Po co i jak przeprowadzać audyt magazynu?

Audyt magazynu powinien odpowiadać na pytanie: „Co możemy ulepszyć w naszym magazynie?”. Audyt magazynu to obiektywne badanie, w trakcie którego analizuje się różnorodne dane, ocenia wyniki i wskazuje możliwe ulepszenia. Audyt magazynu może być wykonywany samodzielnie przez właściciela magazynu – audyt wewnętrzny lub za pomocą zewnętrznej firmy – audyt zewnętrzny. Bez względu na to, jaką formę przybierze, każdy profesjonalnie przeprowadzony audyt powinien zakończyć się raportem z kontroli magazynu, który wskaże mocne i słabe strony audytowanego magazynu i zasugeruje ulepszenia w celu poprawy wydajności i stabilności.

KORZYŚCI Z AUDYTU W MAGAZYNIE

Audyt magazynu pozwala zweryfikować istniejące standardy wydajności pracy magazynu oraz obsługi Klienta zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego. Audyt pomaga również stworzyć nowe standardy pracy, które do tej pory nie funkcjonowały w organizacji, a wyniki audytu jednoznacznie wskazują, że wprowadzenie ich przyniesie korzyść. Gromadzenie danych dotyczących pracy magazynu również jest częścią procesu audytu. Pomiary kluczowych wskaźników mogą być podstawą do podjęcia strategicznych decyzji, np. o wprowadzeniu nowych technologii, które pomogą w zarządzaniu i usprawnieniu pracy magazynu (system WMS, automatyka magazynowa). Zebrane dane pozwalają również określić obszary do poprawy, w których można wyeliminować nieefektywność.

OD CZEGO ZACZĄĆ AUDYT MAGAZYNU?

Audyt magazynu należy zawsze rozpocząć od zebrania danych, zarówno ilościowych, jak i jakościowych, od kluczowych osób z najważniejszych procesów. Następnie dane te są analizowane i interpretowane. Miejscem skąd spływa najwięcej danych jest oczywiście magazyn, ale nie bez znaczenia będą informacje pozyskane z innych działów: sprzedaży, obsługi Klienta, produkcji oraz IT. Każdy z nich może dostarczyć cennych informacji, a także odnieść korzyści z przeprowadzonego audytu.

Wszystkie zgromadzone i przeanalizowane informacje wykorzystywane są do oceny działania procesów magazynowych. Dzięki nim można zidentyfikować nieefektywność, wyeliminować marnotrawstwo i wskazać miejsce, gdzie tworzą się wąskie gardła.

W kolejnym kroku audytor przedstawia zalecenia, ocenę ryzyka i kolejność działań korygujących. Dane zebrane podczas audytu magazynu są również analizowane i wykorzystywane jako punkty odniesienia w celu ilościowego określenia kosztów funkcjonowania magazynu i wielkości potencjalnych oszczędności, które można osiągnąć stosując się do zaleceń audytora.

KIEDY PRZEPROWADZIĆ AUDYT MAGAZYNU?

Jakie są oznaki problemów w magazynie? Moment, w którym zauważamy, że procesy magazynowe trwają zbyt długo, przestają być efektywne, coraz większe partie towaru są uszkodzone z powodu nieprawidłowego przechowywania, a pomyłki w trakcie przyjęć i kompletacji są coraz częstsze, to czas, kiedy audyt magazynu jest już koniecznością. Do tego dochodzą sygnały z działu produkcji o braku płynności w zatowarowaniu i reklamacje od niezadowolonych Klientów, którzy otrzymali towar zbyt późno lub inny, niż zamawiany.

Ponieważ dużo łatwiej jest naprawić błąd, gdy zostanie wykryty na możliwie wczesnym etapie, najlepszym sposobem na utrzymanie dobrych praktyk w magazynie jest regularne tworzenie raportów i analiz, które służą jako system wczesnego ostrzegania.

