Dlaczego warto przeprowadzać audyt logistyczny?

Audyt logistyczny (często także rozumiany szerzej, jako doradztwo logistyczne) to ekspercki przegląd logistyki w firmie. Jego zadaniem jest wskazanie możliwości usprawnienia realizowanych procesów i ograniczenie kosztów ich funkcjonowania. W poniższym artykule przybliżamy, jak przebiega i dlaczego warto przeprowadzić audyt logistyczny, aby ocenić stan obiektów, wydajność kontroli zapasów czy zoptymalizować trasy przewozu ładunków.

Zanim jednak zdecydujemy się na audyt logistyczny, pamiętajmy, aby tę usługę powierzyć niezależnym ekspertom, z wieloletnim doświadczeniem w analityce, zarządzaniu projektami, optymalizacji powierzchni magazynowych oraz planowaniu procesów logistycznych.

Jakie problemy rozwiązuje audyt logistyczny?

Audyt logistyczny jest idealnym wyborem, jeśli wydajność Twojego magazynu spada, dotychczasowe procesy przestały być efektywne i do tego wydajesz za dużo na logistykę.

Jeśli dodatkowo:

– chcesz skorzystać z dobrych praktyk logistycznych i liczysz na gotowe rozwiązania
– chcesz skalować swój biznes
– pojawiają się błędy w kompletacji
– brakuje Ci miejsca w magazynie
– chcesz sprawnie obsługiwać zwroty
– chcesz przenieść się do nowego magazynu
– masz problemy z terminową realizacją zleceń
– chcesz inwestować w sprzęt i infrastrukturę, których naprawdę potrzebujesz
– Twoja firma rośnie, a logistyka nie nadąża
– Planujesz wejść na nowe rynki

To inwestycja w doradztwo logistyczne (audyt logistyczny) będzie Twoją najlepszą decyzją biznesową.

Audyt logistyczny – korzyści

Firmy, które skorzystały z doradztwa logistycznego (audytu logistycznego) odnotowują liczne korzyści, a wśród nich m.in.:

– redukcję kosztów stałych firmy
– poprawę wydajności magazynu
– wskazanie wąskich gardeł magazynu
– zwiększenie efektywności procesów magazynowych
– propozycje rozwiązań problemów w magazynie
– niezależną ocenę aktualnej logistyki w firmie
– plan modyfikacji obecnego projektu magazynu lub plan nowego
– zwiększenie terminowości i kompletności realizowanych wysyłek
– zalecenia dot. systemów składowania, wyposażenia magazynu i automatyki

Z jakich elementów składa się doradztwo logistyczne?

Doradztwo logistyczne składa się z części analitycznej (to analiza sytuacji bieżącej w firmie – „as is”) oraz z części doradczej (to rekomendacje zmian/usprawnień – „as it should be”).

W ramach doradztwa logistycznego możesz także zlecić:

– Audyt zarządzania zapasami magazynowymi
– Audyt ułożenia towaru w magazynie
– Wyliczenie wskaźnika OTIF (ocena jakości logistyki)
– Wskaźnik utraconej sprzedaży
– Wskaźniki KPI (np. KPI dotyczące zapasów magazynowych, KPI dotyczące wysyłek, KPI dotyczące zwrotów, KPI dotyczące przyjęcia, KPI dotyczące Użytkowników).

Etapy doradztwa logistycznego

Nadrzędnym celem audytu logistycznego jest zapewnienie optymalnego magazynowania surowców i wyrobów gotowych oraz sprawnej obsługi przyjęć, wysyłek i zwrotów towaru. W tym celu konieczne są następujące etapy:

1. Spotkania z klientem i wizje lokalne w magazynie
Konsultanci logistyczni zbierają wszystkie niezbędne dane podczas spotkań oraz wizyt w Twoim magazynie. W pierwszej kolejności analizują oni aktualne funkcjonowanie logistyki w firmie, m.in. layout magazynów, używane systemy składowania, wyposażenie, przepływy towarów oraz wszystkie procesy zachodzące w magazynie.

