Hand of a person using a bar scanner to read information on a retail product while checking price or inventory in a shop
Spis treści
ToggleOczywiście inwentaryzację można przeprowadzić bez wsparcia narzędziami informatycznymi i wiele przedsiębiorstw nie posiadających systemów klasy WMS z takich rozwiązań korzysta.
Najbardziej popularnym sposobem prowadzenia inwentury jest spis z natury. Wykorzystuje się wówczas arkusze spisowe, które muszą zostać wcześniej przygotowane przez osobę odpowiadającą za kwestie magazynowe. Arkusze takie powinny zawierać informacje na temat: rodzaju i sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji, składu komisji inwentaryzacyjnej i osób obecnych przy inwentaryzacji, datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu oraz dane dotyczące samego spisu towarowego (symbol indeksu, nazwę, jednostkę, ilość, cenę, wartość itp.).
Osoba odpowiedzialna za remanent drukuje i rozdaje arkusze spisowe pracownikom, którzy będą przeprowadzali inwentaryzację. Samo przeprowadzenie spisu to żmudna praca polegająca na chodzeniu od regału do regału, sczytywaniu każdego indeksu towarowego i nazwy oraz zliczaniu ilości towaru we właściwych jednostkach. Dane te następnie uzupełniane są w arkuszu spisowym oraz przekazywane osobom dokonującym rozliczenia prac inwentaryzacyjnych.
Metoda ta, choć powszechnie stosowana, niesie ze sobą ryzyko wielu błędów. Pracownicy mogą pomylić się przy spisie indeksu towarowego, po kilku przeprowadzonych odczytach ciąg znaków składający się na symbol towaru może nie być już tak czytelny, jak przy pierwszym.
Kolejnym momentem, w którym łatwo o pomyłkę jest samo zliczanie ilości asortymentu, zwłaszcza przy drobnych elementach, na pierwszy rzut oka nie różniących się zbyt wiele od towaru na półce obok. Słabym ogniwem jest też ręczne rozliczenie inwentaryzacji, gdzie również można się pomylić, np. przy przepisywaniu danych z arkuszy, a potem uzgodnieniu nadwyżek i braków. To wszystko wiąże się z wydłużeniem czasu przeprowadzania inwentaryzacji, a co za tym idzie olbrzymimi stratami, gdyż każdy dzień, w którym nie możemy sprzedawać przekłada się na niekorzystny wynik finansowy (koszty utraconej sprzedaży).
Ustawodawca wymaga na Przedsiębiorcy, aby wiarygodnie przedstawił swoją sytuację majątkową i finansową, co w rozumieniu prawa wiążę się z rzetelnym skonfrontowaniem sprawozdania finansowego ze stanem rzeczywistym.
Aby inwentaryzacja spełniła swoją podstawową rolę, tj. była prawidłowa, rzetelna i wiarygodna, powinna zostać przeprowadzona z zachowaniem terminów i częstotliwości określonej w „Ustawie o rachunkowości” (art. 26-27) oraz z zastosowaniem podstawowych jej zasad. Jedną z takich zasad jest właśnie zasada tzw. „zamkniętych drzwi”, czyli polegająca na dokonywaniu spisu, o ile to możliwe, przy zamkniętych drzwiach, co oznacza, że w czasie inwentaryzacji nie dokonuje się obrotu magazynowego. Pozwala to na niezakłócony przebieg prac inwentaryzacyjnych.
Często się jednak zdarza, że z różnych powodów firma nie może sobie pozwolić na zamknięcie magazynów na okres spisu z natury, zwłaszcza, gdy jest on rozciągnięty w czasie na kilka dni. W takich sytuacjach należy się ograniczyć do niezbędnego minimum ruchów w magazynie.
Proces inwentaryzacji coraz rzadziej kojarzony jest z przykrym obowiązkiem, nocnym ręcznym spisywaniem towaru i wstrzymaniem obrotu w magazynie, a co za tym idzie pracy działu sprzedaży na długi czas. Świadomy Przedsiębiorca nie pozwoli sobie na takie straty czasowe i kosztowe.
Zastosowanie systemu klasy WMS nie tylko usprawnia obsługę inwentaryzacji, ale także pozwala na automatyzację pewnych procesów, a przez to nieraz kilkukrotne skrócenie czasu potrzebnego na jej przeprowadzenie oraz rozliczenie.
Praca osoby odpowiedzialnej za spis ulega znacznemu uproszczeniu oraz przyśpieszeniu. Polega ona na sczytywaniu za pomocą bezprzewodowego terminala danych przydzielonych jej indeksów towarowych oraz adresów magazynowych (tzw. lokalizacje – aleje, obszary, strefy, półki, regały), które zostają odpowiednio przetworzone.
Porównanie stanu rzeczywistego i położenia towaru z ilościami i położeniem zaewidencjonowanym w systemie nadrzędnym oraz uzgadnianie ewentualnych niezgodności (braki, nadwyżki) odbywa się w systemie klasy WMS automatycznie.
