[CASE STUDY] – Wdrożenie systemu ExpertWMS® SMART w branży instalacyjnej

PROFIL KLIENTA

HEATING Sp. z o.o. to największa hurtownia instalacyjna w Rzeszowie, która współpracuje z wiodącymi producentami. Klientami firmy są przedsiębiorstwa instalacyjne i budowlane, do których zamówione towary dostarczane są z magazynu głównego i sześciu magazynów dodatkowych, zlokalizowanych na terenie województwa podkarpackiego, małopolskiego i lubelskiego. HEATING Sp. z o.o. to współzałożyciel i udziałowiec firmy Instal-Konsorcjum Sp. z o.o. – pierwszego w Polsce konsorcjum zakupowego w branży grzewczej, instalacyjnej, sanitarnej i solarnej. Wspólna oferta handlowa całego Konsorcjum to blisko 150 tyś pozycji asortymentowych będących w ciągłej sprzedaży. Instal-Konsorcjum jest również udziałowcem EDT GmbH z siedzibą w Essen reprezentującej największą organizację handlu hurtowego towarami z branży instalacyjnej w Europie.

MIEJSCE WDROŻENIA

• Magazyn centralny – Rzeszów

ROZPOCZĘCIE WSPÓŁPRACY

• 2019 r.

MAGAZYN

• Powierzchnia magazynu: 3 000 m²
• Liczba lokalizacji paletowych – 2542
• Liczba lokalizacji półkowych – 5616
• Liczba lokalizacji wspornikowych – 199
• Liczba użytkowników systemu WMS – 16

CHARAKTERYSTYKA BRANŻY/WYZWANIA

Dla firm posiadających sieć oddziałów, głównym wyzwaniem jest utrzymanie sprawności wszystkich procesów logistycznych. Duży nacisk kładzie się na dystrybucję, szybkość realizacji zamówień i dostępność towaru we wszystkich ogniwach wewnętrznego łańcucha dostaw. Kolejnym wyzwaniem branży artykułów instalacyjnych jest konieczność ciągłego uzupełniania portfolio produktowego i stanów magazynowych o nowinki technologiczne.

CEL WDROŻENIA

Decyzja o wdrożeniu systemu WMS była bezpośrednio związana z oddaniem do użytku nowego magazynu. Klientowi zależało na tym, aby nowy obiekt zarządzany był przez nowoczesny system WMS, który wyeliminuje problemy sprzyjające dezorganizacji pracy magazynu. Kolejnym czynnikiem, który przemawiał za wdrożeniem systemu ExpertWMS® Smart były częste zmiany personalne na stanowisku magazyniera. Wdrożenie do pracy nowego pracownika, bez systemu nadzorującego jego pracę oraz ułatwiającego poruszanie się po magazynie, było niezwykle czasochłonne i generowało dodatkowe koszty dla firmy.

PRZEBIEG WDROŻENIA

System ExpertWMS® Smart w firmie HEATING Sp. z o.o. został zintegrowany z nadrzędnym systemem Comarch ERP XL.

Dostawy towarów do Klientów odbywają się na 13 stałych trasach. Towar dostarczany jest jednocześnie do magazynów pomocniczych oraz Klientów rozlokowanych w obrębie danej trasy. Kompletacja zamówień odbywa się pod konkretne trasy. Każde zamówienie jest kompletowane i pakowane oddzielnie, aby uniknąć pomyłki przy wydawaniu Klientom towaru. Każda z tras ma przypisany konkretny dzień i godzinę realizacji zamówienia. Na godzinę przed wyjazdem kierowcy, do systemu ExpertWMS® Smart przestają wpadać dokumenty do danej wysyłki. Tworzą się natomiast zamówienia już na kolejny planowany termin dostawy. Dzięki temu magazynierzy mają godzinny bufor czasowy na dokończenie kompletowania ostatniego zamówienia.

