Obsługa zwrotów z systemem WMS

Obsługa zwrotów z systemem WMS

Okres pandemiczny zmusił większość branż do weryfikacji swoich kanałów dystrybucji i w rezultacie do dostosowania sprzedaży pod obsługę e-commerce (kanału internetowego). Logistyka w dzisiejszych czasach mierzy się z wyzwaniami, jakich nie było jeszcze kilka lat temu. Jednym z takich wyzwań są zwroty magazynowe, których intensywność wzrasta. Praktycznie w każdym przedsiębiorstwie, sklepie internetowym czy hurtowni mamy możliwość zwrotu towaru – nawet do 30 dni od jego zakupu. W takiej sytuacji nasuwa się pytanie – Jak przygotować magazyn do obsługi towarów zwracanych przez Klientów?

Każde przedsiębiorstwo charakteryzuje się własną, wypracowaną przez lata i swoje doświadczenia – procedurą przyjmowania zwrotów. Nie ma unikalnego, wypracowanego modelu, z którego korzystałyby wszystkie przedsiębiorstwa. Przed przyjęciem zwrotu towaru powinniśmy pamiętać o odpowiedniej organizacji magazynu, czyli wcześniejszym wyznaczeniu lokalizacji (lub strefy) przeznaczonej jedynie do obsługi zwrotów. Istotne jest by wyznaczony obszar nie był używany przy wykorzystaniu innych procesów magazynowych. Możemy w ten sposób uniknąć zakłóceń w magazynie, co skutkuje zmniejszeniem występujących komplikacji.

Zwrot wewnętrzny

Zwrot Wewnętrzny jest to dokument magazynowy służący do rejestrowania powrotu produktów do magazynu. Stanowi on dowód na to, że towary pierwotnie pobrane z magazynu, z różnych powodów, trafiają z powrotem na jego półki.

Zwrot wewnętrzny stosuje się w wielu sytuacjach. Oto kilka przykładów:

• Zwrot nadwyżki pobranego materiału: zdarza się, że dział produkcyjny pobrał więcej komponentów, niż faktycznie było mu potrzebnych do realizacji zlecenia. W takiej sytuacji nadwyżka powinna zostać zwrócona do magazynu z odpowiednim dokumentem ZW.
• Błędne pobranie towaru: pomyłka w pobraniu może oznaczać, że na linię produkcyjną trafił nie ten asortyment, co był potrzebny. Wówczas konieczny jest zwrot błędnie pobranego towaru i wystawienie ZW.
• Zwrot pozostałości po zakończonej produkcji: po zakończeniu produkcji mogą pozostać niewykorzystane materiały, które należy zwrócić do magazynu i udokumentować za pomocą ZW.

Dokument zwrotu wewnętrznego pełni istotną rolę w porządnym funkcjonowaniu magazynu i całego łańcucha dostaw:

• Utrzymuje aktualny stan zapasów: rejestrując zwroty, ZW zapewnia spójność ewidencji magazynowej, co jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania zapasami.
• Ułatwia rozliczenia: ZW stanowi podstawę do rozliczeń pomiędzy działami firmy oraz do identyfikacji ewentualnych błędów w procesie pobierania materiałów.
• Pozwala na analizę: dzięki ZW można przeanalizować przyczyny częstych zwrotów, co może pomóc w usprawnieniu procesów produkcyjnych i magazynowych.

Dokument ZW to nie tylko kawałek papierka. To narzędzie, które w połączeniu z odpowiednią analizą danych może pomóc firmie w optymalizacji procesów magazynowych, redukcji strat i poprawie efektywności całego łańcucha dostaw.

Szczegółowe informacje na temat wypełniania dokumentu ZW i obiegu powinny być określone w procedurach obowiązujących w konkretnej firmie.

Zwroty magazynowe 

Zwroty magazynowe są kluczowym elementem zarządzania zapasami i mogą mieć różne formy w zależności od kontekstu.

Jak działają zwroty magazynowe z systemem WMS?

Pierwszym krokiem jest przyjęcie zwróconego towaru na magazynie, jego ogólna ocena jakościowa oraz sprawdzenie powodu zwrotu czy reklamacji.

Drugi krok to już konkretna kontrola opakowania oraz jego zawartości. Weryfikujemy czy zwracany towar jest zgodny i nadaje się do dalszej dystrybucji w niezmienionej formie, do przeceny czy utylizacji.

W dalszym etapie rejestrujemy odpowiednie dokumenty związane ze zwrotem w systemie WMS oraz zintegrowanym systemie ERP.

Następnie magazynier odkłada towar na określoną strefę zwrotu lub lokalizację w magazynie, w której towar oczekuje na dalsze operacje. Towar może zostać zablokowany przez kontrolę jakości, wtedy nie będzie dostępny do dalszej sprzedaży, aż do momentu zwolnienia z kwarantanny.

Rola systemu WMS w zwrotach magazynowych

WMS to bardzo ważny element organizacji, skalowania i standaryzacji procesów związanych z logistyką zwrotną. Dzięki niemu obsługa zwrotów staje się bardziej efektywna, co przekłada się na wyższy poziom zadowolenia klientów. Ponadto, WMS pomaga rozwiązywać różne wyzwania, które pojawiają się w logistyce zwrotnej. Są to między innymi:

• Automatyczne sortowanie i klasyfikacja: oprogramowanie do zarządzania magazynami przyspiesza identyfikację i klasyfikację zwracanych produktów według ich stanu, rodzaju i przyczyny zwrotu. Następnie zostaje uruchomiony odpowiedni proces: zwrot, wymiana (wraz z wysyłką innego produktu), przekierowanie do zapasów, naprawa lub recykling.
• Zarządzanie zapasami w czasie rzeczywistym i lepsza rotacja zapasów: produkt, który klient zamierza zwrócić można oznaczyć w systemie WMS jako „w magazynie”. Dzięki temu można go szybko skierować do ponownej sprzedaży na stronie sprzedawcy, pomijając etap magazynowania. Kiedy już przedmiot znajdzie się w magazynie, zostanie poddany kontroli, a następnie natychmiast wysłany do innego klienta.
• Mniej błędów operacyjnych: dzięki automatyzacji procesów logistyki zwrotnej WMS ogranicza ryzyko błędu ludzkiego, tym samym zwiększając wydajność operacyjną i redukując koszty.
• Planowanie zasobów: analiza danych historycznych pozwala systemowi przewidywać wolumeny zwrotów, co ułatwia planowanie zasobów i usprawnia obsługę zwrotów.
• Usprawnienie procesów ponownego pakowania i recyklingu: System WMS automatycznie przekierowuje przesyłki do dostawcy, innego magazynu lub odpowiedniego usługodawcy (np. centrum obsługi posprzedażowej, specjalistycznego centrum uzdatniania lub zatwierdzonego podmiotu przetwarzającego).
• Raportowanie: system WMS generuje raporty ze szczegółowymi danymi zwrotów, umożliwiając użytkownikom identyfikację trendów, problemów jakościowych i obszarów do poprawy.

Podsumowanie:

Finalnie, po przejściu pozytywnie wszystkich procedur związanych z przygotowaniem i przyjęciem zwrotu, towar otrzymuje odpowiedni status magazynowy i jest udostępniony do wydania nowym klientom.