System WMS daje możliwość objęcia remanentem całego asortymentu znajdującego się w magazynie, ale także zejścia z poziomem inwentaryzacji do konkretnych grup towarowych, ich części lub pojedynczych pozycji. Dzięki temu możliwe jest zorganizowanie inwentaryzacji w taki sposób, aby w danym momencie inwentaryzowana była tylko wybrana część magazynu, co pozwala na niezakłóconą jego pracę.
System WMS umożliwia inwentaryzację częściową, jak i całościową. Dzięki zastosowaniu lokalizacji magazynowych, odwzorowaniu ich w systemie oraz wykorzystaniu automatycznej identyfikacji towarowej zyskujemy pełną kontrolę nad stanami magazynowymi.
W każdej chwili można przeprowadzić szybką inwentaryzację danej grupy towarowej lub lokalizacji, otrzymując bieżące informacje o zasobach. W przypadku otrzymania niezgodności w łatwy sposób można dojść do tego, kto i kiedy dokonywał operacji magazynowych na danym towarze i jako ostatni potwierdził zgodność stanów.
Świadomość stałego monitoringu pracy magazynierów i sprawdzania zasobów powoduje znaczny spadek strat z tytułu różnic inwentaryzacyjnych.
Tak, obsługa inwentaryzacji to standard w obecnych na rynku systemach klasy WMS. Bez niej funkcjonowanie pracy magazynu byłoby w znacznym stopniu ograniczone.
Każdy system WMS powinien posiadać moduł inwentaryzacyjny odpowiadający standardowo za to samo, czyli zliczenie asortymentu i wykazanie różnic pomiędzy stanem ewidencyjnym i rzeczywistym zapasu oraz wprowadzenie korekty.
Jednak różnice tkwią w dość istotnych i mających wpływ na poprawną pracę magazynu szczegółach. Chodzi tu m.in. o stopień automatyzacji procesu, możliwość prowadzenia inwentaryzacji częściowych z wyłączeniem niektórych lokalizacji magazynowych, podziałem na konkretne obszary lub dla szczególnych grup i pozycji asortymentowych, dostęp do raportów i możliwość śledzenia postępów prac komisji inwentaryzacyjnych, możliwość tworzenia komisji weryfikacyjnych, czy automatyczne rozliczenie ewentualnych niezgodności inwentaryzacyjnych.
Moduł inwentaryzacyjny systemu ExpertWMS® umożliwia przeprowadzanie za pomocą terminali kompleksowych inwentaryzacji handlowych, jak i magazynowych. System umożliwia zejście do poziomu inwentaryzowania pojedynczego adresu lub pojedynczego towaru, przy czym jeden adres może być inwentaryzowany przez wiele komisji zliczających naraz. Uzyskujemy w ten sposób możliwość przeprowadzania inwentaryzacji częściowych, inwentaryzowania magazynu po regałach lub asortymencie, bez zakłócania pracy działu handlowego.
Samo rozpoczęcie inwentaryzacji poprzedzone jest sprawdzeniem zgodności dokumentów handlowych z magazynowymi, ale dopuszczalne są zarówno zbilansowane stany magazynowe, jak i traktowanie dokumentów rozchodowych w buforze jako zatwierdzonych. W czasie prowadzenia spisu aplikacja pozwala dodawać nowe komisje zliczające oraz usuwać istniejące, jednocześnie przepisując ich odczyty do innych komisji.
Pierwsze raporty i analizy z remanentu dostępne są już w trakcie prowadzenia prac. Kierownicy mają możliwość bieżącego śledzenia inwentaryzacji otrzymując dostęp do informacji o postępie prac poszczególnych komisji, jak i zaobserwowanych przestojach. Samo rozliczenie wyników inwentaryzacyjnych może być poprzedzone analizą największych braków/nadwyżek zarówno pod kątem wartościowym, jak i ilościowym, a następnie przeprowadzeniem procesu uzgadniania różnic polegającym na wysłaniu na magazyn komisji kontrolnych weryfikujących odczyty o największych różnicach bezwzględnych.
Zakończenie inwentaryzacji handlowej wraz z zaakceptowanym rozliczeniem wartościowym kończy się automatycznym wygenerowaniem dokumentów MP, WM, PM i odpowiadających im dokumentów handlowych.
Zainteresował Cię artykuł i chcesz dowiedzieć się, jak usprawnić zarządzanie Twoim magazynem?
Napisz do nas
Powiązane wpisy
Dziękujemy za przesłanie formularza!
Nasz zespół skontaktuje się z Tobą tak szybko, jak to możliwe.
Dziękujemy za przesłanie aplikacji.
Uprzejmie Informujemy, że do procesu rekrutacji zaprosimy wybranych kandydatów.
Nie znalazłeś wszystkich informacji? Nasz dział HR jest dla Ciebie.
Wszelkie pytania możesz kierować na adres praca@dataconsult.pl.