5 najlepszych sposobów na optymalizację pracy magazynu

Aby wpłynąć na poprawę pracy magazynu, należy zoptymalizować wszystkie procesy, które w nim zachodzą. Brzmi tajemniczo? Nic bardziej mylnego! Poniżej przedstawiamy pięć sposobów, dzięki którym Twój magazyn będzie funkcjonował efektywnie. Dzięki wprowadzeniu odpowiednich rozwiązań technologicznych, automatyzacji zadań oraz starannemu planowaniu Twoja firma zyska czas, pieniądze i uznanie w oczach zlojalizowanych klientów.

Sposoby na optymalizację pracy magazynu

1. Wdrożenie metodyki Lean management

 Na pytanie „jak zoptymalizować procesy magazynowe?” można śmiało odpowiedzieć: należy wprowadzić odpowiednią metodyką zarządzania firmą np. Lean management.

Lean management to zbiór rozwiązań organizacyjnych i technik, które powstały w latach 40. ubiegłego wieku u jednego z obecnych liderów branży motoryzacyjnej, Toyoty. Mówiąc najprościej koncepcja Lean management to odpowiednio dobrane narzędzia, techniki i metody pozwalające na wyeliminowanie marnotrawstwa, co z kolei wpływa korzystnie na działanie firmy w wielu obszarach: umożliwia zmniejszenie powierzchni potrzebnej do przechowywania i skraca czas trwania procesów, co ostatecznie zmniejsza koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo.

Likwidację marnotrawstwa w magazynie można rozumieć jako minimalizowanie zbędnych transportów, unikanie tworzenia zapasów i braków na magazynie czy wyeliminowanie przestojów. Wdrożenie koncepcji Lean Management pomoże Ci zminimalizować wszelkie straty związane z efektywnością pracy magazynu i osiągać zakładane rezultaty.

2. Dobra organizacja stanowiska pracy

Właściwie przemyślana organizacja stacji roboczych zwiększa produktywność, ponieważ pracownicy nie muszą szukać narzędzi ani sprzętu. Aby zoptymalizować stanowiska pracy i mieć pewność, że usprawniają one procesy magazynowe, możesz skorzystać z metody „5S”. To pięć czynności, które służą do stworzenia ergonomicznego, uporządkowanego i dobrze zorganizowanego miejsca pracy. Na „5S” składają się poniższe etapy, które należy zrealizować:

1S: Oddzielić potrzebne narzędzia, części i instrukcje od niepotrzebnych materiałów i usunąć zbędne elementy na stanowisku.

2S: Uporządkować i wyznaczyć optymalne miejsce dla przedmiotów.

3S: Zorganizować działania na rzecz utrzymania czystości i porządku w miejscach pracy.

4S: Stworzyć standardy zarówno dla organizacji, jak i procesów.

5S: Utrzymywać nowe praktyki i przeprowadzać audyty.

3. Maksymalizacja i optymalizacja dostępnej przestrzeni magazynowej

Przestrzeń magazynowa kosztuje – to jasne, tym bardziej w czasie szalejącej inflacji. Kosztuje zarówno stworzenie tej przestrzeni, jak i jej użytkowanie. Z tego powodu szczególnie ważne jest optymalne wykorzystanie całej dostępnej przestrzeni magazynowej. To działanie może stać się ważną składową przewagi konkurencyjnej Twojej firmy.

Dzięki najlepszemu rozmieszczeniu w przestrzeni magazynowej poszczególnych stref funkcjonalnych, często przeznaczonych dla poszczególnych grup towarów, możliwe staje się maksymalne usprawnienie działania magazynu. Wiele zależy także od ścieżki, którą każdego dnia przebywają określone produkty, aby finalnie znaleźć się w rękach odbiorców. Właśnie od tego, jakie są kolejne etapy tej drogi, w dużej mierze zależy ostateczny kształt przestrzeni magazynowej.

Chociaż nie ma dwóch identycznych magazynów, niektóre zasady architektoniczne mają zastosowanie do wszystkich. Obszary załadunku i rozładunku, odbioru, przechowywania, kompletacji i wysyłki / pakowania są we wszystkich magazynach. Architektura i projekt każdej operacji magazynowej decydują o jego wydajności. Dobrze przemyślany układ magazynu pomoże Ci obniżyć wydatki i zwiększyć produktywność we wszystkich dziedzinach, od produkcji po realizację zamówień i dostawę.

4. Automatyzacja wybranych obszarów magazynu

Dzięki (częściowo) zautomatyzowanym procesom możesz zwiększyć wydajność magazynu, zmniejszyć liczbę błędów i skrócić czas dostawy. Warto jednak pamiętać, że nie w każdej firmie automatyzacja będzie łączyć się z poprawą efektywności pracy magazynu. Dlatego istotne jest, aby wcześniej – przy pomocy ekspertów, którzy rozumieją, czym jest audyt logistyczny – przeprowadzić pogłębioną analizę obecnych procesów logistycznych. Takie doradztwo logistyczne pomoże Ci ocenić, czy w Twoim łańcuchu dostaw istnieją obszary, które warto zautomatyzować, a jeśli tak, to w jaki sposób.

5. Wdrożenie systemu zarządzania magazynem (WMS)

WMS to skrót od Warehouse Management System. WMS to system zarządzania magazynem. Jest to oprogramowanie informatyczne, które służy do zarządzania ruchem produktów w magazynach. System WMS jest używany do kontroli, koordynacji oraz optymalizowania działań, procesów i operacji wykonywanych w magazynie.

