:

1. Sprawdzanie pojazdu: kontrola plomby, ocena temperatury oraz czystość pojazdu.
2. Wstępna ocena produktów – czy nie ma uszkodzeń towarów nabytych w czasie transportu
3. Rozładunek – produktów z pojazdu
4. Kontrola: ilościowa oraz jakościowa
5. Zaewidencjonowanie dostawy
6. Posegregowanie
7. Transport do miejsca składowania

Istnieją również powody, dla których możemy odmówić przyjęcia dostawy:

• Brak awizacji dostawy
• Braki ilościowe i wady jakościowe
• Niewłaściwe lub uszkodzone nośniki
• Niezgodności formalne w zamówieniu i dostawie
• Spóźniona dostawa

Składowanie

Jest to proces przechowywania danego towaru do momentu aż będzie na niego zapotrzebowanie. Przyjęty na stan produkt, zostaje rozmieszczony w obszarze składowania – każdej jego części przypisuje się konkretną lokalizację magazynową. W przypadku braku systemu magazynowego o przepisanej lokalizacji towaru decyduje pracownik. W różnych strefach magazynu, występują odpowiednie zasady przeznaczone do jego dobrego funkcjonowania. Zasada odpowiedniego składowania towarów:

• Do towarów musi być zapewniony dostęp
• Należy przestrzegać norm
• Produkty o różnych właściwościach należy odgradzać od siebie
• Powinno się rozmieszczać towar pod kątek wagi (lżejsze u góry, ciężkie na dole)
• Odpowiednie warunki przechowywania (Przestrzeń, światło, temperatura)
• Wartościowe towary należy dodatkowo zabezpieczyć

Kompletacja

Przygotowywanie zamówień w magazynie logistycznym może okazać się nie lada wyzwaniem. W strefie kompletacji są realizowane czynności związane z realizacja zamówienia (od klientów zewnętrznych oraz wewnętrznych, dla produkcji) natomiast proces kompletacji/zbiórki/pickingu, jest to zebranie towarów zgodnie z zamówieniem. Jednym z głównych wyznaczników sposobu kompletacji są:

• Otrzymanie zamówienia: ich wielkość w sztukach oraz indeksów/linii/pozycji, w połączeniu z czasem na ich realizację
• Przyjęte metody składowania
• Rozmiary produktów

Zamówienia są zawsze otrzymywane z kilku źródeł:

• Klienci sieciowi (składane bezpośrednio)
• Internet (własna strona www, allegro itd.)
• Przedstawiciele handlowi

Zlecenia (zamówienia) są przeważnie realizowane zgodnie z kolejnością, czyli zgodnie z pojawieniem się zlecenia w systemie. Niektóre firmy mają jednak grupę klientów ważniejszych od pozostałych ( są to tak zwani klienci VIP), pojawienie się takiego zamówienia powoduje zaburzenie kolejności. Zamówienia od największych klientów ( są to przeważnie sieci handlowe) zwykle mają z góry ustalony termin realizacji. Kompletacja w magazynie prowadzona jest w dwóch głównych segmentach:

1. Proces „człowiek do towaru” – wszystkie towary kompletowane są ręcznie; wymaga to przeznaczenia większości czasu na przemieszczenie i pobieranie towarów; indeksy znajdują się w stałym miejscy w magazynie
2. System „towar do człowieka” – jest to zautomatyzowana kompletacja, przy użyciu odpowiedniego sprzętu, towar przemieszcza się w stronę operatora, w tej sposób ograniczając konieczność poruszania się pracownika po magazynie

