9 KROKÓW W KIERUNKU UDANEGO PROCESU INWENTARYZACJI

Przeprowadzenie pełnej inwentaryzacji stanów magazynowych pozwala na określenie rzeczywistego poziomu zapasów. Jest wymagane przez przepisy księgowe oraz umożliwia określenie stanu wysokości „kradzieży”. Przez co jest czynnością służącą do przeciwdziałania stratom w procesie magazynowania.   Pozwala określić właściwy poziomu zapasów i rozliczyć bilans, co z kolei prowadzi do zadowolenia księgowych. Nie jest to proces łatwy i większość firm (zwłaszcza te z magazynami o licznym i zróżnicowanym asortymencie) traktuje inwentaryzację jak zło konieczne, z niechęcią odliczając dzielące je do niej dni.

Czy jest sposób, aby to czasochłonne, pochłaniające energię i frustrujące zadanie usprawnić i przebrnąć przez inwentaryzacje w miarę bezboleśnie?

Najważniejsze jest to, aby zaplanować inwentaryzację, krok po kroku z uwzględnieniem wszystkich czynników, które mogą mieć pozytywny wpływ na cały proces i wykluczeniem tych, które prowadzą do chaosu. Bez wyraźnie określonego planu, firma naraża się na poważne straty wynikające z typowych błędów ludzkich. Dobrze ustrukturyzowany proces inwentaryzacji powinien obejmować wszystkie kroki niezbędne do tego, aby pracownicy pracowali efektywnie w celu wykrycia rozbieżności i nieścisłości, jednocześnie utrzymując pełne zaangażowanie i koncentrację.

Krok 1. Zaplanuj inwentaryzację w czasie tak, aby ograniczyć do  minimum jej wpływ na operacje biznesowe

Postaraj się znaleźć w ciągu roku taki czas na przeprowadzenie inwentaryzacji, który nie spowoduje niepotrzebnych zakłóceń w codziennej pracy firmy. Długą inwentaryzację najlepiej jest przeprowadzać poza cyklem sprzedaży lub poza standardowymi operacjami biznesowymi. Są firmy, które decydują się na inwentaryzację przeprowadzaną w godzinach nocnych lub w dni ustawowo wolne od pracy. Dzięki temu, mimo konieczności wypłacenia dodatkowego wynagrodzenia przedsiębiorstwo unika poniesienia dużo większych kosztów wynikających z przestoju w działalności. Istnieje  również możliwość realizacji inwentaryzacji ciągłej, w przypadku gdy nie ma możliwości zatrzymania sprzedaży, lub gdy inwentaryzacja jest czasochłonnym procesem. Duże przedsiębiorstwa decydują się również często na wynajęcie firmy zewnętrznej, która wspiera je w procesie inwentaryzacji.

Krok 2. Uporządkuj magazyn przed przeprowadzeniem inwentaryzacji

Uporządkowany i dobrze zorganizowany magazyn znacznie ułatwi odnalezienie i policzenie wszystkich zapasów. Właściwie poukładane towary pozwolą ograniczyć błędy podczas liczenia.

W dużych magazynach, dobrą praktyką jest podział całej powierzchni na sekcje, odpowiednie oznaczenie półek oraz oklejenie opakowań etykietami, które pozwalają na identyfikację zawartości. Dzięki temu czas potrzebny na odnalezienie właściwego towaru zostanie skrócony do minimum, co z kolei pozytywnie przełoży się na czas trwania całego projektu.

Krok 3. Przygotuj narzędzia inwentaryzacyjne z odpowiednim wyprzedzeniem

Zanim rozpoczniesz w firmie proces inwentaryzacji, upewnij się, że wszyscy, którzy będą brali w niej udział, są zaopatrzeni w narzędzia potrzebne do wykonania zadania. Wskazówka wydaje się być banalna, ale nie jedna inwentaryzacja poważnie się opóźniła, gdy w chwili jej rozpoczęcia okazało się, że:

  • w magazynie brakuje dla wszystkich skanerów kodów kreskowych,
  • pracownicy tymczasowi, którzy zostali wynajęci do procesu inwentaryzacji nie otrzymali odpowiednich dostępów w systemie,
  • arkusze ze stanami magazynowymi nie zostały wygenerowane, wydrukowane i przekazane odpowiednim osobom.

