Spis treści
TogglePrzeprowadzenie pełnej inwentaryzacji stanów magazynowych pozwala na określenie rzeczywistego poziomu zapasów. Jest wymagane przez przepisy księgowe oraz umożliwia określenie stanu wysokości „kradzieży”. Przez co jest czynnością służącą do przeciwdziałania stratom w procesie magazynowania. Pozwala określić właściwy poziomu zapasów i rozliczyć bilans, co z kolei prowadzi do zadowolenia księgowych. Nie jest to proces łatwy i większość firm (zwłaszcza te z magazynami o licznym i zróżnicowanym asortymencie) traktuje inwentaryzację jak zło konieczne, z niechęcią odliczając dzielące je do niej dni.
Czy jest sposób, aby to czasochłonne, pochłaniające energię i frustrujące zadanie usprawnić i przebrnąć przez inwentaryzacje w miarę bezboleśnie?
Najważniejsze jest to, aby zaplanować inwentaryzację krok po kroku z uwzględnieniem wszystkich czynników, które mogą mieć pozytywny wpływ na cały proces i Z wykluczeniem tych, które prowadzą do chaosu. Bez wyraźnie określonego planu, firma naraża się na poważne straty wynikające z typowych błędów ludzkich. Dobrze ustrukturyzowany proces inwentaryzacji powinien obejmować wszystkie kroki niezbędne do tego, aby pracownicy pracowali efektywnie w celu wykrycia rozbieżności i nieścisłości, jednocześnie utrzymując pełne zaangażowanie i koncentrację.
Postaraj się znaleźć w ciągu roku taki czas na przeprowadzenie inwentaryzacji, który nie spowoduje niepotrzebnych zakłóceń w codziennej pracy firmy. Długą inwentaryzację najlepiej jest przeprowadzać poza cyklem sprzedaży lub poza standardowymi operacjami biznesowymi. Są firmy, które decydują się na inwentaryzację przeprowadzaną w godzinach nocnych lub w dni ustawowo wolne od pracy. Dzięki temu, mimo konieczności wypłacenia dodatkowego wynagrodzenia, przedsiębiorstwo unika poniesienia dużo większych kosztów wynikających z przestoju w działalności. Istnieje również możliwość realizacji inwentaryzacji ciągłej, w przypadku gdy nie ma możliwości zatrzymania sprzedaży lub gdy inwentaryzacja jest czasochłonnym procesem. Duże przedsiębiorstwa decydują się również często na wynajęcie firmy zewnętrznej, która wspiera je w procesie inwentaryzacji.
Uporządkowany i dobrze zorganizowany magazyn znacznie ułatwi odnalezienie i policzenie wszystkich zapasów. Właściwie poukładane towary pozwolą ograniczyć błędy podczas liczenia.
W dużych magazynach dobrą praktyką jest podział całej powierzchni na sekcje, odpowiednie oznaczenie półek oraz oklejenie opakowań etykietami, które pozwalają na identyfikację zawartości. Dzięki temu czas potrzebny na odnalezienie właściwego towaru zostanie skrócony do minimum, co z kolei pozytywnie przełoży się na czas trwania całego projektu.
Zanim rozpoczniesz w firmie proces inwentaryzacji, upewnij się, że wszyscy, którzy będą brali w niej udział, są zaopatrzeni w narzędzia potrzebne do wykonania zadania. Wskazówka wydaje się być banalna, ale niejedna inwentaryzacja poważnie się opóźniła, gdy w chwili jej rozpoczęcia okazało się, że:
Celem pełnej inwentaryzacji jest uzyskanie dokładnej liczby faktycznie posiadanych towarów i zapasów i porównanie ich z istniejącymi danymi. Dlatego pamiętaj, aby wyodrębnić podczas inwentaryzacji przedmioty, które zostały już zafakturowane, ale jeszcze nie wysłane. Towar sprzedany, który nie został jeszcze wysłany, w zasadzie już nie jest wliczany do stanów magazynowych.
Kierownik magazynu lub i inne osoby wyznaczone do nadzorowania inwentaryzacji powinny przez cały czas nadzorować ten proces. Takim osobom należy zapewnić wgląd do pełnej ewidencji tego, co należy policzyć i co powinno znajdować się w ich magazynie. Dzięki temu będą mogli na bieżąco kontrolować pracę liczących osób.
Na czas inwentaryzacji należy również określić jasne reguły dotyczące przerw w liczeniu. Warto z góry określić ich godziny oraz czas trwania. Najlepiej, żeby przerwy były realizowane po zinwentaryzowaniu określonej sekcji (całej). Ponieważ w trakcie inwentaryzacji, aby uniknąć pomyłek, niezbędne jest zachowanie maksymalnego skupienia, powinno się również ustalić zasady korzystania z telefonów komórkowych i innych urządzeń, które rozpraszają uwagę.
Niezależnie od tego, czy masz duży magazyn z tysiącami SKU, czy magazyn, w którym przechowujesz kilkaset różnych grup towarowych, zorganizuj logiczny system inwentaryzacji, który ułatwi wszystkim przebrnięcie przez cały proces. Przykładowo:
Jeśli na półce znalazłeś wcześniej otwarte pudełko z oznaczoną zawartością (np. 15 kalendarzy), nie bierz tej ilości za pewnik. Zdejmij karton z półki i policz całą jego zawartość, aby upewnić się, że zawiera dokładnie podaną liczbę przedmiotów. Proces inwentaryzacji ma na celu podanie odczytów dokładnych w 100%, co oznacza, że nie wolno szacować, ani zgadywać żadnej liczby. Spisz również wszelkie źle oznakowane / zapakowane kartony i przekaż je do kontroli jakości.
W trakcie procesu inwentaryzacji często wychodzą na jaw rozbieżności. Okazuje się, że części rzeczy, które według wykazu znajdują się w magazynie, już tam nie ma, część przedmiotów uległa uszkodzeniu i nie zostało to zgłoszone, a jeszcze inna część asortymentu po prostu się nie sprzedaje.
Dysponując tymi danymi, możesz opracować plan, jak w przyszłości zapobiec kradzieżom, poprawić politykę bezpieczeństwa, która zminimalizuje uszkodzenia towaru. Informacje te pozwolą Ci również opracować i wdrożyć nowe strategie optymalizacji ilości zapasów przechowywanych w magazynie.
Proces inwentaryzacji nie powinien być statycznym zestawem procedur. Powinien rosnąć i ewoluować za każdym razem, gdy przeprowadzana jest inwentaryzacja. Dzięki temu za każdym razem będzie coraz sprawniejszy. Zachęcaj pracowników, którzy biorą udział w inwentaryzacji do zgłaszania pomysłów na ulepszenia. Organizuj burze mózgów na temat sposobów zmniejszania zapasów oraz przeciwdziałania marnotrawstwu.
Jeśli naprawdę chcesz usprawnić proces ręcznej inwentaryzacji, zastanów się nad zainwestowaniem w nowoczesny system WMS, który pozwoli na śledzenie poprawności stanów magazynowych przez cały rok.
Zainteresował Cię artykuł i chcesz dowiedzieć się, jak usprawnić zarządzanie Twoim magazynem?
Napisz do nas
Powiązane wpisy
Dziękujemy za przesłanie formularza!
Nasz zespół skontaktuje się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.
Dziękujemy za przesłanie aplikacji.
Uprzejmie Informujemy, że do procesu rekrutacji zaprosimy wybranych kandydatów.
Nie znalazłeś wszystkich informacji? Nasz dział HR jest dla Ciebie.
Wszelkie pytania możesz kierować na adres praca@dataconsult.pl.