System WMS – zdalne wdrożenie krok po kroku

Aktualna sytuacja gospodarcza w kraju i na świecie, wymusiła często radykalne zmiany w funkcjonowaniu wielu biznesów. Priorytety większości firm to zachowanie wydajności i ciągłości świadczenia usług dla Klientów, przy jednoczesnym dbaniu o zdrowie i bezpieczeństwo partnerów biznesowych oraz swoich pracowników. Tym samym, w firmach IT niezbędne stało się dostosowanie metodyki wdrożeniowej oferowanych systemów do zdalnej realizacji projektu w całości oraz opracowanie zasad przejrzystej i bezpiecznej współpracy.

LICZY SIĘ DOŚWIADCZENIE

Zespół DataConsult prowadzi projekty wdrożeniowe systemów rodziny ExpertWMS, w oparciu o własną metodykę, zbliżoną do standardów PRINCE2®. Metodyka ta została wypracowana na podstawie doświadczeń zdobytych w trakcie współpracy z kilkuset Klientami.

Już przed pojawieniem się COVID-19 przeprowadzaliśmy zdecydowaną większość projektu zdalnie, co pozytywnie wpływało na tempo, jakość jak również koszty wdrożenia. Na tej bazie wypracowaliśmy nowoczesne, w pełni bezpieczne rozwiązania, które pozwalają na zdalną realizację również tych etapów projektów wdrożeniowych, które do tej pory realizowane były w firmie Klienta.

PRAWDZIWĄ WARTOŚCIĄ FIRMY SĄ JEJ PRACOWNICY

Zespół doradczy DataConsult składa się z kilkudziesięciu doświadczonych konsulatów – praktyków. Budują go specjaliści z wieloletnim doświadczeniem w doradztwie logistycznym, wdrożeniowcy systemów IT, specjaliści hardware, programiści, testerzy oraz eksperci ds. modelowania procesów biznesowych.

Za realizację zadań w ramach wdrożenia odpowiedzialny jest odpowiednio ustrukturyzowany Zespół Projektowy. W skład każdego projektu wdrożeniowego wchodzi Kierownik Projektu oraz Konsultant wdrożeniowy wraz z niezbędnym zapleczem konsultantów technicznych. Do dyspozycji zespołu wdrożeniowego w ramach realizowanego projektu oddelegowana jest grupa dedykowanych programistów i testerów. Zapewnione jest również wsparcie asysty technicznej.

PARTNERSKA WSPÓŁPRACA

W projekcie ze strony Klienta udział biorą przede wszystkim przedstawiciele działu logistyki i magazynu. Na etapie analizy przedwdrożeniowej angażowane są również osoby z działów, na które bezpośrednio lub pośrednio oddziałują procesy magazynowe, bądź sam proces wdrożenia. Dlatego w przygotowaniach do wdrożenia biorą udział osoby z działów sprzedaży, księgowości, zaopatrzenia, exportu, IT czy produkcji.

Osoby po stronie Klienta, które są zaangażowane przez cały czas trwania projektu to Koordynator wdrożenia i Główny użytkownik.

Rolą Koordynatora wdrożenia jest:

• planowanie i nadawanie priorytetu działaniom
• przypisywanie zadań, delegowanie odpowiedzialności
• monitorowanie postępu prac
• raportowanie do zarządu
• zarządzanie ryzykiem i działania naprawcze

Główny użytkownik dba o:

• konsultacje i ocenę rozwiązania z pozostałym zespołem magazynowym, aby tworzone rozwiązanie w 100% odpowiadało potrzebom użytkowników docelowych
• bieżącą pracę z systemem na poziomie operacyjnym
• organizację i realizację testów konfiguracyjnych systemu
• przekazywanie na bieżąco uwag oraz sugestii dotyczących funkcjonowania aplikacji

CZAS TRWANIA WDROŻENIA I HARMONOGRAM

Wdrożenie systemu ExpertWMS w zależności od zakresu projektu i od złożoności samego systemu może trwać od kilku do kilkunastu miesięcy. System ExpertWMS Smart oraz ExpertWMS Centrum Logistyczne implementowane są najczęściej w okresie do 4 miesięcy.

W tym czasie wykonywane są:

• Analiza
• zdalne spotkanie analityczne
• koncepcja systemu
• udostępnienie prototypu
• Konfiguracja
• konfiguracja procesów
• integracja z systemami zewnętrznymi
• testy akceptacyjne
• Szkolenie i uruchomienie
• szkolenia dla team liderów
• egzaminy dla wszystkich uczestników
• zdalne uruchomienie

PRZEBIEG WDROŻENIA

Etap analityczny

Aby dobrze przygotować się do zdalnego przeprowadzenia projektu wdrożeniowego, a zwłaszcza do pierwszego spotkania analitycznego, zbierane są niezbędne dane, których szczegółową listę Klient otrzymuje od nas wcześniej.

W trakcie spotkania analitycznego zostają szczegółowo omówione wszystkie procesy magazynowe. Po spotkaniu analitycznym w razie potrzeby realizowane są dodatkowe telekonferencje w trakcie których doprecyzujemy omawiany zakres prac.

Po tym etapie Klient otrzymuje od nas Dokument Analizy Przedwdrożeniowej, który obejmuje szczegółową koncepcję działania systemu.