Niezbędne elementy, które są audytowane:

a. Przejście przez kluczowe procesy magazynowe i weryfikacja ich z obrazem rzeczywistym:
Przyjęcie zamówienia od klienta i wygenerowanie (wprowadzenie do systemu) zamówienia
Przekazanie zamówienia do realizacji
Przyjęcie dostawy towaru
Składowanie towaru i jego ewidencjonowanie
Kompletacja zamówienia
Wydanie zamówienia z magazynu (na transport własny – jeśli występuje oraz dla przewoźników)
Obsługa zwrotów
Zasilenie produkcji oraz odbiór produktów gotowych (jeśli występuje produkcja)
Przesunięcie towarów między magazynami lub oddziałami (jeśli występuje wiele magazynów)
Pozostałe istotne z punktu widzenia doradztwa logistycznego procesy
b. Wywiad z kadrą menadżerską
c. Wywiad z magazynierami
d. Omówienie bieżących kwestii i pytań

2. Przygotowanie analiz
Następnie konsultanci logistyczni na podstawie otrzymanych danych analitycznych oceniają przepływy towarów i dokumentów, skalę działalności, sezonowość, wydajność oraz wskazują wąskie gardła.

Szczegółowej analizie danych poddawana jest m.in.:

Charakterystyka ogólna i logistyczna Klienta
Baza towarowa
Ogólna charakterystyka towarów
Powierzchnia magazynowa, ilość pracowników, godziny pracy
Plany magazynu
Charakterystyka zapasów – towarów
Charakterystyka przyjęć
Charakterystyka transferów międzymagazynowych
Charakterystyka zwrotów
Charakterystyka wydań
Analiza rotacji

3. Przygotowanie rekomendacji i planowanych zmian
Rekomendacje dotyczą układu stref systemu, składowania, niezbędnego wyposażenia magazynowego, prawidłowego przepływu towarów i wszystkich procesów magazynowych. Wdrożenie tych rekomendacji zlikwiduje wąskie gardła oraz zoptymalizuje pracę i podniesie wydajność magazynu.

Na tym etapie opracowane i przygotowane są rekomendowane kompleksowe rozwiązania w magazynie w dotyczące m.in.:

a. Zaplanowania przestrzeni magazynowej
Układy stref
Ciągi komunikacyjne
Wyposażenie
b. Systemy składowania
Rodzaje
Umiejscowienie
c. Organizacji pracy
Dostawy
Rozłożenie towaru
Systemy składowania
Systemy zatowarowania
Sposoby kompletacji
Pakowanie
Załadunek
Obsługa zwrotów
Obsługa transferów międzymagazynowych
d. Proponowanych procesów magazynowych
Opis założeń procesowych
Schemat przepływów towarów

4. Prezentacje etapowe i końcowe
Konsultanci logistyczni przygotowują dwie prezentacje, które zostaną szczegółowo omówione z klientem. Pierwsza – podsumowuje część analityczną doradztwa logistycznego („as is”), natomiast druga dotyczy jego doradczej części („as it should be”).
Prezentacje to obszerny materiał, liczący średnio 120-150 slajdów dla usługi doradztwa bazowego. Prezentacje zawierają dane analityczne, płynące z nich wnioski oraz wszelkie rekomendacje wraz z uzasadnieniem ich wyboru.

Audyt logistyczny – recepta na poprawę wydajności

W ramach audytu szczegółowo analizuje się wszystkie procesy logistyczne firmy, aby zapewnić jej jak najlepsze wykorzystanie dostępnych zasobów i podniesienie wydajności pracy. Dysponując specjalistycznym oprogramowaniem, np. ExpertWMS, można o wiele sprawniej gromadzić przydatne informacje do tego rodzaju analiz.