Krok 4. Pracuj wyłącznie na aktualnych danych

Celem pełnej inwentaryzacji jest uzyskanie dokładnej liczby faktycznie posiadanych towarów i zapasów i porównanie ich z istniejącymi danymi. Dlatego pamiętaj, aby wyodrębnić podczas inwentaryzacji przedmioty, które zostały już zafakturowane, ale jeszcze nie wysłane. Towar sprzedany, który nie został jeszcze wysłany, w zasadzie już nie jest wliczany do stanów magazynowych.

Krok 5. Określ jasne cele i wyznacz dokładne obowiązki osobom biorącym udział w inwentaryzacji

Kierownik magazynu, lub inne osoby wyznaczone do nadzorowania inwentaryzacji, powinien przez cały czas nadzorować ten proces. Takim osobom należy zapewnić wgląd do pełnej ewidencji tego, co należy policzyć i co powinno znajdować się w ich magazynie. Dzięki temu będą mogli na bieżąco kontrolować pracę liczących osób.

Na czas inwentaryzacji należy również określić jasne reguły dotyczące przerw w liczeniu. Warto z góry określić ich godziny oraz czas trwania. Najlepiej żeby przerwy były realizowane po zinwentaryzowaniu określonej sekcji (całej). Ponieważ w trakcie inwentaryzacji, aby uniknąć pomyłek, niezbędne jest zachowanie maksymalnego skupienia, powinno się również ustalić zasady korzystania z telefonów komórkowych i innych urządzeń, które rozpraszają uwagę.

Krok 6. Zorganizuj logiczny system sprawdzania stanów magazynowych

Niezależnie od tego, czy masz duży magazyn z tysiącami SKU, czy magazyn, w którym przechowujesz kilkaset różnych grup towarowych, zorganizuj logiczny system inwentaryzacji, który ułatwi wszystkim przebrniecie przez cały proces. Przykładowo:

  • podziel zespół dokonujący inwentaryzacji na grupy i każdej przydziel odrębne sekcje magazynu lub grupy towarów do przeliczenia, tak aby się ze sobą nie pokrywały,
  • ustal kierunek inwentaryzacji, np. liczenie będzie się odbywało od góry do dołu i od lewej do prawej,
  • oznacz sprawdzone sekcje kolorowym markerem, wyraźną plakietką itp. jako wizualne przypomnienie, co zostało już policzone.

Krok 7. Otwórz i policz absolutnie wszystko – bez zgadywania

Jeśli na półce znalazłeś wcześniej otwarte pudełko z oznaczoną zawartością (np.  15 kalendarzy), nie bierz tej ilości za pewnik. Zdejmij karton z półki i policz całą jego zawartość, aby upewnić się, że zawiera dokładnie podaną liczbę przedmiotów. Proces inwentaryzacji ma na celu podanie odczytów dokładnych w 100%, co oznacza, że ​​nie wolno szacować ani zgadywać żadnej liczby. Spisz również wszelkie źle oznakowane / zapakowane kartony i przekaż je do kontroli jakości.

Krok 8. Wymyśl sposób na zmniejszenie strat spowodowanych kradzieżą, zepsutych lub nierotujących.

W trakcie procesu inwentaryzacji często wychodzą na jaw rozbieżności. Okazuje się, że części rzeczy, które według wykazu znajdują się w magazynie już tam nie ma, część przedmiotów uległa uszkodzeniu i nie zostało to zgłoszone, a jeszcze inna część asortymentu po prostu się nie sprzedaje.

Dysponując tymi danymi, możesz opracować plan jak w przyszłości zapobiec kradzieżom, poprawić politykę bezpieczeństwa, która zminimalizuje uszkodzenia towaru. Informacje te pozwolą Ci również opracować i wdrożyć nowe strategie optymalizacji ilości zapasów przechowywanych w magazynie.

Krok 9. Ciągłe doskonalenie procesu inwentaryzacji

Proces inwentaryzacji nie powinien być statycznym zestawem procedur. Powinien rosnąć i ewoluować za każdym razem, gdy przeprowadzana jest inwentaryzacja. Dzięki temu za każdym razem będzie coraz sprawniejszy. Zachęcaj pracowników, którzy biorą udział w inwentaryzacji do zgłaszania pomysłów na ulepszenia. Organizuj burze mózgów na temat sposobów zmniejszania zapasów oraz przeciwdziałania marnotrawstwu.

Jeśli naprawdę chcesz usprawnić proces ręcznej inwentaryzacji, zastanów się nad zainwestowaniem w nowoczesny system WMS, który pozwoli na śledzenie poprawności stanów magazynowych przez cały rok.