W skład dokumentu wchodzi również specyfikacja integracji oraz analiza migracji danych z obecnego systemu ERP. Określone zostają ryzyka projektowe oraz szczegółowy harmonogram wdrożenia przedstawiający krok po kroku zadania do realizacji.

Tworzenie prototypu systemu

Kolejnym krokiem zdalnego wdrożenia systemu ExpertWMS jest przygotowanie modelu rozwiązania, w którym zostaje stworzony prototyp systemu. Konfiguracja prototypu ma na celu przygotowanie systemu ExpertWMS do pracy w środowisku docelowym. To m.in. dzięki etapowi tworzenia prototypu możliwa jest efektywna zdalna realizacja projektu. Prototyp daje Klientowi możliwość testowania aplikacji która uwzględnia już najważniejsze aspekty konfiguracji.

Na koniec tego etapu odbywa się prezentacja prototypu systemu ExpertWMS, która ma na celu potwierdzenie zgodności założeń opisanych w dokumencie analizy z konfiguracją bazową systemu. Po akceptacji prototypu przez obie strony, przystępujemy do przygotowania docelowej wersji systemu ExpertWMS.

Konfiguracja systemu

Konfiguracja to faza procesu wdrożenia systemu, której celem jest zbudowanie i przetestowanie wszystkich komponentów systemu zdefiniowanych w ExpertWMS na etapie prototypu i zaakceptowanych w dokumencie analizy lub karty projektu. Podczas tej fazy ma miejsce implementacja funkcjonalności dostosowanych do wymagań Klienta, opracowanie interfejsów do innych systemów czy urządzeń, a także sukcesywne uruchamianie procesów na bazie testowej.

Integracja z systemami zewnętrznymi

Integracja wszystkich systemów w obrębie firmy powinna przynosić efekt synergii, dlatego już na etapie poprzedzającym wdrożenie, warto zastanowić się nad tym, z jakimi innymi systemami (obecnymi i planowanymi) oraz w jakim zakresie oprogramowanie ExpertWMS powinno się komunikować.

System ExpertWMS najczęściej jest integrowany z oprogramowaniem typu:

• systemy ERP (Enterprise Resource Planning)
• systemy realizacji produkcji MES (Manufacturing Execution System)
• systemy zarządzania transportem TMS (Transportation Management System) ADR.
• systemy kurierskie,
• automatyka magazynowa, np. regały przesuwne, windowe, karuzelowe, wagi, wózki systemowe, sortery itp.

Wykonanie interfejsu pomiędzy ExpertWMS, a rozwiązaniami informatycznymi Klienta wymaga ścisłej współpracy między Klientem, DataConsult oraz dostawcą systemu.

Posiadamy ustandaryzowany mechanizm wymiany danych z systemami zewnętrznymi (standard UDEI i DDEI) oraz przygotowaną dokumentację dla Integratora (standard UDEI). Standaryzacja interfejsu jest wynikiem wieloletnich doświadczeń w integracji z wszystkimi najpopularniejszymi systemami klasy ERP dostępnymi na rynku.

Testy akceptacyjne

Testowanie odbywa się zarówno po stronie DataConsult, dostawcy systemu ERP, jak i po stronie Klienta. Dobrą praktyką jest powołanie zespołu akceptacyjnego, odpowiedzialnego za testy po stronie Klienta.

Testy prowadzone przez Klienta sprowadzają się do wytypowania grupy pracowników, którzy pod koordynacją Głównego Użytkownika będą przez określony czas korzystać z rozwiązania ExpertWMS, dzieląc się swoimi spostrzeżeniami i dostarczając danych pozwalających na jego ewaluację.

Czas trwania testów zależy m.in. od skali wdrożenia i zakresu funkcji programu ExpertWMS. Efektem fazy konfiguracji, integracji i testów akceptacyjnych jest kompletny skonfigurowany system, a także dokonanie integracji wszystkich systemów i migracji danych.

Szkolenia i egzaminy 

Zdalne szkolenie z systemu ExpertWMS dotyczy praktycznego wykorzystania funkcjonalności rozwiązania wspomagającego obsługę procesów magazynowych. Szkolenie prowadzone jest w formie zdalnej. Czas trwania szkolenia uzależniony jest od ilości szkolonych osób oraz poziomu skomplikowania całego wdrożenia.

Szkolenie pozwala na opanowanie funkcjonalności ExpertWMS od podstaw, w zakresie pozwalającym na obsługę całego systemu. Każde szkolenie zakończone jest sprawdzianem zdobytej wiedzy praktycznej w formie egzaminu, bez zdania którego operatorzy nie powinni przystąpić do pracy z systemem ExpertWMS w środowisku produkcyjnym.

Uruchomienie

Uruchomienie systemu ExpertWMS może następować całościowo lub etapami. Sposób podejścia do uruchomienia uzależniony jest od złożoności projektu wdrożeniowego oraz możliwości i preferencji Klienta. Niezależnie od wybranej opcji nasi konsultanci podczas uruchomienia produkcyjnego zdalnie wspierają Klienta w bieżących zadaniach.

Dzięki kilkunastoletniemu doświadczeniu we wdrażaniu systemów WMS i wypracowanej metodyce, którą z powodzeniem możemy stosować również w warunkach pracy zdalnej, nasi Klienci mają  pewność, że bez względu na okoliczności współpraca będzie przebiegała bez zakłóceń, a jej efektem będzie wdrożony nowoczesny system WMS.