AUDYT MAGAZYNU, CZYLI KONTROLA PROCESÓW I KOSZTÓW

Czy odpowiednio przeprowadzony audyt magazynu pozwala również odpowiedzieć na pytania o czasochłonności procesów, czyli kosztów magazynowania? Czy wciąż opłaca się przechowywać określone towary? Na powyższe pytania możemy odpowiedzieć porównując koszty z podobnymi magazynami, albo porównać działania ze standardem wydajności.

Oprócz kosztów, należy również kontrolować zachodzące w magazynie procesy. Audyt magazynu pomoże nam ustalić czy kolejność, w której wykonywane są zadania, jest najlepszą możliwą sekwencją. Częścią kontroli procesu jest wykazanie, że niektóre operacje, a nawet niektóre magazyny, są mało wydajne i wymagają natychmiastowych zmian lub inwestycji w technologie usprawniające ich działanie. Dla firmy, której priorytetem jest wysoki poziom kontroli jakości, celem audytu będzie upewnienie się, że normy jakości ustanowione w innym miejscu w organizacji są utrzymywane również w magazynie.

Audytor może również poszukiwać sposobów na zwiększenie wydajności magazynu poprzez wdrożenie systemu WMS oraz integrację z automatyką magazynową. Zastosowanie nowoczesnych systemów IT, automatycznych wózków systemowych, różnego rodzaju regałów przesuwnych, systemów pick by light, pick by voice, a także ulepszonych opakowań znacząco wpływa na poprawę wskaźników pracy magazynu i stanowi częste zalecenie na koniec audytu.

JAK UZASADNIĆ KONIECZNOŚĆ WPROWADZENIA USPRAWNIEŃ W MAGAZYNIE?

Dyrektorzy magazynów i logistyki wewnętrznej często konkurują z produkcją, marketingiem i innymi działami w poszukiwaniu środków na inwestycje w celu usprawnienia działalności. Dyrektor finansowy często jest bardziej skłonny zainwestować w nową linię produkcyjną, niż nowe regały magazynowe lub nowoczesny system WMS. Wyniki audytu magazynu to dobry moment, aby uzasadnić konieczność przeprowadzenia inwestycji w magazynie. Każdy nakład inwestycyjny w magazynie musi zostać uzasadniony oszczędnościami w czasie lub przestrzeni magazynowej. Jeżeli dzięki wdrożeniu systemu WMS lub automatyzacji magazynu będzie można uniknąć konieczności budowania nowej przestrzeni magazynowej lub testy wykażą, że ilość obsługiwanych przyjęć i wydań może wzrosnąć lub znacząco skróci się czas ich trwania, to szansa na taką inwestycję znacząco rośnie.

LISTA KONTROLNA I ORGANIZACJA AUDYTU MAGAZYNOWEGO

Prawidłowo wypełniony raport z audytu magazynowego dostarczy kompletny zestaw analiz danych, które można wykorzystać do mierzenia efektywności i ciągłego doskonalenia procesów. Audyt obejmuje każdy proces logistyczny, od przyjęcia, przez magazynowanie, kompletację oraz wysyłkę. Poniżej przedstawiamy przykładową listę kontrolną audytu magazynu, która pokazuje, co powinien objąć swoim zasięgiem:

• Układ logistyczny magazynu i przepływ towaru/materiału
• Funkcjonalność i wydajność systemu magazynowego
• Ocena obsługi Klienta
• Analizy wydajności
• Bezpieczeństwo, ochrona i porządek w magazynie
• Optymalna wydajność i pojemność magazynu
• Dokładność i poprawność inwentaryzacji
• Obszary do poprawy
• Kompleksowy raport audytu magazynowego z rekomendacjami

W skrócie, audyt magazynowy wskazuje dobre praktyki pracy i możliwości poprawy lub optymalizacji w magazynie poprzez porównywanie danych i obiektywną ocenę. Dostarcza również wskazówki do poprawy jakości w magazynie, możliwe oszczędności i sposoby na unikanie zbędnych kosztów oraz rekomendacje inwestycji mających na celu poprawę efektywności magazynu.