System WMS zaprojektowano w celu usprawnienia działań logistycznych oraz aby wprowadzić i utrzymać porządek identyfikacyjny w magazynie. WMS ma funkcje, takie jak zarządzanie przyjęciami, wydaniami, kontrola stanu magazynowego czy zarządzanie lokalizacją, które są bardzo przydatne w firmach, które w magazynach obsługują dużą liczbę przesyłek, od wielu nadawców i skierowanych do wielu odbiorców.

Najważniejsze funkcje systemu WMS

• Praca w czasie rzeczywistym (tryb online)

WMS ułatwia pracę pracownikom magazynów, ponieważ otrzymują oni dostęp do informacji o stanie towaru i dokładnej lokalizacji konkretnych produktów w czasie rzeczywistym.

• Automatyczna identyfikacja (kody kreskowe, RFID, Voice, AR), zgodność z GS1

Aktualnym trendem w zarządzaniu magazynem jest dążenie do pełnej automatyzacji informacji o przyjmowanym, składowanym i wydawanym towarze. Najbardziej znanym sposobem gromadzenia informacji o produktach w systemach informatycznych są kody kreskowe i tagi RFID. Kody kreskowe lub tagi RFID to rozwiązania  umożliwiające identyfikację każdej jednostki w magazynie za pomocą odpowiednich terminali (kolektorów, urzadzęń mobilnych)..

Technologia RFID opiera się na zdalnym kontrolowaniu przepływu towarów za pomocą fal radiowych. W tym celu wykorzystywane są czytniki wyposażone w nadajnik o wysokiej częstotliwości i dekoder. Niezbędne są także transpondery, które nazywamy tagami lub znacznikami. Najważniejszymi parametrami transponderów są: częstotliwość, tryb pracy oraz kod i modulacja. Te elementy występują w wersji aktywnej, czyli wyposażonej we własne zasilanie, oraz pasywnej, zasilanej polem elektromagnetycznym wysyłanym przez czytnik. Każdy z tagów w trakcie pracy czytnika wysyła unikalny kod.

Ważnym elementem, na który należy zwrócić uwagę, wybierając system WMS, jest to, czy program przeszedł walidację GS1.. System GS1 został wprowadzony w celu ustandaryzowania kodów na całym świecie.

• Śledzenie parametrów towarów, jak data ważności, numer partii, numer serii i inne cechy

Właściwie dopasowany system WMS uwzględnia indywidualne potrzeby przedsiębiorstwa. Różne firmy mają specyficzne wymagania w obszarze gospodarki magazynowej. W przypadku np. przedsiębiorstwa, które magazynuje towary spożywcze najważniejszą kwestią pozostaje ciągłe kontrolowanie terminów przydatności produktów i śledzenie partii. Jest na tyle istotna kwestia, z perspektywy zarządzania finansami przedsiębiorstwa, że warto oddać to pole w ręce sprawdzonego systemu WMS.

• Wymiana danych z dowolnym systemem ERP, MES, e-commerce, TMS, systemami kurierskimi

Warto pamiętać, że systemy WMS rzadko kiedy działają samodzielnie. Do sprawnego działania firmy niezbędna będzie ich integracja np. z oprogramowaniem używanym do prowadzenia sprzedaży CRM czy kompleksowego zarządzania firmą jak ERP. Nowoczesny system WMS integruje się także z dowolnym systemem komunikacji i informowania obszaru produkcji (MES), platformą do zakupów w Internecie (e-commerece), systemem zarządzania magazynem (TMS) oraz systemami kurierskimi.

• Integracja z automatyką magazynową

Nowoczesny WMS powinien współpracować z systemami automatyki przemysłowej, bo firmy w 2022 roku dążą do pełnej automatyzacji magazynów. To polecania z systemu WMS mówią robotom, który towar i skąd należy pobrać.

• Pełne traceability towaru

Angielskie pojęcie „traceability” po polsku oznacza „możliwość prześledzenia”, „identyfikowalność”, „wykrywalność”. Odnosi się je przede wszystkim do łańcucha produkcji i stopnia kontroli nad nią.

Śledzenie towaru wymaga specjalistycznego systemu WMS, które pozwala wydajnie zarządzać wszystkimi potrzebnymi informacjami i uniknąć przy tym wielu kosztownych błędów. Identyfikowalność produktów w logistyce jest w wielu przypadkach najważniejsza, dlatego konieczne są efektywne rozwiązania informatyczne, takie jak system WMS, do bezbłędnej kontroli zapasów.

Nowoczesny program WMS pozwala użytkownikowi prześledzić całą historię danego produktu np. od momentu przyjęcia na magazyn do przekazania do odbiorcy. Śledzenie partii obejmuje wszystkie operacje związane ze zwrotami, dostawą, przesunięciami magazynowymi a także, co jest szczególnie ważne, zmianami statusu jakości danego produktu. Dlaczego ta funkcja WMS jest tak ważna? Bo w sytuacji, gdy producent poinformuje magazyn o wadliwej partii towaru, to jego pracownicy w łatwy i szybko sposób zlokalizują tę partię i uniemożliwią jego wydanie. Jeśli jednak wadliwy towar już trafił do klienta, to system WMS pozwoli nam prześledzić szczegóły wysyłki i go poprawnie zlokalizować. Śledzenie partii jest przydatne także wtedy, kiedy towar zostanie uszkodzony lub zniszczony w magazynie. W takiej sytuacji WMS pozwala nam na zmianę statusu jakości produktu, a także ustalenie, kto jest za to zdarzenie odpowiedzialny i kiedy miało ono miejsce.