Kompletacja „człowiek do towaru” – różne metody

• Batch picking – towary z zamówień są łączone razem a później kompletowane dla tych zamówień za jednym podejściem. Następnie zamówienia są rozsortowane na produkty dla każdego z nich. Zaletą tej metody jest znaczne skrócenie pokonywanych tras, a wadą to, że każdy towar jest dotknięty dwa razy ( przy pobraniu i sortowaniu)
• Cluster Picking – Zamówienia są kompletowane tak, jak w batch picking ale dodatkowo są od razu sortowane zaraz po zebraniu. Ten sposób zbiórki jest w stanie przewieźć kilka pojemników jednocześnie. Dodatkowy zysk to uniknięcie drugiego dotknięcia każdego produktu, co owocuje jeszcze większą oszczędność czasu.
• Kompletacja prosta/klasyczna – to tradycyjny model kompletacji, z poszczególnych miejsc składowania zbiera się ilość produktów dla pojedynczego zlecenia (zamówienia)

Kompletacja „towar do człowieka” – magazyn zautomatyzowany

Taka kompletacja, w której towar przyjeżdża do człowieka może się odbywać na kilka sposobów:

• Przenośnik (taśmociąg), transportuje gotowe produkty do przeznaczonych stref, tak jak ma to miejsce w przypadku przemysłowych linii produkcyjnych.
• Wózki samojezdne/roboty transportują produkty do miejsca przygotowania

Wydanie

Strefa wydań to miejsce na magazynie, które jest przeznaczone na czynności związane z wydaniem produktów oraz ich wysyłką lub przekazaniem odbiorcy. Na niektórych magazynach strefa przyjęć i wydań jest wspólna lub sąsiaduje ze sobą. Możemy wyodrębnić kilka standardowych czynności w obszarze wydań:

1. Odebranie towaru ze strefy kompletacji lub wydań
2. Sortowanie
3. Kontrola (ilościowa i jakościowa)
4. Pakowanie zamówienia
5. Wystawienie dokumentacji: dokument WZ oraz list przewozowy i oklejenie przesyłki
6. Załadunek środka transportu ( kolejność załadunku zależy od ilości punktów na trasie)
7. Przekazanie/wydanie towaru odbiory
8. Kontrola wyjścia (sprawdzenie plomby na bramie wyjazdowej)

W strefie wydań, możemy również wyodrębnić taką operację jak SORTOWANIE. Jest to proces rozdzielenia (segregowania) towarów na te przeznaczone dla konkretnych odbiorców. Następnym procesem jest pakowanie, które polega na napełnieniu opakowania wcześniej rozsortowanym produktem, zabezpieczeniu ich oraz zamknięciu opakowania. Takie pakowanie odbywa się zazwyczaj w wyznaczonych miejscach, na stanowiskach (stołach) kompletacyjnych.

Zazwyczaj skompletowane zamówienia są wysyłane (ładowane na samochód) na bieżąco (tego samego dnia) i dostarczane klientowi.

Podsumowanie

Na rynku istnieje wiele systemów informatyczno-magazynowych, które w sprawny sposób mogą zautomatyzować procesy magazynowe, w tym kontrolować zapasy, konserwację sprzętu, wysyłkę i inne. Trzeba pamiętać, że magazyn traktuje się jako jeden z najważniejszych modułów w sferze logistyki. Struktura organizacji i logistyki w gospodarce magazynowej odgrywa decydującą rolę, która oparta jest na całym systemie zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym.  W części 1 przedstawiliśmy wady i zalety rozmieszczenia technologicznego magazynów, dzięki czemu można łatwo porównać w jakich magazynach dana technologia znajdzie zastosowanie. Odpowiednie zarządzanie stanami magazynowymi znacząco wpływa na obniżenie kosztów, zwłaszcza amortyzacji produktów oraz ich składowania. Optymalne zarządzanie stanem magazynowym, pozwala na takie zaplanowanie tempa produkcji, aby finalny towar cechował się zawsze najwyższą jakością. Nie możemy też zapomnieć o zagrożeniach związanych z bezpieczeństwem składowanych ładunków. Magazyn trzeba należycie zabezpieczyć przed różnymi typami zagrożeń takimi jak: pożar, podtopienie, przerwa w dostawie energii, uszkodzenia towarów w trakcie procesu obsługi czy też ryzykiem zestarzenia się ładunków.