Kompletacja towarów w magazynie odbywa się wg kilku zasad. Każdy z towarów w systemie ERP posiada atrybut o nazwie strefa. Do tego atrybutu przypisana jest jedna z pięciu wartości – antresola 0, 1, 2 (poziom) duży gabaryt i dłużyca. W magazynie wydzielone zostały trzy główne strefy: gabarytowa, antresola i dłużyce. Towar z danym atrybutem musi zostać przyjęty dokładnie do przypisanej dla niego strefy. Dokument WZ przesłany z ERP w systemie ExpertWMS® Smart rozbijany jest na 3 odrębne dokumenty (osobne zlecenia kompletacyjne). Każdy z nich obejmuje towary z innej strefy. Zastosowana została strategia kompletacyjna zone picking liniowy, czyli najpierw kompletowane są towary z jednej strefy i odkładane na jednostkę logistyczną. Następnie na ta samą jednostkę logistyczną dokładane są towary z kolejnej strefy, w ramach tego samego zamówienia. Po skompletowaniu towaru z wszystkich stref poza strefą dłużyc, towar przechodzi proces kontroli zgodności z zamówieniem. Na samym końcu, po zapakowaniu wszystkich zamówień do auta, dokładne są towary zamówione ze strefy dłużyc.

W przypadku dłużycy wydawane są nadwyżki towaru. Przykładowo, jeżeli ktoś zamówił rury o długości 5 m i 70 cm, to wydawane jest pełne 6 m. Następnie do dokumentu WZ, generowanego w systemie Comarch XL, dopinany jest dokument WM z dokładną ilością wydanego towaru. Jeśli wydana była nadwyżka, system ExpertWMS® Smart tworzy na nią w systemie ERP nowy dokument WZ (razem z dokumentem WM). Pozwala to uniknąć rozbieżności w stanach magazynowych między ERP i WMS.

Firma umożliwia Klientom również osobisty odbiór zamówienia w magazynie. Klient, który przyjeżdża po zamówienie, dzięki aplikacji ExpertWMS Dashboard, ma możliwość na bieżąco śledzić postęp realizacji swojego zamówienia. Na monitorze w poczekalni wyświetlane są informacje o statusie zamówień dla Klientów, którzy czekają na odbiór swoich towarów. Taka sama informacja wyświetlana jest na magazynie w strefie kompletacji. Pozwala na monitorowanie stanu kompletacji przez magazynierów zaangażowanych w proces wydawania towarów dla Klientów.

Przyjęcia w systemie obsługiwane są ad hoc. Przyjęcia awizowane są również na podstawie zamówień zakupu (ZZ), dzięki czemu nawet nowo zatrudniony magazynier jest w stanie bezbłędnie przyjmować towar na stan bez znajomości asortymentu. Magazynier wprowadza numer ZZ, dzięki czemu pojawia się lista zamówionych towarów. Magazynier skanując towary w pewnym sensie odhacza się z listy do przyjęcia (awizacja ZZ), w tym procesie magazynier ma możliwość przyjęcia innego towaru niż był zamówiony. Przy rozkładaniu towaru system ExpertWMS® podpowiada, gdzie dany towar już leży i sugeruje miejsce, gdzie należy go odłożyć.

KORZYŚCI BIZNESOWE PO WDROŻENIU SYSTEMU EXPERTWMS^®

Wśród korzyści biznesowych, które Klient odczuł bezpośrednio po wdrożeniu systemu dużo jest olbrzymia oszczędność czasu. O ok 80h tygodniowo zmniejszyła się ilość godzin poświęcanych na szukanie towaru na magazynie.

Po wdrożeniu systemu ExpertWMS® Smart, firma przestała się borykać z problemem czasochłonnego i kosztownego wdrożenia nowego pracownika do pracy. Dzięki automatyzacji procesów magazynowych, nowa osoba może zacząć samodzielnie pracować już po kilku godzinach od pierwszego kontaktu z systemem ExpertWMS® Smart.

Dodatkową korzyścią, która wpływa na jakość pracy, jest uporządkowany magazyn. Wdrożenie systemu WMS wymagało podziału przestrzeni magazynowej na strefy i odkładanie towaru w miejsce zgodne z przypisanymi parametrami. Dzięki temu towar nie „błądzi” w przestrzeni magazynowej.

Zarządzanie magazynem za pośrednictwem systemu ExpertWMS® Smart pozwoliło również na znaczne zredukowanie pomyłek przy kompletacji, które w czasach przed WMS były dużym problemem dla firmy i generowały duże straty finansowe oraz wiele kosztownych reklamacji. Dodatkowo firma przestała się borykać z problemami takimi jak:

• braki przy wydaniu
• pomyłki przy wydaniu (został wprowadzony tzw. magazyn chaotyczny, gdzie podobne towary nie leżą bezpośrednio obok siebie)
• braków towaru
• zoptymalizowany został czas wydania poprzez strefy i podział prac na różnych strefach, towary typowe o dużej rotacji są składowane na bliższych lokalizacjach